Ρυθμίστε τον τομέα σας και δημιουργήστε επαγγελματικές διευθύνσεις email

 

Για να δημιουργήσετε επαγγελματικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Google Workspace, το πρώτο βήμα είναι να αγοράσετε ένα προσαρμοσμένο όνομα τομέα. Το όνομα τομέα αντιπροσωπεύει την ταυτότητα της επιχείρησής σας στο διαδίκτυο και είναι απαραίτητο για την ενίσχυση της εικόνας της επωνυμίας σας. Μπορείτε να αγοράσετε ένα όνομα τομέα από έναν καταχωρητή τομέα, όπως π.χ Google Domains, Ίωνος, ή OVH. Κατά την αγορά, φροντίστε να επιλέξετε ένα όνομα τομέα που αντικατοπτρίζει το όνομα της επιχείρησής σας και είναι εύκολο να το θυμάστε.

 

Ρύθμιση τομέα με το Google Workspace

 

Αφού αγοράσετε ένα όνομα τομέα, πρέπει ρυθμιστεί με το Google Workspace για να μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις επαγγελματικές υπηρεσίες email της Google. Ακολουθούν τα βήματα για να ρυθμίσετε τον τομέα σας:

  1. Εγγραφείτε στο Google Workspace επιλέγοντας ένα πρόγραμμα που ταιριάζει στο μέγεθος της επιχείρησής σας και στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
  2. Κατά τη διαδικασία εγγραφής, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το προσαρμοσμένο όνομα τομέα σας.
  3. Το Google Workspace θα σας παρέχει οδηγίες για την επαλήθευση της ιδιοκτησίας του τομέα σας και τη ρύθμιση των απαιτούμενων εγγραφών Domain Name System (DNS). Θα χρειαστεί να συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου του καταχωρητή τομέα σας και να προσθέσετε τις εγγραφές MX (Mail Exchange) που παρέχονται από την Google. Αυτές οι εγγραφές χρησιμοποιούνται για τη δρομολόγηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους διακομιστές αλληλογραφίας του Google Workspace.
  1. Μόλις διαμορφωθούν οι εγγραφές DNS και επαληθευτεί ο τομέας, θα μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην κονσόλα διαχειριστή του Google Workspace για να διαχειριστείτε τον τομέα και τις υπηρεσίες σας.

 

Δημιουργήστε εξατομικευμένες διευθύνσεις email για τους υπαλλήλους σας

 

Τώρα που ο τομέας σας έχει ρυθμιστεί με το Google Workspace, μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε εξατομικευμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους υπαλλήλους σας. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Συνδεθείτε στην κονσόλα διαχειριστή του Google Workspace χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό διαχειριστή σας.
  2. Κάντε κλικ στο «Χρήστες» στο αριστερό μενού για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα των χρηστών στον οργανισμό σας.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη χρήστη" για να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό χρήστη. Θα χρειαστεί να δώσετε πληροφορίες όπως το όνομα και το επώνυμο και την επιθυμητή διεύθυνση email για κάθε εργαζόμενο. Η διεύθυνση email θα δημιουργηθεί αυτόματα με το προσαρμοσμένο όνομα τομέα σας (π. employe@yourcompany.com).
  1. Μόλις δημιουργηθούν οι λογαριασμοί, μπορείτε να εκχωρήσετε ρόλους και δικαιώματα σε κάθε χρήστη με βάση τις ευθύνες του εντός της εταιρείας. Μπορείτε επίσης να τους στείλετε οδηγίες για τη ρύθμιση των κωδικών πρόσβασης και την πρόσβαση στον λογαριασμό τους στο Gmail.
  2. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε γενικές διευθύνσεις email, όπως π.χ contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, μπορείτε να ρυθμίσετε ομάδες χρηστών με κοινόχρηστες διευθύνσεις email. Αυτό επιτρέπει σε πολλούς υπαλλήλους να λαμβάνουν και να απαντούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε αυτές τις γενικές διευθύνσεις.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα μπορείτε να ρυθμίσετε τον τομέα σας και να δημιουργήσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας για τους υπαλλήλους σας χρησιμοποιώντας το Google Workspace. Αυτές οι εξατομικευμένες διευθύνσεις email θα βελτιώσουν την εικόνα της επωνυμίας της εταιρείας σας και θα προσφέρουν μια επαγγελματική εμπειρία στους πελάτες και τους συνεργάτες σας όταν επικοινωνούν μαζί σας μέσω email.

