Η συνάφεια της έκθεσης είναι ότι σας δίνει όλες τις πληροφορίες χωρίς να χρειάζεται να περάσετε εκατό σελίδες. Αν έπρεπε να περιορίσουμε τον εαυτό μας να αντιγράψουμε τις ανταλλαγές κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, θα έχετε έγγραφα μεγάλου όγκου. Αλλά αυτό αποφεύγεται όταν γίνονται οι αναφορές και ειδικά όταν γίνεται με τη σωστή μεθοδολογία. Στο συναντήσεις εργασίας, σεμινάρια, αποστολές, πολλά σημεία συζητούνται, πραγματοποιούνται μακρές παρουσιάσεις, εντοπίζονται σοβαρές προκλήσεις. Όλα αυτά πρέπει να παρουσιαστούν στο προσωπικό της εταιρείας, στους σεμινάρια ή στους χορηγούς των επιχειρήσεων. Στη συνέχεια, πώς να γράψετε μια σχετική αναφορά Στο πλαίσιο αυτό? Η σύνταξη δεν είναι εύκολη υπόθεση, ειδικά εάν πρέπει να επισημάνετε όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία μιας αναφοράς.

Γενικότητες και ιδιαιτερότητες κατά τη σύνταξη μιας έκθεσης

Η έκθεση θα πρέπει να αναφέρει πλήρως τις αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης καθώς και τα θέματα που μελετήθηκαν. Πρέπει να παρουσιάσει τις γενικές γραμμές που προκλήθηκαν κατά τις συνομιλίες. Αποτελεί αξιόπιστο σημείο αναφοράς για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Πράγματι, δεν μπορεί όλοι να συναντιούνται ταυτόχρονα λόγω ασθένειας ή άλλης. Ως εκ τούτου, η έκθεση επιτρέπει να είναι στο ίδιο επίπεδο πληροφοριών με τις άλλες. ο γράφοντας μια αναφορά παρουσιάζεται με τη μορφή γραφής, είναι εντελώς διαφορετικό από τα πρακτικά ή τις απλές δηλώσεις των συζητήσεων.

Εάν έχουν υποβληθεί έγγραφα στη συνεδρίαση, αυτά πρέπει να αναφέρονται. Επίσης, τοποθετήστε τις τοποθεσίες όπου να τις βρείτε ή έτσι, κάντε μια φωτοτυπία που θα επισυνάψετε στην αναφορά σας. Όταν λαμβάνονται αποφάσεις για τη λήψη μέτρων, θα πρέπει να προσδιοριστεί ποιος θα εκτελέσει τα μέτρα αυτά. Κατά τον ίδιο τρόπο, θα πρέπει να επισημανθεί ο χρόνος εκτέλεσης που καθορίστηκε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μόλις καθοριστούν αυτές οι δράσεις, θα είναι εύκολο να δοθεί ο λόγος στους ερμηνευτές στις επόμενες συναντήσεις για περιλήψεις των συγκεκριμένων ενεργειών. Γράψτε μια αναφορά, ζητά να φροντίσει να υπάρχει απόλυτη ουδετερότητα, τα σημεία που πρέπει να διορθωθούν, οι δυσκολίες που συναντώνται κατά τη διάρκεια της συνάντησης πρέπει να προκληθούν. Παρουσιάστε επίσης όλα τα θετικά που έχουν παρατηρηθεί.

Μάθετε πώς να γράφετε μια σχετική αναφορά

Un σχετική έκθεση πρέπει να είναι γραμμένο μέσα σε λίγες ώρες από την εκδήλωση. Αν περιμένετε τις επόμενες μέρες, είναι βέβαιο ότι θα αφήσετε μερικές ζωτικές πληροφορίες. Με τον ίδιο τρόπο, η αμεσότητα του γραψίματος σας επιτρέπει να βάλετε όλα τα γεγονότα στο πλαίσιο τους. Η συνοπτικότητα είναι η λέξη-κλειδί στη σύνταξη μιας καλής έκθεσης. Όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για τον αναγνώστη πρέπει να ξεχωρίζουν άμεσα. Αποφύγετε τις περιττές ή οι στροφές είναι πολύ μεγάλες. Πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο.

