Προσδιορίστε το τυπικό μοντέλο προσαρμοσμένο στον στόχο σας

Υπάρχουν διάφορα τυπικά πρότυπα αναφορών email που χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις. Η επιλογή της σωστής μορφής με βάση τον σκοπό της αναφοράς σας είναι απαραίτητη για να μεταφέρετε το μήνυμά σας με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα.

Για μια τακτική αναφορά παρακολούθησης, όπως μια εβδομαδιαία ή μηνιαία αναφορά, επιλέξτε μια δομή πίνακα με βασικά στοιχεία (πωλήσεις, παραγωγή κ.λπ.).

Για ένα αίτημα προϋπολογισμού ή πόρων, γράψτε ένα αρχείο δομημένο σε μέρη με μια εισαγωγή, τις λεπτομερείς ανάγκες σας, ένα επιχείρημα και ένα συμπέρασμα.

Σε μια κατάσταση κρίσης που απαιτεί επείγουσα αντίδραση, ποντάρετε σε ένα άμεσο και ισχυρό στυλ απαριθμώντας τα προβλήματα, τις συνέπειες και τις ενέργειες σε μερικές συγκλονιστικές προτάσεις.

Όποιο κι αν είναι το μοντέλο, φροντίστε τη μορφοποίηση με ενδιάμεσους τίτλους, κουκκίδες, πίνακες για να διευκολύνετε την ανάγνωση. Τα παρακάτω συγκεκριμένα παραδείγματα θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε την καλύτερη μορφή για κάθε περίπτωση για επαγγελματικές και αποτελεσματικές αναφορές email.

Η τακτική έκθεση παρακολούθησης υπό μορφή πινάκων

Η τακτική έκθεση παρακολούθησης, για παράδειγμα μηνιαία ή εβδομαδιαία, απαιτεί μια σαφή και συνθετική δομή που επισημαίνει τα βασικά δεδομένα.

Η μορφή σε πίνακες καθιστά δυνατή την παρουσίαση των σημαντικών δεικτών (πωλήσεις, παραγωγή, ποσοστό μετατροπών κ.λπ.) με οργανωμένο και ευανάγνωστο τρόπο, μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Ονομάστε με ακρίβεια τους πίνακές σας, για παράδειγμα «Εξέλιξη διαδικτυακών πωλήσεων (μηνιαίος κύκλος εργασιών 2022)». Θυμηθείτε να αναφέρετε τις μονάδες.

Μπορείτε να ενσωματώσετε οπτικά στοιχεία όπως γραφικά για να ενισχύσετε το μήνυμα. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι σωστά και οι υπολογισμοί σωστοί.

Συνοδέψτε κάθε πίνακα ή γράφημα με ένα σύντομο σχόλιο που αναλύει τις κύριες τάσεις και συμπεράσματα, σε 2-3 προτάσεις.

Η μορφή πίνακα διευκολύνει τον παραλήπτη σας να διαβάσει γρήγορα τα απαραίτητα. Είναι ιδανικό για τακτικές αναφορές παρακολούθησης που απαιτούν συνοπτική παρουσίαση βασικών δεδομένων.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Η ευγενική φόρμουλα για χρήση με καθηγητή ή δάσκαλο

Το αποτελεσματικό e-mail σε περίπτωση κρίσης

Σε μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης που απαιτεί γρήγορη ανταπόκριση, επιλέξτε μια αναφορά με τη μορφή σύντομων, δυνατών προτάσεων.

Ανακοινώστε το πρόβλημα από την αρχή: "Ο διακομιστής μας είναι εκτός λειτουργίας μετά από επίθεση, είμαστε εκτός σύνδεσης". Στη συνέχεια, αναφέρετε τον αντίκτυπο: χαμένος κύκλος εργασιών, επηρεασμένοι πελάτες κ.λπ.

Στη συνέχεια αναφέρετε τις ενέργειες που έγιναν για τον περιορισμό της ζημιάς και αυτές που πρέπει να εφαρμοστούν άμεσα. Τελειώστε με μια πιεστική ερώτηση ή αίτημα: "Μπορούμε να βασιστούμε σε πρόσθετους πόρους για την αποκατάσταση της υπηρεσίας εντός 48 ωρών;"

Σε μια κρίση, το κλειδί είναι η γρήγορη ενημέρωση για τις δυσκολίες, τις συνέπειες και τις απαντήσεις με λίγες άμεσες προτάσεις. Το μήνυμά σας πρέπει να είναι σύντομο και κινητοποιητικό. Το στιλ διάτρητο είναι πιο αποτελεσματικό για αυτόν τον τύπο αναφοράς email έκτακτης ανάγκης.

 

Παράδειγμα XNUMX: Λεπτομερής μηνιαία αναφορά πωλήσεων

Κυρία,

Δείτε παρακάτω την αναλυτική αναφορά των πωλήσεών μας τον Μάρτιο:

  1. Πωλήσεις εντός καταστήματος

Οι πωλήσεις στα καταστήματα μειώθηκαν κατά 5% από τον περασμένο μήνα στα 1 ευρώ. Ακολουθεί η εξέλιξη ανά τμήμα:

  • Οικιακές συσκευές: τζίρος 550€, σταθερός
  • Τμήμα DIY: τζίρος 350 €, μείωση 000%
  • Τμήμα κήπου: τζίρος 300 €, μείωση 000%
  • Τμήμα κουζίνας: τζίρος 50 €, αύξηση 000%

Η πτώση στο τμήμα κήπου εξηγείται από τον δυσμενή καιρό αυτόν τον μήνα. Σημειώστε την ενθαρρυντική ανάπτυξη στο τμήμα κουζίνας.

  1. Διαδικτυακές πωλήσεις

Οι πωλήσεις στην ιστοσελίδα μας είναι σταθερές στα 900€. Το μερίδιο της κινητής τηλεφωνίας ανήλθε στο 000% των διαδικτυακών πωλήσεων. Οι πωλήσεις επίπλων και διακόσμησης αυξάνονται κατακόρυφα χάρη στη νέα συλλογή μας για την Άνοιξη.

  1. Δράσεις μάρκετινγκ

Η καμπάνια μας μέσω email για την Ημέρα της Γιαγιάς δημιούργησε επιπλέον τζίρο 20 € στο τμήμα κουζίνας.

Οι δραστηριότητές μας στα κοινωνικά δίκτυα γύρω από τη διακόσμηση εσωτερικών χώρων αύξησαν επίσης τις πωλήσεις σε αυτό το τμήμα.

  1. Συμπέρασμα

Παρά τη μικρή πτώση των καταστημάτων, οι πωλήσεις μας παραμένουν σταθερές, με γνώμονα το ηλεκτρονικό εμπόριο και τις στοχευμένες δραστηριότητες μάρκετινγκ. Πρέπει να συνεχίσουμε τις προσπάθειές μας για διακόσμηση και έπιπλα για να αντισταθμίσουμε την εποχιακή πτώση στο τμήμα κήπου.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Προκαθορισμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε σε μια αίτηση πληροφοριών από έναν επόπτη

Είμαι στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.

Με εκτίμηση,

Jean Dupont Seller Ανατολικός τομέας

Δεύτερο παράδειγμα: Πρόσθετο αίτημα προϋπολογισμού για την κυκλοφορία μιας νέας σειράς προϊόντων

 

Κυρία Γενική Διευθύντρια,

Έχω την τιμή να ζητήσω από εσάς έναν επιπλέον προϋπολογισμό ως μέρος της κυκλοφορίας της νέας μας σειράς προϊόντων που έχει προγραμματιστεί για τον Ιούνιο του 2024.

Αυτό το στρατηγικό έργο στοχεύει να επεκτείνει την προσφορά μας στο δυναμικό τμήμα των βιολογικών προϊόντων, όπου η ζήτηση αυξάνεται κατά 20% ετησίως, προσφέροντας 15 επιπλέον αναφορές.

Για να διασφαλιστεί η επιτυχία αυτής της εκτόξευσης, είναι απαραίτητο να κινητοποιηθούν πρόσθετοι πόροι. Εδώ είναι οι αριθμητικές μου προτάσεις:

  1. Προσωρινή ενίσχυση της ομάδας:
  • Πρόσληψη 2 προγραμματιστών πλήρους απασχόλησης για 6 μήνες για την οριστικοποίηση της συσκευασίας και της τεχνικής τεκμηρίωσης (κόστος: 12000 €)
  • Υποστήριξη γραφείου digital marketing για 3 μήνες για την διαδικτυακή καμπάνια (8000€)
  1. Εκστρατεία μάρκετινγκ :
  • Προϋπολογισμός μέσων για τη χορηγία των δημοσιεύσεών μας στα κοινωνικά δίκτυα (5000 €)
  • Δημιουργία και αποστολή emails: γραφιστική, έξοδα αποστολής για 3 καμπάνιες (7000€)
  1. Δοκιμές καταναλωτή:
  • Οργάνωση πάνελ καταναλωτών για συλλογή σχολίων για προϊόντα (4000€)

Αυτό είναι ένα σύνολο 36 ευρώ για την ανάπτυξη των ανθρώπινων πόρων και των πόρων μάρκετινγκ που απαιτούνται για την επιτυχία αυτής της στρατηγικής εκτόξευσης.

Είμαι στη διάθεσή σας για να το συζητήσουμε στην επόμενη συνάντησή μας.

Εν αναμονή της επιστροφής σας,

Cordialement,

John Dupont

Υπεύθυνος έργου

 

Τρίτο παράδειγμα: Μηνιαία αναφορά δραστηριοτήτων του τμήματος πωλήσεων

 

Αγαπητή κυρία Durand,

Δείτε παρακάτω την αναφορά δραστηριότητας του τμήματος πωλήσεών μας για τον μήνα Μάρτιο:

  • Επισκέψεις σε υποψήφιους πελάτες: Οι αντιπρόσωποι πωλήσεών μας επικοινώνησαν με 25 υποψήφιους πελάτες που εντοπίστηκαν στο αρχείο πελατών μας. Έχουν καθοριστεί 12 ραντεβού.
  • Στάλθηκαν προσφορές: Έχουμε στείλει 10 εμπορικές προσφορές σε βασικά προϊόντα από τον κατάλογό μας, 3 από τις οποίες έχουν ήδη μετατραπεί.
  • Εμπορικές εκθέσεις: Το περίπτερό μας στην έκθεση Expopharm προσέλκυσε περίπου 200 επαφές. Μετατρέψαμε 15 από αυτά σε μελλοντικά ραντεβού.
  • Εκπαίδευση: Η νέα μας συνεργάτιδα Lena ακολούθησε μια εβδομάδα εκπαίδευσης πεδίου με τον Marc για να εξοικειωθεί με τα προϊόντα μας και τα πεδία πωλήσεων.
  • Στόχοι: Ο εμπορικός μας στόχος για 20 νέες συμβάσεις κατά τη διάρκεια του μήνα έχει επιτευχθεί. Ο κύκλος εργασιών που προέκυψε ανέρχεται στις 30 €.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Όταν πρόσωπο με πρόσωπο είναι καλύτερο από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Συνεχίζουμε τις προσπάθειές μας για την ανάπτυξη της λίστας πελατών μας, μη διστάσετε να μου στείλετε τις προτάσεις σας.

