Όταν ορισμένοι υπάλληλοι απουσιάζουν για διάφορους λόγους χωρίς να ειδοποιήσουν τον προϊστάμενό τους ή τον προϊστάμενό τους, δεν ξέρουν πώς να εκφράσουν την άποψή τους. Άλλοι δυσκολεύονται επίσης να ζητήσουν μια σύντομη άδεια όταν έχουν έναν αριθμό προσωπικά θέματα να πληρωθεί.
Ο αντίκτυπος της απουσίας σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση της εργασίας σας και από την πολιτική που ισχύει στον τόπο εργασίας σας. Η απουσία σας, ειδικά εάν δεν έχει ανακοινωθεί εκ των προτέρων, μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή για τον οργανισμό σας. Επομένως, πριν αποφασίσετε να φύγετε, σκεφτείτε το. Εάν αυτό συμβαίνει ή έχει συμβεί, η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε συγγνώμη ή εξήγηση στον προϊστάμενό σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και γρήγορα.
Πριν γράψετε ένα email αιτιολόγησης
Αυτό το άρθρο έχει σκοπό να δείξει πώς ένας υπάλληλος με έναν ή περισσότερους νόμιμους λόγους μπορεί να δικαιολογήσει την ανάγκη του να απουσιάζει ή τον λόγο για τον οποίο δεν μπορούσε να είναι παρών στη θέση του. Ως υπάλληλος, είναι σημαντικό να είστε σίγουροι για τις πιθανές συνέπειες μιας απουσίας χωρίς άδεια. Δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι το email της συγγνώμης σας θα λάβει θετική απάντηση. Ομοίως, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι όταν γράφετε ένα e-mail ζητώντας άδεια από την εργασία, θα ληφθεί θετικά.
Ωστόσο, όταν πρέπει να είστε απούσα για επείγοντες λόγους και δεν μπορείτε να φτάσετε στον προϊστάμενό σας, είναι απαραίτητο να γράψετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο το συντομότερο δυνατόν, όπου να αναφέρετε τους ακριβείς λόγους αυτής της απουσίας. Ομοίως, όταν γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι πρέπει να αντιμετωπίσετε σημαντικά προσωπικά ή οικογενειακά ζητήματα, είναι συνετό συνθέτουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη συγκατάθεσή σας για την ταλαιπωρία και κάποιες διευκρινίσεις, αν είναι δυνατόν. Το κάνετε αυτό με την ελπίδα ότι ελαχιστοποιείτε την επίδραση της προσωπικής σας ζωής στη δουλειά σας.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με την πολιτική και το πρωτόκολλο της εταιρείας σας σχετικά με τον τρόπο απουσίας από την ομάδα σας. Η εταιρεία μπορεί να κάνει ορισμένες παραχωρήσεις σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και να παρέχει έναν τρόπο διαχείρισής τους. Πιθανότατα θα υπάρχει μια πολιτική σχετικά με τον αριθμό των ημερών μεταξύ των ημερών που πρέπει να υποβάλετε αίτηση και των ημερών που θα λείπετε.
Οδηγίες για τη σύνταξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό ύφος
Αυτό το email είναι επίσημο. Θα πρέπει να είναι γραμμένο σε επίσημο στυλ. Από το θέμα μέχρι το συμπέρασμα, όλα πρέπει να είναι επαγγελματικά. Ο προϊστάμενός σας, μαζί με όλους τους άλλους, περιμένει από εσάς να εκφράσετε τη σοβαρότητα της κατάστασης στο email σας. Η υπόθεσή σας είναι πιο πιθανό να ακουστεί όταν γράφετε ένα τέτοιο email με επίσημο ύφος.
Στείλτε το email νωρίτερα
Έχουμε ήδη τονίσει τη σημασία του σεβασμού της πολιτικής της εταιρείας. Σημειώστε επίσης ότι αν θέλετε να γράψετε ένα email που να περιέχει επαγγελματική δικαιολογία, είναι σημαντικό να το κάνετε το συντομότερο δυνατό. Αυτό είναι ιδιαίτερα επιτακτικό όταν αποτύχετε και δεν έχετε έρθει να εργαστείτε χωρίς άδεια. Ενημέρωση του προϊσταμένου σας νωρίς μετά από αδικαιολόγητη απουσία μπορεί να αποφύγει μια προειδοποίηση. Με την έγκαιρη ειδοποίησή σας για την περίπτωση ανωτέρας βίας στην οποία βρίσκεστε, θα βοηθήσετε την εταιρεία να επιλέξει μια κατάλληλη αντικατάσταση ή να προβεί σε ρυθμίσεις.