Για γράψτε μια καλή έκθεση, είναι απαραίτητο να παρουσιαστούν τα σημεία που ενδιαφέρουν την ημερήσια διάταξη. Φτιάξτε ένα τέλεια δομημένο κείμενο γιατί θα κάνει την ανάγνωση πιο ρευστή. Σε γενικές γραμμές, η παρουσίαση σε μια εισαγωγή, μια εξέλιξη και ένα συμπέρασμα είναι ένα κατάλληλο έγγραφο. Μπορείτε να έχετε τόσες παραγράφους στο σώμα της αναφοράς όσα σημεία μελετήθηκαν. Το σχέδιο πρέπει επίσης να ληφθεί πολύ σοβαρά υπόψη. Θα κάνετε ένα αναλυτικό σχέδιο εάν ένα μόνο μέλημα έχει αναλάβει ολόκληρη τη συνάντηση. Από την άλλη, εάν έχουν διευθετηθεί πολλά σημεία, θα πρέπει να κάνετε ένα θεματικό σχέδιο που θα τα παρουσιάζει με φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. Στο επίπεδο του συμπεράσματος της έκθεσης, θα είναι απαραίτητο να ξεχωρίσουν με σαφήνεια τα σημεία που απομένουν να μελετηθούν. Το ίδιο φυσικά και για τις εργασίες που πρέπει ακόμα να εκτελεστούν. Τέλος, για τη σύνταξη σχετικής αναφοράς, θα ήταν προτιμότερο να έχουμε αρκετά ακριβείς γνώσεις στον τομέα στον οποίο θα συζητηθούν οι ερωτήσεις. Αυτό θα καταστήσει δυνατή την παραγωγή σύντομων και συνθετικών κειμένων, με κατάλληλες ορολογίες.

Κριτήρια για τη σύνταξη μιας αναφοράς

Σεβαστείτε κριτήρια σύνταξης μιας αναφοράς είναι ουσιαστικό, καθιστά δυνατό να είμαστε αντικειμενικοί και πιστοί στα γεγονότα. Θα πρέπει να αποφεύγετε να δίνετε προσωπικές απόψεις ή να σας αρέσουν αυτά που έχουν αποφασιστεί. Πρέπει να αποφύγετε τη μεταγραφή όλων των ομιλιών των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Πρέπει να περιοριστείτε στο να αναφέρετε την ουσία αυτού που ειπώθηκε, τις γενικές γραμμές.

Για να επιτευχθεί αυτό, είναι δική σας ευθύνη να επιλέξετε τις πληροφορίες. Κατά την ταξινόμησή σας, αποφύγετε να εστιάζετε ειδικά στο εξάρτημα, ενώ ο κύριος υπόχρεος δεν εξέρχεται από την αναφορά. Πραγματοποιήστε πραγματική προσπάθεια να συνοψίσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις πληροφορίες κατά σειρά σπουδαιότητας.

Αποφύγετε τη χρήση προσωπικών όρων, με άλλα λόγια, αποφύγετε το "εγώ" καθώς και το "WE", όλα αυτά υποδηλώνουν την προσωπική συμμετοχή του συγγραφέα. Δεδομένου ότι πρέπει να παραμείνετε όσο το δυνατόν πιο ουδέτεροι, μην χρησιμοποιείτε επίθετα ή επιρρήματα εκτίμησης. Προσέξτε να ελαχιστοποιήσετε την επανάληψη στο κείμενό σας.

Παρομοίως, όλα τα σχόλια που απομακρύνονται από τη συζήτηση πρέπει να απαγορευθούν. Είναι επίσης σημαντικό να παρακολουθείτε τη γραμματική, το λεξιλόγιο και το λεξιλόγιό σας την ορθογραφία. Οι Γάλλοι που θα χρησιμοποιήσετε πρέπει να είναι άψογοι.

Επιλέξτε το στυλ σύνταξης μιας αναφοράς

Πριν ξεκινήσετε, σκεφτείτε πρώτα την επιλογή του στυλ γραφής αναφοράς που πρόκειται να κάνετε:

  • Το περιεκτικό στυλ για αρχάριους

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που χρειάζεστε γράψτε μια αναφοράείναι καλύτερα για σας να επιλέξετε το εξαντλητικό ύφος. Αυτό το στυλ είναι ακόμη πιο κατάλληλο όταν έχουν γίνει παρουσιάσεις στο σεμινάριο ή σε συνάντηση με το PowerPoint. Συνεπώς, θα πρέπει να αποφευχθεί η άσκοπη μείωση των πληροφοριών. Ωστόσο, θα πρέπει να σκεφτείτε την επανεξέταση της μεταγραφής σας, για να αποφύγετε να λέτε τα πάντα, τα οποία δεν θα είναι πλέον μια έκθεση. Για να επιλέξετε αυτό το στυλ, πρέπει να έχετε φροντίσει να καταγράψετε το σεμινάριο.

Μπορείτε να φέρετε μια κατάλληλη συσκευή ή να ζητήσετε τις εγγραφές από την αίθουσα ελέγχου όταν είναι εξοπλισμένο το δωμάτιο. Εάν δεν θέλετε να καταγράφετε, κρατήστε σημειώσεις, συντομεύοντας όσο μπορείτε. Να είστε αποτελεσματικοί και γρήγοροι. Όλα τα έγγραφα που θα μοιραστούν κατά τη διάρκεια του σεμιναρίου θα πρέπει να βρίσκονται στην κατοχή σας. Για αυτά τα έγγραφα, μπορείτε απλά να τα επισυνάψετε στα πρακτικά. Δεν χρειάζεται να επαναλάβετε. Απλά φροντίστε να τις συμπεριλάβετε στο σώμα της αναφοράς.

  • Μικτό στυλ

Θα έχει άμεσο ύφος και τελείως ουδέτερο. Κατά τη συζήτηση των υποθέσεων, είναι πιο ενδεδειγμένο να επιλέξετε μια ονομαστική μορφή. Το έντυπο αυτό θα επιτρέψει να αναφερθεί το όνομα, το όνομα και οι υπηρεσίες που αντιπροσωπεύει ο καθένας από τους ομιλητές.

  • Στο επίπεδο της φόρμας

Επισημάνετε την ημερομηνία, τους συμμετέχοντες και το πρόγραμμα που ακολουθήθηκε κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας είναι όσο το δυνατόν πιο αξιόπιστες ενημερώνοντάς το καθώς το σεμινάριο εξελίσσεται.

Τι πληροφορίες πρέπει να βρείτε σε μια αναφορά;

Για έκθεση σχετικά με μια συνάντησηπρέπει να ξεκινήσετε με το όνομα της εν λόγω εταιρείας. Επίσης, τοποθετήστε τις συντεταγμένες του. Στη συνέχεια, επισημάνετε τον τίτλο του εγγράφου και την ταυτότητα του ατόμου που το έγραψε. Προσθέστε επίσης την ημερομηνία της συνάντησής σας, καθώς και τον τόπο όπου τηρείται. Επιπλέον, θα πρέπει να υπολογίζουμε τα άτομα που πραγματικά συμμετείχαν στη συνάντηση. Αναφέρετε επίσης τις απουσίες καθώς και εκείνους που παρείχαν δικαιολογία για την απουσία τους.

Από όλα αυτά τα άτομα, τονίστε επίσης τις αντίστοιχες λειτουργίες τους εντός της εταιρείας. Στη συνέχεια, επισημάνετε τον σκοπό της συνάντησής σας, που συνήθως αναφέρεται ως η ατζέντα. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τα θέματα που συζητήθηκαν βάζοντας τίτλους στο καθένα. Θα είναι απαραίτητο τα ψηφίσματα που λαμβάνονται στο τέλος των συζητήσεων να ξεχωρίζουν με σαφήνεια. Μην ξεχάσετε να βάλετε την υπογραφή σας, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε την ταυτότητα του ατόμου που συνέταξε την αναφορά.

Σύσταση για τη σύνταξη έκθεσης αποστολής

La γράφοντας την αναφορά μιας αποστολής είναι μια ακόμη πιο συγκεκριμένη εργασία. Οι αποστολές ελέγχου, οι ανθρωπιστικές αποστολές, οι ναυλωμένες λογιστικές αποστολές ή ακόμη και οι νομικές αποστολές πρέπει να συνοψίζονται σε μία έκθεση. Αυτή η περίληψη πρέπει να αποσταλεί στον χορηγό της αποστολής. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να επισημάνετε τις παρατηρήσεις σας, αλλά και τις συστάσεις και τις αναλύσεις σας:

  • Η φάση σύνταξης

Στην πρώτη σελίδα της αναφοράς σας, πρέπει να αναφέρετε το όνομα των αντιπροσώπων και το όνομα του εξουσιοδοτημένου αντιπροσώπου. Πρέπει επίσης να εμφανίζονται οι ημερομηνίες, ο σκοπός της ανάθεσης και η πραγματική διάρκεια της ανάθεσης. Σε συνοπτικό επίπεδο, πρέπει να δείξει με σαφήνεια τις πιο προφανείς πτυχές της αποστολής. Είναι καλύτερο να κάνετε μια σύνοψη, προτού ξεκινήσετε την εισαγωγή.

