Η γραμμή θέματος είναι μια ουσιαστική πτυχή κάθε επαγγελματικού μηνύματος που θέλετε να στείλετε μέσω email. Για να πετύχει το email σας το σκοπό του, η γραμμή θέματος πρέπει να τραβήξει την προσοχή σας κατάλληλα. Πολλοί άνθρωποι δεν παίρνουν αυτή την πτυχή του email τους στα σοβαρά. Στην πραγματικότητα, μερικοί άνθρωποι απλώς στέλνουν email χωρίς θέμα και περιμένουν αποτελέσματα από τέτοια email! Η προσθήκη μιας γραμμής θέματος στο email της επιχείρησής σας δεν είναι προαιρετική δυνατότητα σύνταξης επαγγελματικού email, είναι βασικό μέρος της.
Ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε μερικούς από τους λόγους για τους οποίους τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία της επιχείρησής σας χρειάζονται πραγματικά αντικείμενα.
Αποφύγετε να θεωρείτε ανεπιθύμητη την αλληλογραφία σας
Τα email που αποστέλλονται χωρίς θέμα μπορούν να σταλούν στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αυτό γίνεται αυτόματα, οι άνθρωποι δεν παίρνουν στα σοβαρά τα μηνύματα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Επίσης, τα περισσότερα άτομα στα οποία θα στέλνατε email εργασίας είναι πολύ απασχολημένα για να σαρώσουν τον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Εάν θέλετε πραγματικά να διαβαστεί το email σας, βεβαιωθείτε ότι το θέμα του email σας είναι καλά καθορισμένο.
Αποφύγετε τη διαγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Ένα email χωρίς θέμα μπορεί να θεωρηθεί ότι δεν αξίζει να διαβαστεί. Όταν οι άνθρωποι ελέγχουν τα email τους, πιθανότατα διαγράφουν email χωρίς θέμα. Και έχουν καλούς λόγους για αυτό. Πρώτον, το email θα μπορούσε να θεωρηθεί ιός. Τα περισσότερα ευαίσθητα email έχουν κενές γραμμές θέματος. Επομένως, ο παραλήπτης σας μπορεί απλώς να το διαγράψει για να αποτρέψει την είσοδο ιών στο γραμματοκιβώτιο ή στον υπολογιστή του. Δεύτερον, τα email χωρίς θέμα μπορεί να θεωρηθούν άσχετα από τον παραλήπτη σας. Δεδομένου ότι έχει συνηθίσει να βλέπει πρώτα τις γραμμές θέματος, αυτές που δεν έχουν γραμμή θέματος πιθανότατα θα διαγραφούν ή δεν θα διαβαστούν, καθώς μπορεί να θεωρηθούν άσχετες.
Τραβήξτε την προσοχή του παραλήπτη
Το θέμα του email σας δίνει μια πρώτη εντύπωση στον συνομιλητή σας. Πριν από το άνοιγμα ενός e-mail, το θέμα καταρχήν υποδεικνύει το θέμα στον παραλήπτη και συχνά καθορίζει εάν το e-mail είναι ανοιχτό ή όχι. Επομένως, η κύρια λειτουργία μιας γραμμής θέματος είναι να τραβήξει την προσοχή του παραλήπτη προκειμένου να τον κάνει να ανοίξει και να διαβάσει το email. Αυτό σημαίνει ότι η γραμμή θέματος είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες που καθορίζει εάν το email σας θα διαβαστεί ή όχι (το όνομα και η διεύθυνση email σας είναι επίσης σημαντικά για τη διασφάλιση αυτού).
Η σημασία μιας γραμμής θέματος δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Ωστόσο, δεν είναι μόνο να έχετε μια γραμμή θέματος στο email σας για να αποτρέψετε το spam ή τη διαγραφή. Εστιάστε σε μια γραμμή θέματος που επιτυγχάνει τον επιθυμητό στόχο. Είναι μια γραμμή θέματος που θα εμπνεύσει τον παραλήπτη σας να ανοίξει το email σας, να το διαβάσει και να αναλάβει δράση.
