Retpoŝto estas la preferata komunika ilo por plej multaj el ni. Retpoŝto estas fabela ĉar vi ne devas esti disponebla samtempe kun via interparolanto por komuniki. Ĉi tio ebligas al ni antaŭeniri pri daŭraj aferoj kiam niaj kolegoj estas neatingeblaj aŭ ĉe la alia flanko de la mondo.

Tamen, la plimulto el ni dronas en senfina listo de retpoŝtoj. Laŭ raporto publikigita en 2016, la averaĝa komerca uzanto ricevas kaj sendas pli ol 100 retpoŝtojn ĉiutage.

Krome, retpoŝtoj tro tro facile miskompreniĝas. Freŝa Sendmail-studo trovis, ke 64% de homoj sendis aŭ ricevis retpoŝton, kiu kaŭzis koleron aŭ neintencan konfuzon.

Pro la volumo de retpoŝtoj, kiujn ni sendas kaj ricevas, kaj ĉar retpoŝtoj ofte malinterpretas, gravas skribi ilin klare kaj konciza.

Kiel korekte skribi profesian retpoŝton

Skribi mallongajn kaj konkretajn retpoŝtojn reduktos la tempon pasigitan por administri retpoŝtojn kaj faros vin pli produktiva. Tenante viajn retpoŝtojn mallongaj, vi verŝajne pasigos malpli da tempo por retpoŝtoj kaj pli da tempo por aliaj taskoj. Dirite, skribi klare estas kapablo. Kiel ĉiuj kapabloj, vi bezonos prilabori ĝian disvolviĝon.

Komence, vi eble bezonos tiom da tempo por skribi mallongajn retmesaĝojn kiel por skribi longajn retpoŝtojn. Tamen, eĉ se tiel estas, vi helpos viajn kolegojn, klientojn aŭ dungitojn esti pli produktivaj, ĉar vi aldonos malpli da malordo al ilia enirkesto, kio helpos ilin respondi al vi pli rapide.

Skribante klare, vi estos konata kiel iu, kiu scias kion ili volas kaj faras aferojn. Ambaŭ estas bonaj por viaj karierperspektivoj.

Do kion ĝi bezonas skribi klarajn, koncizajn kaj profesiajn retpoŝtojn?

Identigu vian celon

Klaraj retpoŝtoj ĉiam havas klaran celon.

Ĉiufoje kiam vi sidiĝas por skribi retmesaĝon, prenu kelkajn sekundojn por demandi vin: "Kial mi sendas ĉi tion? Kion mi atendas de la ricevanto?

READ  Ekzemploj de eksiĝleterŝablonoj por kasisto

Se vi ne povas respondi ĉi tiujn demandojn, vi ne devus sendi retpoŝton. Skribi retpoŝtojn sen scii, kion vi bezonas, perdas vian tempon kaj vian ricevanton. Se vi ne scias precize, kion vi volas, ĝi estos malfacile por vi esprimi vin klare kaj konkrete.

Uzu la regulon "Unu aferon samtempe"

Retpoŝtoj ne anstataŭas kunvenojn. Kun komercaj kunvenoj, ju pli da tagordaj aferoj vi laboras, des pli produktiva la renkontiĝo.

Kun retpoŝtoj, la malo estas vera. La malpli vi inkluzivas malsamajn temojn en viaj retpoŝtoj, la pli da aferoj estos komprenebla al via interparolanto.

Tial estas bona ideo praktiki la regulon "unu aferon samtempe". Certigu, ke ĉiu retpoŝto, kiun vi sendas, temas pri unu afero. Se vi bezonas komuniki pri alia projekto, skribu alian retpoŝton.

Ankaŭ estas bona tempo demandi vin, "Ĉu ĉi tiu retpoŝto vere bezonas?" Denove, nur absolute necesaj retpoŝtoj atestas la respekton de la persono al kiu vi sendas retpoŝtojn.

Praktiko de empatio

Empatio estas la kapablo vidi la mondon per la okuloj de aliaj. Kiam vi faras tion, vi komprenas iliajn pensojn kaj sentojn.

Kiam vi skribas retpoŝtojn, pensu pri viaj vortoj de la vidpunkto de la leganto. Kun ĉio, kion vi skribas, demandu vin:

  • Kiel mi povus interpreti ĉi tiun frazon, se mi ĝin ricevis?
  • Ĉu ĝi inkluzivas dubasencajn terminojn por specifi?

