Η επαγγελματική επιστολή είναι ένα γραπτό έγγραφο, το οποίο διασφαλίζει μια επίσημη σχέση μεταξύ διαφορετικών συνομιλητών. Έχει μια πολύ συνηθισμένη εσωτερική δομή. Ουσιαστικά γραμμένο σε μία σελίδα ή δύο εξαιρετικά. Η επαγγελματική επιστολή περιέχει συχνά ένα μόνο θέμα. Αυτή η εσωτερική δομή έχει ένα πλεονέκτημα. Το σχέδιο γραφής του μπορεί να παραμείνει το ίδιο ανεξάρτητα από το τι. Προφανώς, θα υπάρξουν αλλαγές δεδομένου του στόχου. Ωστόσο, είτε πρόκειται για ένα απλό αίτημα για πληροφορίες, μια εφαρμογή ή ακόμα και ένα παράπονο. Το σχέδιο γραφής επαγγελματικής αλληλογραφίας θα παραμείνει ουσιαστικά αμετάβλητο.

Παρελθόν, παρόν, μέλλον: ένα τριφασικό σχέδιο για μια επιτυχημένη επαγγελματική επιστολή

Η χρήση του παρελθόντος, του παρόντος και του μέλλοντος, σε αυτή τη χρονολογική ιεραρχία, αναφέρεται στο τρίπτυχο του σχεδίου γραφής μιας επαγγελματικής επιστολής. Είναι το απλό και αποτελεσματικό σχέδιο για εφαρμογή σε όλες τις καταστάσεις. Για να ρωτήσετε, να μεταφέρετε πληροφορίες, να εξηγήσετε ένα συγκεκριμένο θέμα ή να πείσετε τον αναγνώστη σας. Απόδοση, η οποία δικαιολογείται σε σχέση μελογική σειρά παρατηρείται στη δομή του.

 

Το παρελθόν: βήμα 1 του σχεδίου

Γράφουμε ένα γράμμα πιο συχνά, με βάση ένα προηγούμενο, μια αρχική ή προηγούμενη κατάσταση. Μπορεί να είναι μια επιστολή που ελήφθη, μια συνάντηση, μια επίσκεψη, μια τηλεφωνική συνέντευξη κ.λπ. Ο σκοπός της σύνταξης του πρώτου μέρους αυτής της επιστολής είναι να γνωστοποιήσει τους λόγους αποστολής. Ή απλά το πλαίσιο που περιγράφει την κατάσταση. Η υπενθύμιση των γεγονότων εκφράζεται γενικά με την ίδια πρόταση. Ωστόσο, είναι πιο βολικό να κατασκευάσετε αυτήν την πρόταση σε υπο-προτάσεις. Ενδεικτικά, μπορούμε να έχουμε τις ακόλουθες εκφράσεις:

  • Αναγνωρίζω την παραλαβή της επιστολής σας, με ενημέρωση για ...
  • Στην επιστολή σας με ημερομηνία ………
  • Ελάτε στη γνώση μας ...
  • Λαμβάνοντας υπόψη το δελτίο τύπου σας που δημοσιεύθηκε από την εφημερίδα XXX (αριθμός αναφοράς 12345), προτείναμε ...
  • Μετά την επαλήθευση του λογαριασμού σας, βρήκαμε ...

Σε περιπτώσεις όπου ο λόγος για τη σύνταξη της επιστολής δεν σχετίζεται με ένα παρελθόν γεγονός. Σε αυτό το σημείο έχουμε την πρώτη παράγραφο του ταχυδρομείου όπου ο συγγραφέας παρουσιάζει τον εαυτό του και την εγκατάστασή του. Στη συνέχεια, συνεχίστε καθορίζοντας το αίτημά σας ή προσφέροντας τις διάφορες υπηρεσίες του. Για παράδειγμα, στο πλαίσιο ενός αιτήματος πληροφοριών ή μιας πρότασης υπηρεσίας, ενδέχεται να έχουμε τις ακόλουθες εκφράσεις:

  • Ως εμπειρογνώμονες στον τομέα της ασφάλειας, ερχόμαστε με αυτόν τον τρόπο….
  • Έχοντας στην καρδιά την ικανοποίηση των πελατών μας, θέλαμε ...
  • Είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι έχουμε προγραμματίσει για τους πελάτες μας ...

Στο πλαίσιο μιας αυθόρμητης αίτησης (πρακτική άσκηση ή εργασία), μπορούμε επίσης να έχουμε τις παρακάτω εκφράσεις:

  • Η εταιρεία σας τράβηξε την προσοχή μου και ως φοιτητής στο …………, θα ήθελα να υποβάλω αίτηση για πρακτική άσκηση ………
  • Πρόσφατα αποφοίτησε σε ...