Να είστε σύντομος με τις λεπτομέρειες
Να είσαι σύντομος. Δεν χρειάζεται να μπείτε σε λεπτομέρειες για το τι συνέβη που σας οδήγησε στο να μην είστε εκεί ή να λείπετε σύντομα. Απλώς αναφέρετε τα σημαντικά γεγονότα. Εάν ζητάτε άδεια εκ των προτέρων, αναφέρετε τις ημέρες που σκοπεύετε να λείπετε. Να είστε συγκεκριμένοι με τις ημερομηνίες, μην κάνετε εκτίμηση.
Προσφορά βοήθειας
Όταν γράφετε ένα δικαιολογητικό email για την απουσία σας, φροντίστε να δείξετε ότι ενδιαφέρεστε για την παραγωγικότητα της εταιρείας. Δεν είναι εντάξει να λέτε απλώς ότι θα λείπετε, προσφερθείτε να κάνετε κάτι που θα μειώσει τις επιπτώσεις της απουσίας σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να το κάνετε αυτό όταν επιστρέψετε ή μιλήσετε με έναν συνάδελφο για να σας αντικαταστήσει. Ορισμένες εταιρείες μπορεί να έχουν πολιτικές, όπως κρατήσεις μισθών για μέρες μακριά. Επομένως, προσπαθήστε να κατανοήσετε πλήρως την πολιτική της εταιρείας και πώς μπορείτε να συνεργαστείτε με αυτήν.
Παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 1: Πώς να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συγγνώμης (αφού χάσετε μια μέρα εργασίας)
Θέμα: Απόδειξη απουσίας από τις 19/11/2018
Γεια σας, κύριε Guillou,
Αποδεχτείτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως επίσημη ειδοποίηση ότι δεν μπόρεσα να παρευρεθώ στη δουλειά στις 19 Νοεμβρίου 2018 λόγω κρυολογήματος. Ο Λίαμ και ο Άρθουρ πήραν τη θέση μου ερήμην μου. Πραγματοποίησαν όλα τα καθήκοντα που μου είχαν ανατεθεί για εκείνη την ημέρα.
Ζητώ συγγνώμη που δεν μπορώ να επικοινωνήσω μαζί σας πριν φύγω από τη δουλειά. Ζητώ συγνώμη αν υπήρχε κάποια ταλαιπωρία για την εταιρεία.
Έχω επισυνάψει το ιατρικό μου πιστοποιητικό σε αυτό το email.
Παρακαλώ ενημερώστε με εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες.
Σας ευχαριστώ για την κατανόησή σας.
Cordialement,
Ethan Gaudin
Παράδειγμα email 2: Πώς να γράψετε ένα email συγγνώμης για μια μελλοντική απουσία από την εργασία σας
Θέμα: Διαχείριση της ημέρας απουσίας μου 17 / 12 / 2018
Αγαπητή κυρία Pascal,
Αποδεχτείτε αυτό το email ως επίσημη ειδοποίηση ότι θα απουσιάσω από την εργασία μου στις 17 Δεκεμβρίου 2018. Θα εμφανιστώ ως επαγγελματίας μάρτυρας στο δικαστήριο εκείνη την ημέρα. Σας ενημέρωσα για την κλήση μου στο δικαστήριο την περασμένη εβδομάδα και την επιτακτική ανάγκη να είμαι παρών.
Έκανα συμφωνία με τον Gabin Thibault από το τμήμα πληροφορικής, ο οποίος αυτή τη στιγμή βρίσκεται σε άδεια για να με αντικαταστήσει. Στα διαλείμματα του δικαστηρίου, θα τηλεφωνήσω για να δω αν χρειάζεται βοήθεια.
Σας ευχαριστώ.
Cordialement,
Έμα Βαλέ
