Τα μηνύματα απουσιών είναι σημαντική συγγραφή εργασίας. Αλλά για πολλούς λόγους, μπορούν να παραβλεφθούν. Αυτό εξηγείται από το πλαίσιο της γραφής τους και μερικές φορές με το να μη λαμβάνεται υπόψη ο αντίκτυπος που μπορεί να έχουν.

Πράγματι, το μήνυμα απουσίας είναι ένα αυτόματο μήνυμα. Αποστέλλεται ως απάντηση σε οποιοδήποτε μήνυμα λαμβάνεται εντός χρονικού διαστήματος ή εντός καθορισμένης περιόδου. Μερικές φορές το μήνυμα προετοιμάζεται στο πλαίσιο της άδειας. Αυτή η περίοδος, όταν μάλλον έχετε ήδη το μυαλό σας αλλού, μπορεί να μην είναι η καλύτερη στιγμή για να γράψετε το μήνυμά σας.

Ποιο είναι το νόημα της διαμόρφωσης ενός μηνύματος αυτόματης απουσίας;

Η απουσία από το εργασιακό μήνυμα είναι σημαντική από πολλές απόψεις. Χρησιμοποιείται για να ειδοποιήσετε όλους τους υπαλλήλους σας για την απουσία σας. Χρησιμεύει επίσης για την παροχή πληροφοριών που τους επιτρέπουν να συνεχίσουν τις δραστηριότητές τους ενώ περιμένουν να επιστρέψετε. Αυτές οι πληροφορίες είναι κυρίως η ημερομηνία της ανάρρωσής σας, τα στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης για να επικοινωνήσετε μαζί σας ή τα στοιχεία επικοινωνίας ενός συναδέλφου για επικοινωνία σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Λαμβάνοντας υπόψη όλα αυτά, το μήνυμα απουσίας αποτελεί ουσιαστική πράξη επικοινωνίας για κάθε επαγγελματία.

Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε;

Δεδομένης της σημασίας του μηνύματος απουσίας, πρέπει να ληφθούν υπόψη αρκετές παράμετροι, ώστε να μην σοκαριστεί ή να μην σεβαστεί τον συνομιλητή σας. Καλύτερα να ακούγεται πολύ σεβαστό παρά ασέβεια. Επομένως, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εκφράσεις όπως OUPS, pff κ.λπ. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη το προφίλ όλων των ενδιαφερομένων. Έτσι, αποφύγετε να γράφετε σαν να μιλάτε απλώς με συναδέλφους όταν οι ανώτεροι ή οι πελάτες σας, οι προμηθευτές σας ή ακόμη και οι δημόσιες αρχές μπορεί να σας στέλνουν μηνύματα.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ  Βελτιώστε τη γραπτή και προφορική επικοινωνία σας

Για να αποφύγετε αυτήν την ταλαιπωρία, είναι δυνατό με το Outlook να υπάρχει ένα μήνυμα απουσίας για εσωτερικά μηνύματα της εταιρείας και ένα άλλο μήνυμα για εξωτερικά μηνύματα. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλα τα προφίλ για να δημιουργήσετε ένα καλά δομημένο μήνυμα απουσίας.

Επιπλέον, οι πληροφορίες πρέπει να είναι χρήσιμες και ακριβείς. Αποφύγετε διφορούμενα μηνύματα όπως "θα απουσιάσω από αύριο" γνωρίζοντας ότι όποιος λάβει αυτές τις πληροφορίες δεν θα μπορεί να γνωρίζει την ημερομηνία αυτού του "αύριο".

Τέλος, αποφύγετε τη χρήση ενός οικείου και περιστασιακού τόνου. Πράγματι, η ευφορία των διακοπών στη θέα μπορεί να σας κάνει να χρησιμοποιήσετε έναν υπερβολικά οικείο τόνο. Θυμηθείτε να μείνετε επαγγελματίες μέχρι το τέλος. Προφορικά με τους συναδέλφους, αυτό μπορεί να συμβεί, αλλά ιδιαίτερα όχι στο πλαίσιο των εγγράφων εργασίας.

Τι τύπο μηνύματος απουσίας να επιλέξετε;

Για να αποφύγετε όλες αυτές τις παγίδες, επιλέξτε ένα συμβατικό στυλ. Αυτό περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμό σας, πληροφορίες για το πότε μπορείτε να επεξεργαστείτε το ληφθέν μήνυμα και το πρόσωπο (τα) που θα επικοινωνήσει σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.