Στην επαγγελματική σας ζωή, θα πρέπει συχνά να γράψετε ένα email διαμαρτυρίας. Αυτό μπορεί να απευθύνεται σε συνάδελφο, συνεργάτη ή προμηθευτή. Όποιο και αν είναι το κίνητρό σας, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένες απαιτήσεις που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη από τους συνομιλητές σας. Επομένως, είναι επιβεβλημένη η γνώση της σύνταξης αυτού του τύπου μηνυμάτων. Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε σωστά το email διαμαρτυρίας σας.
Επικεντρωθείτε στα γεγονότα
Όταν γράφετε το email διαμαρτυρίας, είναι σημαντικό να είστε αυστηροί σχετικά με τα γεγονότα. Με άλλα λόγια, τα στοιχεία πρέπει να τοποθετούνται με πραγματικό τρόπο, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να κατανοήσει γρήγορα το πλαίσιο.
Αποφύγετε, λοιπόν, λεπτομέρειες και περιττές προτάσεις και αντ' αυτού προσδιορίστε βασικά πράγματα, όπως γεγονότα και ημερομηνίες. Είναι πράγματι με αυτά τα στοιχεία που ο παραλήπτης θα μπορεί να κατανοήσει τον σκοπό του email σας. Πρέπει να παρέχετε σαφείς, ακριβείς και χρονολογημένες πληροφορίες.
Υποδείξτε το πλαίσιο και μετά το θέμα του email
Πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο όταν γράφετε ένα email διαμαρτυρίας. Δεν χρειάζεστε διατυπώσεις όπως «σας γράφω αυτό το email» γιατί αυτά είναι προφανή πράγματα που δεν χρειάζεται να επισημανθούν.
Αφού παρουσιάσατε ξεκάθαρα τα γεγονότα που προκάλεσαν την καταγγελία σας και χωρίς να ξεχάσετε την ημερομηνία. Μπορεί να είναι μια συνάντηση, ένα σεμινάριο, μια ανταλλαγή email, μια αναφορά, μια αγορά υλικού, μια απόδειξη τιμολογίου κ.λπ.
Συνεχίστε, δηλώνοντας τις προσδοκίες σας όσο το δυνατόν ρητά.
Η ιδέα είναι ότι ο παραλήπτης μπορεί να καταλάβει γρήγορα τον σκοπό του email σας και τι θέλετε από αυτό.
Εστιάστε στη νηφαλιότητα στην ομιλία σας
Η σύνταξη ενός email διαμαρτυρίας απαιτεί ένα νηφάλιο και συνοπτικό ύφος. Επειδή πρόκειται για μια ειδική κατάσταση, πρέπει να εστιάσετε στα γεγονότα και στις προσδοκίες σας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις που συνοψίζουν την ουσία της πρόκλησης σας και που είναι γραμμένες σε καθημερινή, ευγενική γλώσσα.
Επίσης, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε μια ευγενική φράση που είναι κατάλληλη για την περίσταση. Οι «με εκτίμηση» και οι «καλοί χαιρετισμοί» πρέπει μάλλον να αποφεύγονται σε αυτό το είδος ανταλλαγής.
Μείνετε επαγγελματίας
Φροντίστε να παραμείνετε επαγγελματίας όταν γράφετε ένα email διαμαρτυρίας, ακόμα κι αν είστε εξαιρετικά δυσαρεστημένοι. Πρέπει να κάνετε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να συγκρατήσετε τον εαυτό σας γιατί τα συναισθήματα δεν ανήκουν πραγματικά στην επαγγελματική γραφή.
Επομένως, αποφύγετε να χρησιμοποιείτε λέξεις που μπορεί να επιδεικνύουν τα συναισθήματά σας με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Είναι σημαντικό το email σας να παραμένει πραγματικό.
Επισυνάψτε αποδεικτικά στοιχεία
Τέλος, για να πετύχετε ένα email διαμαρτυρίας, είναι απαραίτητο να επισυνάψετε στοιχεία στα επιχειρήματά σας. Πρέπει πράγματι να δείξετε στον παραλήπτη ότι έχετε δίκιο να αμφισβητήσετε. Επισυνάψτε λοιπόν οποιοδήποτε έγγραφο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως απόδειξη και δηλώστε το στο email.
