Το SharePoint είναι μια από τις πιο ευέλικτες πλατφόρμες στο οικοσύστημα της Microsoft. Εάν ενδιαφέρεστε για αυτήν την τεχνολογία ή εάν εργάζεστε σε ένα περιβάλλον όπου μπορεί να χρησιμοποιηθεί, αυτό το σύντομο μάθημα είναι για εσάς.
Εισάγει γρήγορα το SharePoint σε πέντε βήματα:
- τι είναι το SharePoint και πώς να το χρησιμοποιήσετε.
- τις διαφορετικές εκδόσεις και ορισμένα από τα χαρακτηριστικά τους.
- πώς να χρησιμοποιήσετε το SharePoint ανάλογα με την έκδοση που χρησιμοποιείτε.
4.Τα πιο κοινά χαρακτηριστικά.
- τις πιο κοινές χρήσεις του SharePoint.
Ο κύριος στόχος αυτού του μαθήματος είναι να εισαγάγει τις δυνατότητες του SharePoint σε άτομα και οργανισμούς όλων των μεγεθών που δεν είναι εξοικειωμένοι με το SharePoint ή δεν το έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ πριν.
Οι δυνατότητες χρήσης είναι σχεδόν ατελείωτες.
Το SharePoint είναι η πλατφόρμα της Microsoft για ενδοδίκτυα, αποθήκευση εγγράφων, ψηφιακούς χώρους εργασίας και συνεργασία. Για να μην αναφέρουμε άλλες ελάχιστα γνωστές, αλλά ευρέως χρησιμοποιούμενες εφαρμογές. Αυτές οι πολλαπλές χρήσεις μπορεί να μην είναι σαφείς σε ορισμένους χρήστες, εξ ου και η ανάγκη για εκπαίδευση.
Ποια ανάγκη καλύπτει το λογισμικό SharePoint;
Η πιο προφανής απάντηση είναι η επιθυμία να δημιουργηθεί ένα αποθετήριο εγγράφων προσβάσιμο από μια πύλη intranet. Το SharePoint επιτρέπει στις εταιρείες να αποθηκεύουν και να διαχειρίζονται έγγραφα, αρχεία και δεδομένα στο διαδίκτυο. Έτσι, τα δικαιώματα πρόσβασης σε ορισμένα ή όλα τα δεδομένα μπορούν να οριστούν σύμφωνα με το προφίλ: υπάλληλος, διευθυντής, διαχειριστής κ.λπ.
Μέχρι στιγμής, έχουμε περιγράψει μόνο έναν παραδοσιακό διακομιστή αρχείων, αλλά το SharePoint είναι μοναδικό στο ότι οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτούς τους πόρους μέσω μιας πύλης intranet με εταιρική επωνυμία. Αυτή είναι μια μικρή προσθήκη, αλλά πολύ σημαντική με πολλές επιπτώσεις:
— Σχεδιασμένος για να είναι πιο απλός και λιγότερο περιοριστικός από έναν διακομιστή αρχείων εμφάνισης της δεκαετίας του 80. Επίσης, είναι πολύ λιγότερο επιρρεπής στην απαξίωση με την πάροδο του χρόνου, επειδή το σχήμα του μπορεί να προσαρμοστεί γρήγορα.
— Σκεφτείτε να επιτρέψετε την πρόσβαση σε έγγραφα, αρχεία και δεδομένα από οπουδήποτε.
— Μπορείτε να αναζητήσετε και να βρείτε έγγραφα στη γραμμή αναζήτησης.
— Τα έγγραφα μπορούν να επεξεργαστούν σε πραγματικό χρόνο από τους ενδιαφερόμενους απευθείας από το SharePoint.
Το SharePoint προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις
Το SharePoint προσφέρει πολύ περισσότερα από τη λειτουργικότητα ενός παραδοσιακού συστήματος κοινής χρήσης αρχείων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε κανόνες επικύρωσης, συμπεριλαμβανομένων προηγμένων μεθόδων εξουσιοδότησης. Σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε τις διαδικασίες και παρέχει εργαλεία για την εφαρμογή νέων δομών διακυβέρνησης δεδομένων.
Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε ισχυρές και αξιόπιστες διαδικασίες και να αποφύγετε προβλήματα κοινής χρήσης αρχείων. Σας επιτρέπει να αποφεύγετε διαφορετικές προσεγγίσεις και να ενσωματώνετε διαδικασίες σε μια ενιαία πλατφόρμα. Επιπλέον, τα αρχεία γίνονται πιο προσιτά και πιο εύκολο να βρεθούν σε περίπτωση αλλαγής προσωπικού.