Ĉi tio estas simpla, tamen efika alĝustigo al la maniero, kiel vi devas skribi. Pensi pri la homoj, kiuj legos vin, transformos la manieron kiel ili respondas al vi.

Jen viva maniero por rigardi la mondon por helpi vin komenci. Plej multaj homoj:

  • Estas okupataj. Ili ne havas tempon por diveni kion vi volas, kaj ili ŝatus povi legi vian retpoŝton kaj respondi al ĝi rapide.
  • Ĝuu komplimenton. Se vi povas diri ion pozitivan pri ili aŭ sian laboron, faru ĝin. Viaj vortoj ne estos malŝparitaj.
  • Ŝatas esti dankita. Se la ricevanto helpis vin iel, memoru danki ilin. Vi devus fari ĉi tion eĉ kiam ilia laboro estas helpi vin.
READ  Retpoŝto ŝablono por senkulpigi al kolego

Malfermaj prezentoj

Kiam vi unue retpoŝtas iun, vi devas diri al la ricevanto, kiu vi estas. Vi povas kutime fari ĝin en unu frazo. Ekzemple: “Estis agrable renkonti vin ĉe [Okazaĵo X]. »

Unu maniero mallongigi enkondukojn estas skribi ilin kvazaŭ vi renkontus vizaĝon kontraŭ vizaĝo. Vi ne dezirus eniri en kvinminutan monologon kiam vi renkontas iun persone. Do ne faru ĝin retpoŝte.

Vi ne scias, ĉu enkonduko estas necesa. Eble vi jam kontaktis la ricevanton, sed vi ne scias, ĉu ŝi memoros vin. Vi povas lasi viajn kredojn en via elektronika subskribo.

Ĉi tio evitas miskomprenojn. Reprezenti vin al iu, kiu jam konas vin, ŝajnas malĝentila. Se ŝi ne certas ĉu ŝi konas vin, vi povas simple lasi ŝin kontroli vian subskribon.

Limigu vin al kvin frazoj

En ĉiu retpoŝto vi skribas, vi devas uzi sufiĉajn frazojn por diri kion vi bezonas, ne plu. Utila praktiko estas limigi vin al kvin frazoj.

Malpli ol kvin frazoj ofte estas brutalaj kaj malĝentilaj, pli ol kvin frazoj pri malŝparita tempo.

Estos tempoj, kiam ĝi neeblus resti retpoŝton enhavanta kvin frazojn. Sed en la plej multaj kazoj, kvin frazoj sufiĉas.

Adopti la disciplinon de la kvin frazoj kaj vi trovos vin skribante retpoŝtojn pli rapide. Vi ankaŭ ricevos pli da respondoj.

Uzu mallongajn vortojn

En 1946, George Orwell konsilis verkistojn neniam uzi longan vorton kie mallonga volos.

Ĉi tiu konsilo estas eĉ pli grava hodiaŭ, precipe kiam vi verkas retpoŝtojn.

Mallongaj vortoj montras respekton al via leganto. Per mallongaj vortoj, vi facile komprenis vian mesaĝon.

La sama estas vera pri mallongaj frazoj kaj alineoj. Eviti skribi grandajn blokojn de teksto, se vi volas ke via mesaĝo estu klara kaj facile komprenata.

Uzu la aktivan voĉon

La aktiva voĉo estas pli facile legebla. Ĝi ankaŭ instigas agadon kaj respondecon. Efektive, en la aktiva voĉo, la frazoj fokusiĝas al la homo, kiu agas. En la pasiva voĉo, la frazoj fokusiĝas al la objekto, pri kiu oni agas. En la pasiva voĉo, ĝi povas soni kvazaŭ aferoj okazas memstare. Aktive, aferoj okazas nur kiam homoj agas.

READ  Letera ŝablono por raporti eraron en via pagilo

Restu al norma strukturo

Kio estas la ŝlosilo por mallongigi viajn retpoŝtojn? Uzu norman strukturon. Ĉi tiu estas ŝablono, kiun vi povas sekvi por ĉiu retpoŝto, kiun vi skribas.

Krom teni viajn retpoŝtojn mallongaj, sekvante norman strukturon ankaŭ helpas vin skribi rapide.

Kun la tempo vi disvolvos strukturon, kiu funkcios por vi. Jen simpla strukturo por ke vi komencu:

  • saluto
  • Komplikaĵo
  • La kialo por via retpoