En ĉi tiu artikolo, ni montras al vi kiel respondi formale, per retpoŝto, al kolego, kiu petas al vi informojn en la profesia kunteksto. Vi trovos ankaŭ retpoŝto ŝablono por sekvi ĉiujn viajn respondojn.
Respondu peton por informo
Kiam kolego petas vin, ĉu retpoŝte aŭ parolante pri demando rilatigita al via laboro, estas normale provi helpi lin kaj provizi al li per pensema kaj sukcesa respondo. Ofte, vi devos reveni al li per retpoŝto, ĉu ĉar vi devas preni la tempon por kontroli la informon per via hierarkio, aŭ ĉar la respondo postulas iun esploradon de vi. Ĉiuokaze, vi devas respondi lin per sana retpoŝto, ĝentila kaj ĉefe, kiu alportos al li ion rilate al sia peto.
Iuj konsiletoj por respondi al kolego kiu petas vin por informo
Vi eble ne havas la respondon. Prefere ol diri al li ion ajn, tiam punu lin al persono, kiu scias pli bone informi lin. La plej grava afero estas respondi al li, ke vi ne scias, notu. Ĝi ĉiam devas doni la ŝancon resalti, ĉar la celo estas helpi lin.
Se vi havas la respondon, tiam prenu la tempon por kontroli ĝin, por kompletigi ĝin, por ke via retpoŝto sufiĉas por li kaj ke li ne bezonas serĉi pliajn informojn aliloke.
La konkludo de via retpoŝto devas montri al li, ke vi restos ĉe sia dispono, se li havas aliajn demandojn, tuj sekvante vian retpoŝton aŭ eĉ poste.
Retpoŝto ŝablono respondi peton por informo de kolego
Jen retpoŝta ŝablono por respondi al via kolego petanta informojn:
Temo: Informo-peto.
[Nomo de kolego],
Mi revenas al vi post via peto pri [objekto de la peto].
Vi trovos aldona dosierujo enhavanta la ĉefajn aferojn de ĉi tiu temo, kiun mi opinias, tre multe helpos vin. Mi ankaŭ metas [nomo de kolego] en kopio de ĉi tiu retpoŝto, ĉar ĝi helpos vin eĉ pli bone, li multe laboris pri ĉi tiu projekto.
Mi restas al via dispono, se vi havas aliajn demandojn,
Sincere
[Subskribo] "