Διαχειριστείτε λογαριασμούς email και ρυθμίσεις χρηστών στο Google Workspace

 

Η κονσόλα διαχειριστή του Google Workspace διευκολύνει τη διαχείριση λογαριασμών χρηστών στην εταιρεία σας. Ως διαχειριστής, μπορείτε να προσθέσετε νέους χρήστες, να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες και τις ρυθμίσεις του λογαριασμού τους ή να διαγράψετε λογαριασμούς όταν οι υπάλληλοι αποχωρούν από την εταιρεία. Για να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες, μεταβείτε στην ενότητα "Χρήστες" στην κονσόλα διαχείρισης και επιλέξτε τον σχετικό χρήστη για να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις του ή να διαγράψετε τον λογαριασμό του.

 

Διαχείριση ομάδων χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης

 

Οι ομάδες χρηστών είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος οργάνωσης και διαχείρισης δικαιωμάτων πρόσβασης σε πόρους και υπηρεσίες του Google Workspace εντός της εταιρείας σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες για διαφορετικά τμήματα, τμήματα ή έργα και να προσθέσετε μέλη σε αυτά με βάση τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους. Για να διαχειριστείτε ομάδες χρηστών, μεταβείτε στην ενότητα "Ομάδες" στην κονσόλα διαχειριστή του Google Workspace.

Οι ομάδες βοηθούν επίσης στον έλεγχο της πρόσβασης σε κοινόχρηστα έγγραφα και φακέλους, απλοποιώντας τη διαχείριση αδειών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα για την ομάδα μάρκετινγκ και να της παραχωρήσετε πρόσβαση σε συγκεκριμένους πόρους μάρκετινγκ στο Google Drive.

 

Εφαρμόστε πολιτικές ασφαλείας και κανόνες ανταλλαγής μηνυμάτων

 

Το Google Workspace προσφέρει πολλές επιλογές για την ασφάλεια του περιβάλλοντος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και την προστασία των δεδομένων της επιχείρησής σας. Ως διαχειριστής, μπορείτε να επιβάλλετε διάφορες πολιτικές ασφαλείας και κανόνες ανταλλαγής μηνυμάτων για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και να προστατέψετε τους χρήστες σας από διαδικτυακές απειλές.

Για να διαμορφώσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μεταβείτε στην ενότητα "Ασφάλεια" στην κονσόλα διαχειριστή του Google Workspace. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα πολιτικών και κανόνων που μπορείτε να εφαρμόσετε:

  1. Απαιτήσεις κωδικού πρόσβασης: Ορίστε κανόνες για το μήκος, την πολυπλοκότητα και την εγκυρότητα των κωδικών πρόσβασης των χρηστών σας για να διατηρήσετε τους λογαριασμούς πιο ασφαλείς.
  2. Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων: Ενεργοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) για να προσθέσετε ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας κατά τη σύνδεση χρηστών στο λογαριασμό τους.
  3. Φιλτράρισμα email: Ορίστε κανόνες για τον αποκλεισμό ή την καραντίνα ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απόπειρες ηλεκτρονικού ψαρέματος και μηνύματα με κακόβουλα συνημμένα ή συνδέσμους.
  4. Περιορισμοί πρόσβασης: Περιορίστε την πρόσβαση στις υπηρεσίες και τα δεδομένα του Google Workspace με βάση την τοποθεσία, τη διεύθυνση IP ή τη συσκευή που χρησιμοποιείται για τη σύνδεση.

Εφαρμόζοντας αυτές τις πολιτικές και κανόνες ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα προστατεύσετε την επιχείρηση και τους υπαλλήλους σας από διαδικτυακές απειλές και θα διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς.

Συνοπτικά, η διαχείριση λογαριασμών email και ρυθμίσεων χρήστη στο Google Workspace είναι μια κρίσιμη πτυχή για τη διατήρηση της ομαλής και ασφαλούς λειτουργίας του περιβάλλοντος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ως διαχειριστής, είστε υπεύθυνος για τη διαχείριση λογαριασμών χρηστών, ομάδων χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης, καθώς και για την εφαρμογή πολιτικών ασφαλείας και κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσαρμοσμένων στις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Επωφεληθείτε από τα εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας που προσφέρει το Google Workspace

 

Το Google Workspace προσφέρει μια ολοκληρωμένη σουίτα εφαρμογών που επιτρέπουν αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας σας. Χρησιμοποιώντας το Gmail με άλλες εφαρμογές Google Workspace, μπορείτε να αξιοποιήσετε συνέργειες μεταξύ διαφορετικών τμημάτων για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα και την επικοινωνία στην επιχείρησή σας. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα χρήσιμων ενσωματώσεων μεταξύ του Gmail και άλλων εφαρμογών Google Workspace:

  1. Ημερολόγιο Google: Προγραμματίστε συσκέψεις και εκδηλώσεις απευθείας από το Gmail, προσθέτοντας προσκλήσεις στα ημερολόγιά σας ή των συναδέλφων σας.
  2. Επαφές Google: Διαχειριστείτε τις επαγγελματικές και τις προσωπικές σας επαφές σε ένα μέρος και συγχρονίστε τις αυτόματα με το Gmail.
  3. Google Drive: Στείλτε μεγάλα συνημμένα χρησιμοποιώντας το Google Drive και συνεργαστείτε σε έγγραφα
    σε πραγματικό χρόνο απευθείας από το Gmail, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε λήψη ή email πολλαπλών εκδόσεων.
  1. Google Keep: Κρατήστε σημειώσεις και δημιουργήστε λίστες υποχρεώσεων απευθείας από το Gmail και συγχρονίστε τις σε όλες τις συσκευές σας.

 

Μοιραστείτε έγγραφα και αρχεία με το Google Drive

 

Το Google Drive είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων που διευκολύνει τη συνεργασία εντός της επιχείρησής σας. Χρησιμοποιώντας το Google Drive, μπορείτε να μοιράζεστε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και άλλα αρχεία με τους συναδέλφους σας, ελέγχοντας τα δικαιώματα κάθε χρήστη (μόνο για ανάγνωση, σχόλια, επεξεργασία). Για να μοιραστείτε αρχεία με μέλη της ομάδας σας, απλώς προσθέστε τα ως συνεργάτες στο Google Drive ή μοιραστείτε έναν σύνδεσμο προς το αρχείο.

Το Google Drive σάς επιτρέπει επίσης να εργάζεστε σε πραγματικό χρόνο σε κοινόχρηστα έγγραφα χάρη στις εφαρμογές της σουίτας Google Workspace, όπως τα Έγγραφα Google, τα Φύλλα Google και οι Παρουσιάσεις Google. Αυτή η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο βοηθά την ομάδα σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και αποφεύγει την ταλαιπωρία πολλαπλών εκδόσεων του ίδιου αρχείου.

 

Οργανώστε διαδικτυακές συσκέψεις με το Google Meet

 

Το Google Meet είναι μια λύση τηλεδιάσκεψης ενσωματωμένη στο Google Workspace που διευκολύνει τις διαδικτυακές συναντήσεις μεταξύ των μελών της ομάδας σας, είτε βρίσκονται στο ίδιο γραφείο είτε εξαπλώνονται σε όλο τον κόσμο. Για να φιλοξενήσετε μια διαδικτυακή σύσκεψη με το Google Meet, απλώς προγραμματίστε μια εκδήλωση στο Ημερολόγιο Google και προσθέστε έναν σύνδεσμο συνάντησης Meet. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ad hoc συσκέψεις απευθείας από το Gmail ή την εφαρμογή Google Meet.

Με το Google Meet, η ομάδα σας μπορεί να συμμετέχει σε βιντεοσύσκεψη υψηλής ποιότητας, να μοιράζεται οθόνες και να συνεργάζεται σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, όλα σε ένα ασφαλές περιβάλλον. Επιπλέον, το Google Meet προσφέρει προηγμένες λειτουργίες, όπως αυτόματη μετάφραση υπότιτλων, υποστήριξη αίθουσας συσκέψεων και ηχογράφηση συσκέψεων, για να καλύψει τις ανάγκες επικοινωνίας και συνεργασίας της επιχείρησής σας.

Τέλος, το Google Workspace προσφέρει μια σειρά από εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας που μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να λειτουργήσει πιο αποτελεσματικά και να παραμείνει συνδεδεμένη. Με τη χρήση του Gmail με άλλες εφαρμογές Google Workspace, την κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων μέσω του Google Drive και τη φιλοξενία διαδικτυακών συσκέψεων με το Google Meet, μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτές τις λύσεις για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα και τη συνεργασία στο πλήρωμά σας.

Με την υιοθέτηση αυτών των εργαλείων συνεργασίας, δίνετε τη δυνατότητα στην επιχείρησή σας να παραμείνει ανταγωνιστική σε έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο, όπου η ικανότητα να προσαρμόζεστε γρήγορα και να εργάζεστε αποτελεσματικά ως ομάδα είναι απαραίτητη για την επιτυχία.