Η εισαγωγή πρέπει να είναι απλή και να απαριθμεί πλήρως τα θέματα που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια της αποστολής. Κατά την ανάπτυξη, πρέπει να υποδείξετε τις εταιρείες του αντιπροσώπου(ων). Πρέπει επίσης να μεταγράψετε τα βασικά στοιχεία της επιστολής που εξουσιοδοτεί την αποστολή. Αυτό καθιστά δυνατή την ανάδειξη του πλαισίου και του προϋπολογισμού της αποστολής.

  • Άλλες αναφέρει

Το αντικείμενο, το όνομα της επιτροπής εμπειρογνωμόνων και οι λειτουργίες τους. Η μέθοδος της εμπειρογνωμοσύνης, οι δυσκολίες που ήταν το προνόμιο της αποστολής. Όλα αυτά πρέπει να καταγράφονται. Κάθε φορά που θα πραγματοποιούνται συνεντεύξεις με τα μέλη της δομής, θα είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθούν οι αντίστοιχες εκθέσεις και να τις εισαγάγετε στη γενική έκθεση της αποστολής.

Εάν έχετε εγγυηθεί την ανωνυμία ορισμένων από τους συνομιλητές σας κατά τη διάρκεια της αποστολής σας, μπορείτε να μεταγράψετε τις πληροφορίες που σας έστειλαν σε μη ονομαστική στατιστική μορφή. Φροντίστε να επισημάνετε το πνεύμα του πράκτορα με ένα καλά επεξεργασμένο συμπέρασμα. Τέλος, μπορείτε να επισυνάψετε τις αναφορές για αναλύσεις, λογαριασμούς, μετρήσεις και κυρίως να κάνετε μια εξαντλητική βιβλιογραφία.

  • Μικρές συστάσεις

Για γράψτε μια καλή έκθεση, το έγγραφο πρέπει να είναι συνοπτικό και συνοπτικό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραφικά, φωτογραφίες και ακόμη και σχέδια. Αν οι αναλύσεις σας έχουν πολύ λεπτομερείς λεπτομέρειες, βάλτε τους σε προσαρτήματα. Δεδομένου ότι το έγγραφο μπορεί να διαβαστεί από όλους, αποφύγετε υπερβολικά τεχνικούς όρους και ακατανόητες για τον κοινό αναγνώστη. Εάν πρέπει να τα τοποθετήσετε, να τα εξηγήσετε γρήγορα.

Η αναφορά σας θα πρέπει να έχει επικεφαλίδες και υπότιτλους με πλήρη σημάδια, παραγράφους και αρίθμηση. Μην αισθάνεστε ότι πρέπει να επισυνάψετε όλα τα έγγραφα. Περιορίστε ουσιαστικά τον εαυτό σας σε αυτά που έχετε αναφέρει στην αναφορά αποστολής σας. Αποφύγετε λάθη που αμαυρώνουν την επαγγελματική πλευρά της εργασίας σας. Κατεβάστε λογισμικό διόρθωσης όπως το Cordial ή το Antidote για να διορθώσετε τα σφάλματα. Εναλλακτικά, ζητήστε από κάποιον κοντά σας να κάνει μια τελική ανάγνωση που θα αξιολογήσει επίσης τη συνάφεια της εργασίας σας. Μπορεί ακόμη και να σας πει γρήγορα αν είναι κατανοητό ή όχι.

Η έκθεση μπορεί τελικά να είναι στενογραφική ή ακόμα και συνοπτική. Αυτό που είναι συνοπτικό γίνεται με πίνακες σε μορφή Word ή Excel. Από την άλλη πλευρά, το στενογραφικό συγκροτεί όλες τις πληροφορίες κατά χρονολογικό τρόπο με την πραγματοποίηση μιας μεταγραφής που μπορεί μερικές φορές να είναι ολοκληρωμένη. Γράψτε καλά, η αναφορά σας θα χρησιμεύσει ως αρχείο και πρόσθετες πληροφορίες για όλους τους υπαλλήλους.