Ο μέσος Γάλλος υπάλληλος ξοδεύει περίπου το ένα τέταρτο της εβδομάδας περνώντας από εκατοντάδες email που στέλνει και λαμβάνει κάθε μέρα.
Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι είμαστε κολλημένοι στο γραμματοκιβώτιό μας για ένα μεγάλο μέρος της εποχής μας, πολλοί από εμάς, ακόμη και οι πιο επαγγελματίες, εξακολουθούν να μην γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά μηνύματα.
Στην πραγματικότητα, δεδομένου του όγκου των μηνυμάτων που διαβάζουμε και γράφουμε καθημερινά, είμαστε πιο πιθανό να κάνουμε δυσάρεστα λάθη, τα οποία μπορεί να έχουν σοβαρές επιχειρηματικές συνέπειες.
Σε αυτό το άρθρο, έχουμε καθορίσει τους πιο ουσιαστικούς κανόνες "cybercourt" που πρέπει να γνωρίζουμε.
Συμπεριλάβετε μια σαφή και άμεση γραμμή θέματος
Παραδείγματα καλής γραμμής θέματος περιλαμβάνουν «Αλλαγή ημερομηνίας συνάντησης», «Γρήγορη ερώτηση σχετικά με την παρουσίασή σας» ή «Προτάσεις για την πρόταση».
Οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν να ανοίξουν ένα email με βάση τη γραμμή θέματος, επιλέγουν ένα που επιτρέπει στους αναγνώστες να γνωρίζουν ότι αντιμετωπίζετε τις ανησυχίες ή τα εργασιακά τους ζητήματα.
Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση email της εταιρείας σας. Αλλά εάν χρησιμοποιείτε έναν προσωπικό λογαριασμό email, είτε είστε αυτοαπασχολούμενος είτε θέλετε να τον χρησιμοποιείτε περιστασιακά για επαγγελματική αλληλογραφία, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν επιλέγετε αυτήν τη διεύθυνση.
Θα πρέπει πάντα να έχετε μια διεύθυνση email με το όνομά σας, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ακριβώς ποιος στέλνει το email. Μην χρησιμοποιείτε ποτέ μια διεύθυνση email που δεν είναι κατάλληλη για εργασία.
Σκεφτείτε δύο φορές πριν κάνετε κλικ στο "απάντηση σε όλους"
Κανείς δεν θέλει να διαβάσει τα email 20 ατόμων που δεν έχουν καμία σχέση μαζί τους. Η παράβλεψη των email μπορεί να είναι δύσκολη, καθώς πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα στο smartphone τους ή αποσπώντας αναδυόμενα μηνύματα στην οθόνη του υπολογιστή τους. Αποφύγετε να κάνετε κλικ στο "απάντηση σε όλους", εκτός εάν πιστεύετε ότι όλοι στη λίστα πρέπει να λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφής
Δώστε στον αναγνώστη σας πληροφορίες για τον εαυτό σας. Συνήθως, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα, τον τίτλο, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, συμπεριλαμβανομένου ενός αριθμού τηλεφώνου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λίγη διαφήμιση για τον εαυτό σας, αλλά μην υπερβάλλετε με λόγια ή εικονογραφήσεις.
Χρησιμοποιήστε την ίδια γραμματοσειρά, μέγεθος και χρώμα με το υπόλοιπο email.
Χρησιμοποιήστε επαγγελματικά χαιρετισμούς
Μην χρησιμοποιείτε περιστασιακές, καθομιλουμένες εκφράσεις όπως «Γεια», «Γεια!» ή «Πώς είσαι;».
Η χαλαρή φύση των γραπτών μας δεν πρέπει να επηρεάζει τον χαιρετισμό σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "Γεια σας!" Είναι ένα πολύ άτυπο χαιρετισμό και γενικά, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται σε μια κατάσταση εργασίας. Χρησιμοποιήστε "Hello" ή "Good evening" αντί.
Χρησιμοποιήστε τα θαυμαστικά με φειδώ
Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα θαυμαστικό, χρησιμοποιήστε μόνο ένα για να εκφράσετε τον ενθουσιασμό σας.
Οι άνθρωποι μερικές φορές παρασύρονται και βάζουν πολλά θαυμαστικά στο τέλος των προτάσεών τους. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται πολύ συναισθηματικό ή ανώριμο, τα θαυμαστικά θα πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ στη γραφή.
Να είστε προσεκτικοί με το χιούμορ
Το χιούμορ μπορεί εύκολα να χαθεί στη μετάφραση χωρίς τον σωστό τόνο και τις σωστές εκφράσεις του προσώπου. Σε μια επαγγελματική συνομιλία, το χιούμορ είναι καλύτερο να μην υπάρχει στα email, εκτός αν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη. Επίσης, κάτι που πιστεύετε ότι είναι αστείο μπορεί να μην είναι σε κάποιον άλλο.
Γνωρίστε ότι οι άνθρωποι από διαφορετικούς πολιτισμούς μιλούν και γράφουν διαφορετικά
Η κακή επικοινωνία μπορεί εύκολα να προκύψει λόγω πολιτισμικών διαφορών, ειδικά στη γραπτή μορφή όταν δεν μπορούμε να δούμε τη γλώσσα του σώματος του άλλου. Προσαρμόστε το μήνυμά σας στο πολιτιστικό υπόβαθρο ή στο επίπεδο γνώσεων του παραλήπτη.
Είναι καλό να έχετε κατά νου ότι οι πολύ συμφραζοί πολιτισμοί (Ιαπωνικά, Αραβικά ή Κινέζικα) θέλουν να σας γνωρίσουν πριν δουλέψουν μαζί σας. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να είναι συνηθισμένο οι εργαζόμενοι στις χώρες αυτές να είναι πιο προσωπικοί στη συγγραφή τους. Από την άλλη πλευρά, οι άνθρωποι από πολιτισμούς χαμηλού περιβάλλοντος (Γερμανικά, Αμερικανικά ή Σκανδιναβικά) προτιμούν να πάνε πολύ γρήγορα στο σημείο.
Απαντήστε στα email σας, ακόμα κι αν το email δεν προοριζόταν για εσάς
Είναι δύσκολο να απαντήσετε σε όλα τα email που σας στέλνονται, αλλά θα πρέπει να προσπαθήσετε. Αυτό περιλαμβάνει περιπτώσεις όπου το email στάλθηκε κατά λάθος σε εσάς, ειδικά εάν ο αποστολέας αναμένει απάντηση. Η απάντηση δεν είναι απαραίτητη, αλλά είναι καλή εθιμοτυπία μέσω email, ειδικά αν αυτό το άτομο εργάζεται στην ίδια εταιρεία ή κλάδο με εσάς.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα απάντησης: «Ξέρω ότι είσαι πολύ απασχολημένος, αλλά δεν νομίζω ότι ήθελες να μου στείλεις αυτό το email. Και ήθελα να σας ενημερώσω για να το στείλετε στο σωστό άτομο. »
Ελέγξτε κάθε μήνυμα
Τα λάθη σας δεν θα περάσει απαρατήρητη από τους παραλήπτες του e-mail σας. Και, ανάλογα με τον παραλήπτη, μπορεί να κριθείτε για αυτό.
Μην βασίζεστε σε ορθογραφικούς ελέγχους. Διαβάστε και διαβάστε ξανά την αλληλογραφία σας πολλές φορές, κατά προτίμηση φωναχτά, πριν την στείλετε.
Προσθέστε τελευταία τη διεύθυνση email
Αποφύγετε την κατά λάθος αποστολή email πριν ολοκληρώσετε τη σύνθεσή του και τη διόρθωση του μηνύματος. Ακόμη και όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, είναι καλή ιδέα να αφαιρέσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και να την εισάγετε μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το μήνυμα είναι έτοιμο για αποστολή.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό παραλήπτη
Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί όταν πληκτρολογείτε ένα όνομα από το βιβλίο διευθύνσεών σας στη γραμμή «Προς» του email. Είναι εύκολο να επιλέξετε το λάθος όνομα, κάτι που μπορεί να είναι ενοχλητικό για εσάς και το άτομο που λαμβάνει το email κατά λάθος.
Χρησιμοποιήστε κλασικές γραμματοσειρές
Για την επαγγελματική αλληλογραφία, διατηρείτε πάντα τις γραμματοσειρές σας, τα χρώματα και τα τυποποιημένα μεγέθη.
Ο βασικός κανόνας: Τα μηνύματά σας θα πρέπει να είναι εύκολα για τους άλλους ανθρώπους να διαβάζουν.
Γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τύπο 10 ή 12 σημείων και μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά, όπως Arial, Calibri ή Times New Roman. Όσον αφορά το χρώμα, το μαύρο είναι η πιο ασφαλής επιλογή.
Κοιτάξτε τον τόνο σας
Ακριβώς όπως τα αστεία χάνονται στη μετάφραση, το μήνυμά σας μπορεί γρήγορα να παρερμηνευτεί. Θυμηθείτε ότι ο συνεντευξιακός σας δεν έχει τα φωνητικά συνθήματα και τις εκφράσεις του προσώπου που θα έρθουν σε μια συζήτηση "one-to-one".
Για να αποφύγετε τυχόν παρεξηγήσεις, συνιστάται να διαβάσετε το μήνυμά σας δυνατά πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Εάν σας φαίνεται δύσκολο, θα είναι δύσκολο για τον αναγνώστη.
Για καλύτερα αποτελέσματα, αποφύγετε τη χρήση εντελώς αρνητικών λέξεων («αποτυχία», «κακό» ή «παραβλέπεται») και λέτε πάντα «παρακαλώ» και «ευχαριστώ».