Με το SharePoint, μπορείτε να αποθηκεύετε, να οργανώνετε, να μοιράζεστε και να διαχειρίζεστε με ασφάλεια έγγραφα. Επιτρέπει επίσης συνεχή πρόσβαση σε εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα
Όμως τα οφέλη του SharePoint δεν σταματούν εδώ.
Ενοποίηση με άλλο λογισμικό της Microsoft
Ο οργανισμός σας διαθέτει ήδη Office; Αν και υπάρχουν άλλες πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων, το SharePoint ενσωματώνεται καλά με το Office και άλλα εργαλεία της Microsoft. Τα οφέλη του SharePoint είναι ότι κάνει την εργασία ευκολότερη και πιο παραγωγική.
Κοινόχρηστες διαδικασίες σε μια ενιαία πλατφόρμα.
Με το SharePoint, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ενιαίο, συνεπές μοντέλο για τη διαχείριση πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Αυτό αποφεύγει την απώλεια εγγράφων και χρήσιμων πληροφοριών και διευκολύνει την ομαδική εργασία. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και αυξάνει την παραγωγικότητα. Η αποτελεσματικότητα και τα αποτελέσματα πάνε χέρι-χέρι.
Επιτρέπει τις γρήγορες αλλαγές στη συνεργασία αρχείων και εγγράφων.
Το SharePoint διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ εργαζομένων και επιχειρηματικών πελατών. Οποιοσδήποτε οπουδήποτε και οποτεδήποτε μπορεί να συνεργαστεί για απομακρυσμένη εργασία και διαχείριση εγγράφων. Για παράδειγμα, πολλά άτομα μπορούν να εργαστούν σε ένα μόνο αρχείο Excel στο SharePoint.
Και όλα αυτά σε ένα ασφαλές υπολογιστικό περιβάλλον. Το SharePoint σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα δικαιώματα πρόσβασης σε φακέλους με πολύ ακριβή τρόπο. Σας επιτρέπει επίσης να διαχειρίζεστε ροές εργασίας και να παρέχετε πληροφορίες για το ιστορικό κάθε αρχείου. Αυτή η λειτουργία είναι πραγματικά πολύτιμη για την παρακολούθηση της προόδου ενός συγκεκριμένου έργου.
Αναζήτηση για γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες
Η ενσωματωμένη μηχανή αναζήτησης μειώνει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την εύρεση πληροφοριών. Χάρη σε αυτή τη λειτουργία του SharePoint, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στις σελίδες της πλατφόρμας. Εκτεταμένη αναζήτηση όλων των αρχείων και εγγράφων για να βρείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Επιπλέον, η μηχανή αναζήτησης στοχεύει μόνο τις πληροφορίες που έχετε στη διάθεσή σας, γεγονός που σας αποφεύγει να τις ανακατευθύνετε σε έγγραφα στα οποία δεν έχετε πρόσβαση.
Προσαρμοσμένες λύσεις
Το πλεονέκτημα του SharePoint είναι ότι είναι πολύ ευέλικτο και προσφέρει πολλά σχετικά εργαλεία. Έτσι, μπορείτε να προσαρμόσετε την πλατφόρμα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το SharePoint;
Το SharePoint προσφέρει στους χρήστες πολλά πλεονεκτήματα. Πρώτον, μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης. Το SharePoint είναι λογισμικό που παρέχει στους επαγγελματίες γρήγορη πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται για την εργασία τους. Το SharePoint είναι μοναδικό στο ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους.
Όλες οι δυνατότητες του λογισμικού έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τη συνεργασία. Με ένα ευέλικτο intranet, το περιεχόμενο μπορεί να κοινοποιηθεί και να διαχειρίζεται με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα.
Το SharePoint μπορεί επίσης να λειτουργήσει με άλλες ροές εργασίας intranet. Έχει πολλά άλλα χαρακτηριστικά που το κάνουν πολύ εύκολο και βολικό στη χρήση. Το SharePoint σάς επιτρέπει να φιλοξενείτε ευέλικτες και επεκτάσιμες πληροφορίες σε μια πλατφόρμα που βασίζεται στον ιστό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από όλους τους χρήστες.
