Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συχνά μας επιτρέπει να επικοινωνούμε περισσότερο. Ως αποτέλεσμα, το Διαδίκτυο είναι γεμάτο συμβουλές για καλύτερη γραφή, λίστες με λόγους για να αποφύγετε την αποστολή email σε συγκεκριμένες ώρες ή συμβουλές για το πόσο γρήγορα πρέπει να απαντήσουμε κ.λπ. Ωστόσο, ο καλύτερος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε τη σύγχυση μπορεί να είναι να θυμάστε ότι ορισμένες συνομιλίες δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω email. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα.
Όταν διαβιβάζεις κακά νέα
Δεν είναι εύκολο να μεταφέρεις άσχημα νέα, ειδικά όταν πρέπει να τα μεταδώσεις στο αφεντικό ή στον διευθυντή σου. Ωστόσο, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να ελαχιστοποιήσετε τη δυσκολία. Πρώτα απ 'όλα, μην το αναβάλλετε και μην χάνετε χρόνο. πρέπει να αναλάβετε την ευθύνη και να εξηγήσετε διεξοδικά την κατάσταση. Το να δίνεις άσχημα νέα μέσω email δεν είναι καλή ιδέα, καθώς μπορεί να γίνει κατανοητό ως προσπάθεια αποφυγής συνομιλίας. Θα μπορούσατε να στείλετε πίσω την εικόνα ενός ατόμου που είναι φοβισμένο, ντροπιασμένο ή ακόμα και πολύ ανώριμο για να είναι προληπτικό. Έτσι, όταν έχετε άσχημα νέα να μεταφέρετε, κάντε το αυτοπροσώπως όποτε είναι δυνατόν.
Όταν δεν είσαι σίγουρος τι εννοείς
Γενικά, είναι καλό να προσπαθείτε να είστε προνοητικοί παρά αντιδραστικοί. Δυστυχώς, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προσφέρεται καλά για αυτό το είδος αντανακλαστικού. Αισθανόμαστε υποχρεωμένοι να αδειάσουμε τα εισερχόμενά μας, με τα περισσότερα email να απαιτούν απαντήσεις. Έτσι μερικές φορές, ακόμα και όταν δεν είμαστε σίγουροι πώς θα θέλαμε να ανταποκριθούμε, τα δάχτυλά μας αρχίζουν να χτυπούν ούτως ή άλλως. Αντίθετα, κάντε ένα διάλειμμα όταν πρέπει να κάνετε ένα. Αναζητήστε περισσότερες πληροφορίες για το θέμα, αντί να απαντήσετε πριν ξέρετε πραγματικά τι σκέφτεστε και τι θα θέλατε να πείτε.
Εάν αισθάνεστε βασανισμένοι από τον τόνο
Πολλοί από εμάς χρησιμοποιούμε email για να αποφύγουμε μια δύσκολη συζήτηση. Η ιδέα είναι ότι αυτό το μέσο μας δίνει την ευκαιρία να γράψουμε ένα email που θα φτάσει στο άλλο άτομο ακριβώς όπως ελπίζουμε. Αλλά, πολύ συχνά, δεν συμβαίνει αυτό. Το πρώτο πράγμα που υποφέρει είναι η αποτελεσματικότητά μας. Η δημιουργία ενός τέλεια φτιαγμένου email απαιτεί πολύ χρόνο. Έτσι, πολύ συχνά, το άλλο άτομο δεν θα διαβάσει το email μας όπως περιμέναμε ούτως ή άλλως. Έτσι, αν βρίσκεστε να βασανίζεστε από τον τόνο όταν γράφετε ένα email, αναρωτηθείτε αν και σε αυτήν την περίπτωση δεν θα ήταν πιο λογικό να χειριστείτε αυτήν τη συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο.
Εάν είναι μεταξύ 21h και 6h και είστε κουρασμένοι
Είναι πιο δύσκολο να σκέφτεσαι καθαρά όταν είσαι κουρασμένος και τα συναισθήματα μπορεί επίσης να ξεσπάσουν όταν βρίσκεσαι σε αυτή την κατάσταση. Επομένως, εάν κάθεστε στο σπίτι και δεν έχετε ωράριο γραφείου, σκεφτείτε να πατήσετε αποθήκευση πρόχειρου και όχι το κουμπί αποστολής. Αντίθετα, γράψτε ένα πρώτο προσχέδιο σε πρόχειρο, εάν σας βοηθά να ξεχάσετε το πρόβλημα, και διαβάστε το το πρωί πριν το οριστικοποιήσετε, όταν έχετε μια πιο φρέσκια προοπτική.
Όταν ζητάτε αύξηση
Ορισμένες συνομιλίες προορίζονται να γίνουν πρόσωπο με πρόσωπο, όταν θέλετε να διαπραγματευτείτε μια αύξηση, για παράδειγμα. Αυτό δεν είναι το είδος του αιτήματος που θέλετε να υποβάλετε μέσω email, κυρίως επειδή θέλετε να είναι σαφές και είναι ένα θέμα που το λαμβάνετε σοβαρά υπόψη. Επίσης, θέλετε να είστε διαθέσιμοι για να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με την αίτησή σας. Η αποστολή ενός email μπορεί να στείλει λάθος μήνυμα. Αν αφιερώσετε χρόνο για να συναντηθείτε προσωπικά με τον προϊστάμενό σας σε αυτές τις συνθήκες, θα σας φέρει περισσότερα αποτελέσματα.