Με εκτίμηση,

Jean Dupont Διευθυντής Πωλήσεων

 

Παράδειγμα Τέταρτο: Λεπτομερής Εβδομαδιαία Έκθεση Δραστηριότητας – Αρτοποιείο Σούπερ Μάρκετ

 

Chers συνάδελφοι,

Δείτε παρακάτω την αναλυτική αναφορά δραστηριοτήτων του αρτοποιείου μας για την εβδομάδα 1-7 Μαρτίου:

Παραγωγή :

  • Παράγαμε κατά μέσο όρο 350 παραδοσιακές μπαγκέτες την ημέρα, για συνολικά 2100 την εβδομάδα.
  • Ο συνολικός όγκος αυξάνεται κατά 5% χάρη στον νέο μας φούρνο, ο οποίος μας επιτρέπει να ανταποκριθούμε στην αυξανόμενη ζήτηση.
  • Η διαφοροποίηση της γκάμα των ειδικών ψωμιών μας (εξοχή, ολικής αλέσεως, δημητριακά) αποδίδει καρπούς. Ψήσαμε 750 αυτή την εβδομάδα.

Εκπτώσεις:

  • Ο συνολικός τζίρος είναι 2500€, σταθερός σε σχέση με την προηγούμενη εβδομάδα.
  • Τα βιεννέζικα αρτοσκευάσματα παραμένουν το best seller μας (680€), ακολουθούν οι φόρμουλες για μεσημεριανό γεύμα (550€) και το παραδοσιακό ψωμί (430€).
  • Οι πρωινές εκπτώσεις της Κυριακής ήταν ιδιαίτερα έντονες (τζίρος 1200€) χάρη στην ειδική προσφορά brunch.

Προμήθεια :

  • Παραλαβή 50 κιλά αλεύρι και 25 κιλά βούτυρο. Τα αποθέματα είναι επαρκή.
  • Σκέφτομαι να παραγγείλετε αυγά και μαγιά για την επόμενη εβδομάδα.

Προσωπικό:

  • Η Τζούλι θα είναι διακοπές την επόμενη εβδομάδα, θα αναδιοργανώσω τα προγράμματα.
  • Χάρη στον Bastien που παρέχει υπερωρίες προς πώληση.

Προβλήματα:

  • Βλάβη μηχανισμού κερμάτων το πρωί της Τρίτης, επισκευάστηκε κατά τη διάρκεια της ημέρας από τον ηλεκτρολόγο.

Με εκτίμηση,

Διευθυντής Jean Dupont

 

Πέμπτο παράδειγμα: Επείγον πρόβλημα – Δυσλειτουργία λογιστικού λογισμικού

 

Bonjour à tous,

Σήμερα το πρωί, το λογιστικό μας λογισμικό έχει σφάλματα που εμποδίζουν την καταχώρηση τιμολογίων και την παρακολούθηση του γενικού καθολικού.

Ο πάροχος υπηρεσιών πληροφορικής μας, με τον οποίο επικοινώνησα, επιβεβαιώνει ότι πρόκειται για πρόσφατη ενημέρωση. Εργάζονται για μια διόρθωση.

Στο μεταξύ, είναι αδύνατο να καταγράψουμε συναλλαγές και η παρακολούθηση μετρητών διαταράσσεται. Κινδυνεύουμε να μείνουμε πίσω πολύ γρήγορα.

Για να διορθώσετε προσωρινά το πρόβλημα:

  • Σημειώστε τα τιμολόγια/έξοδά σας σε ένα αρχείο excel έκτακτης ανάγκης που θα ανακτήσω
  • Για απορίες πελατών, καλέστε με για να επαληθεύσω τους λογαριασμούς ζωντανά
  • Κάνω ό,τι μπορώ για να σας κρατάω ενήμερους για την πρόοδο.

Ο πάροχος υπηρεσιών μας είναι πλήρως κινητοποιημένος και ελπίζει να επιλύσει αυτό το πρόβλημα εντός 48 ωρών το πολύ. Γνωρίζω ότι αυτή η δυσλειτουργία είναι κακή, σας ευχαριστώ για την κατανόησή σας. Παρακαλώ ενημερώστε με για τυχόν επείγοντα ζητήματα.

Cordialement,

Λογιστής Jean Dupont