Αποτελεσματική γραφή γραμμής θέματος
Κάθε επαγγελματικό email έχει σχεδιαστεί για να έχει αντίκτυπο στο μυαλό του παραλήπτη. Ένα αποτελεσματικό και καλά σχεδιασμένο θέμα αποτελεί ουσιαστικό σημείο εκκίνησης για την επίτευξη αυτού του στόχου. Ας ρίξουμε μια ματιά στα βασικά της σύνταξης μιας αποτελεσματικής γραμμής θέματος για επαγγελματικά email.
Κάντε το επαγγελματικό
Χρησιμοποιήστε μόνο επίσημη ή επαγγελματική γλώσσα για τα αντικείμενά σας. Τα επαγγελματικά email είναι συνήθως ημι-επίσημα ή επίσημα. Αυτό σημαίνει ότι οι γραμμές θέματός σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν αυτό προκειμένου το email σας να είναι επαγγελματικό και σχετικό.
Κάντε το σχετικό
Η γραμμή θέματός σας θα πρέπει να ενδιαφέρει τον παραλήπτη σας. Πρέπει να θεωρείται σχετικό για να διαβαστεί το email σας. Θα πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζει σωστά τον σκοπό του email σας. Εάν κάνετε αίτηση για εργασία, στη γραμμή θέματος θα πρέπει να αναγράφεται το όνομά σας και η θέση για την οποία κάνετε αίτηση.
Να είστε σύντομος
Το θέμα ενός επαγγελματικού email δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο. Σκοπός του είναι να τραβήξει την προσοχή του παραλήπτη με μια πτώση. Όσο περισσότερο είναι, τόσο πιο αδιάφορο γίνεται. Αυτό θα μειώσει τις πιθανότητες ανάγνωσης. Οι παραλήπτες που ελέγχουν email σε κινητές συσκευές ενδέχεται να μην βλέπουν όλες τις μεγάλες γραμμές θέματος. Αυτό μπορεί να εμποδίσει τον αναγνώστη να δει σημαντικές πληροφορίες στη γραμμή θέματος. Ως εκ τούτου, είναι προς το συμφέρον σας να διατηρείτε τις γραμμές θέματος των email της επιχείρησής σας συνοπτικές, ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση των email σας.
Κάντε το ακριβές
Είναι επίσης σημαντικό να κάνετε το θέμα σας συγκεκριμένο. Θα πρέπει να φέρει μόνο ένα μήνυμα. Εάν το email σας προορίζεται να μεταφέρει πολλαπλά μηνύματα (κατά προτίμηση αποφύγετε), το πιο σημαντικό θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στη γραμμή θέματος. Όποτε είναι δυνατόν, ένα επαγγελματικό email θα πρέπει να έχει μόνο ένα θέμα, μια ατζέντα. Εάν είναι απαραίτητο να παραδοθούν πολλά μηνύματα σε έναν παραλήπτη, θα πρέπει να αποστέλλονται ξεχωριστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διαφορετικούς σκοπούς.
Κάντε το χωρίς λάθη
Ελέγξτε για γραμματικά και τυπογραφικά λάθη. Θυμηθείτε, είναι η πρώτη εντύπωση. Εάν εμφανίζεται ένα γραμματικό ή τυπογραφικό λάθος από τη γραμμή θέματος, έχετε δημιουργήσει μια αρνητική εντύπωση στο μυαλό του παραλήπτη. Εάν το email σας διαβαστεί, ολόκληρο το email μπορεί να είναι χρωματισμένο με μια αρνητική προοπτική, επομένως, είναι σημαντικό να κάνετε μια διεξοδική διόρθωση της γραμμής θέματός σας πριν στείλετε τα email της επιχείρησής σας.