Ο παραλήπτης στον οποίο απευθύνεται η επιστολή πρέπει, από την πρώτη παράγραφο, να κατανοήσει το θέμα της επιστολής σας.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Επαγγελματική υπογραφή email

Το παρόν: το δεύτερο βήμα του σχεδίου

Αυτό το δεύτερο μέρος του σχεδίου αναφέρεται στους λόγους που δικαιολογούν τη σύνταξη της επιστολής Τ. Όσον αφορά την προηγούμενη κατάσταση που εκφράστηκε στο πρώτο μέρος. Σε αυτό το επίπεδο, πρόκειται για αμφισβήτηση, ενημέρωση, εξήγηση ή ακόμη και ανάκριση. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της κατάστασης, αυτό το μέρος μπορεί να γραφτεί είτε σε πλήρη παράγραφο είτε να παρουσιάσει την κύρια ιδέα σε μία πρόταση. Ενδεικτικά, μπορούμε να έχουμε τις ακόλουθες εκφράσεις:

  • Σημειώνοντας ότι κατά την ημερομηνία… το τιμολόγιο αριθ.… Δεν εκκαθαρίζεται, εμείς…
  • Η συμμετοχή στον οργανισμό μας σας διαβεβαιώνει επίσης ...
  • Παρά το γεγονός ότι η σύμβαση προβλέπει την έναρξη της εργασίας κατά την ημερομηνία…, παρατηρούμε με έκπληξη και είχαμε πρόβλημα να κατανοήσουμε τις καθυστερήσεις που ανέφερε ο κ. ……….

Το μέλλον: βήμα 3 του σχεδίου

Αυτό το τρίτο και τελευταίο μέρος κλείνει τα δύο πρώτα αναφέροντας επακόλουθο να έρθει.

Είτε εκφράζουμε τις προθέσεις μας, ως συντάκτης της επιστολής, και έτσι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε εκφράσεις του τύπου:

  • Σήμερα θα φροντίσω προσωπικά να στείλω τα αντικείμενα που ζητήσατε
  • Είμαστε έτοιμοι να αντικαταστήσουμε ... λαμβάνοντας υπόψη φυσικά το πρωτότυπο.
  • Ελάτε πιο κοντά στο γραφείο εισιτηρίων… ..

Είτε εκφράζουμε μια ευχή, ζητώντας ή ενθαρρύνοντας τον παραλήπτη να ενεργήσει ή να αντιδράσει. Μπορούμε λοιπόν να έχουμε τις ακόλουθες συνθέσεις:

  • Σας προσκαλούμε να έρθετε πιο κοντά στον πάγκο
  • Σας ζητώ λοιπόν να καλέσετε τους ειδικούς σας γρήγορα για να ...
  • Αναμένεται με ανυπομονησία η επιτακτικότητά σας να επιλύσετε αυτήν την κατάσταση.

Ο σκοπός της σύνταξης αυτής της επιστολής μπορεί ενδεχομένως να συνοδεύεται από ένα επιχείρημα:

  • Θα προσαρμόσετε την κατάσταση το συντομότερο δυνατό (αντικειμενικό) σύμφωνα με τις γενικές και ειδικές διατάξεις της σύμβασης. (Διαφωνία)
  • Μπορείτε να κανονίσετε την παράδοσή μου το συντομότερο δυνατό; (Στόχος) Είναι άχρηστο να σας υπενθυμίσουμε ότι η παράδοση πρέπει να γίνει την προγραμματισμένη ημερομηνία, λαμβάνοντας υπόψη τους όρους πώλησης. (Διαφωνία)

 

Μια ευγενική φόρμουλα, απαραίτητη για να κλείσετε το επαγγελματικό σας γράμμα!

Για να τερματίσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή, είναι απαραίτητο να γράψετε μια ευγενική φράση. Στην πραγματικότητα είναι ένας διπλός ευγενικός τύπος, που αποτελείται από μια έκφραση, αλλά και από έναν τύπο «προ-συμπεράσματος».

ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Διατυπώστε μια επιστολή αίτησης για ασφαλή εθελοντική κινητικότητα

Είτε έχουμε έναν τύπο ευγένειας, που αντικατοπτρίζει μια συγκεκριμένη εγκληματικότητα:

  • Λάβετε εκ των προτέρων τις ευχαριστίες μας για ...
  • Ζητούμε συγνώμη για αυτήν την απροσδόκητη κατάσταση
  • Θα είμαι πάντα διαθέσιμος για να το συζητήσω σε μια συνάντηση
  • Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας ανά πάσα στιγμή για ...
  • Ελπίζουμε ότι αυτή η προσφορά θα ανταποκριθεί στις προσδοκίες σας και είμαστε φυσικά στη διάθεσή σας για περισσότερες πληροφορίες.

Είτε έχουμε έναν ευγενικό τύπο:

  • Σας ζητάμε να αποδεχτείτε, κυρία, κύριε, τις καλύτερες ευχές μας.
  • Πιστέψτε, κύριε, στην έκφραση των καλύτερων συναισθημάτων μας.
  • Παρακαλώ δεχθείτε, κυρία, τις καλύτερες ευχές μας.

 

Το πλεονέκτημα αυτού του σχεδίου στη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής είναι αφενός η ηρεμία του κατά τη σύνταξη του περιεχομένου και από την άλλη, η απλότητα της ανάγνωσης έναντι του παραλήπτη. Ωστόσο, αυτό το χρονοδιάγραμμα δεν συνιστάται για πιο περίπλοκο και μεγαλύτερο περιεχόμενο.