Poŝto aŭ poŝto: Kiu devus esti preferata?

Sendi leteron aŭ leteron al korespondanto estas tre disvastiĝinta praktiko. Eĉ se hodiaŭ ekzistas la ebleco rekomendi poŝton, estas klare, ke la poŝto garantias pli da rapideco en la transdono de mesaĝoj. Tamen, estas okazoj en la profesia kunteksto kie uzi retpoŝton estas pli avantaĝa ol letero. Dirite, la ĝusta uzo de ĝentilaj esprimoj ne estu neglektita. Poŝto aŭ poŝto: Kion oni preferu kaj kiuj ĝentilaj formuloj taŭgas en certaj cirkonstancoj?

Kiam sendi leterojn?

Estas konsilinde sendi leterojn en certaj specifaj kuntekstoj. Kelkfoje estas la leĝo, kiu devigas vin fari ĉi tion.

En la labormondo kutimas sendi rezignon leteron, peti maldungan intervjuon aŭ rompi la provperiodon per formaligo de la peto aŭ la decido per letero.

Koncerne la rilatojn kliento-provizanto, ni povas citi inter la cirkonstancoj postulantaj la adreson de letero, la formalan avizon pri nepagita fakturo, la pardonpetojn post la livero de misa produkto aŭ la formala avizo de livero de mendo.

Kiam vi preferu sendi profesian retpoŝton?

En la praktiko, sendi leteron konvenas al la ĉiutagaj interŝanĝoj, kiuj okazas en la profesia kunteksto. Ĉi tiu estas la kazo kiam temas sendi citaĵon al perspektivo, relanĉi klienton pri malfruiĝinta fakturo aŭ sendi dokumentojn al kolego.

Sed unu afero estas scii kiam uzi profesian retpoŝton kaj alia estas bone uzi ĝentilaj esprimoj.

Kio estas la strukturo por sekva retpoŝto?

La sekva retpoŝto de kliento ĝenerale estas strukturita en 7 partoj. Ni povas citi inter ĉi tiuj:

  • La personigita ĝentila formulo
  • La hoko
  • La kunteksto
  • la projekto
  • La voko al ago
  • La transiro
  • La fina ĝentila frazo

Koncerne la ĝentilan formulon komence de la retpoŝto, oni rekomendas personecigi ĝin. Vi povas diri ekzemple: "Saluton + Familia nomo / Antaŭnomo".

Koncerne la finan ĝentilan formulon, vi povas adopti ĉi tiun: "Atendante vian revenon, mi deziras al vi belan finon de la tago kaj kompreneble restu disponebla". Ĉi tiu ĝentila formulo konvenas al la kliento kun kiu vi havas iom ampleksan komercan rilaton aŭ al la kliento, kiun vi konas precipe.

Kiam temas pri kliento, kun kiu vi ne disvolvis ĉiutagan rilaton, la ĝentila formulo komence de la retpoŝto estu de la tipo "Sinjoro..." aŭ "Sinjorino...". Koncerne la ĝentilan formulon ĉe la fino de la retpoŝto, vi povas uzi la formulon "Atendante vian revenon, bonvolu akcepti la certigon de miaj plej bonaj sentoj".

Por transdoni citaĵojn al kliento, la strukturo estas preskaŭ la sama. Tamen, por sendi dokumentojn al kolego, nenio malhelpas vin saluti. Ĉe la fino de la retpoŝto, ankaŭ estas rekomenditaj ĝentilaj esprimoj kiel "Sincere" aŭ "Kindajn salutojn".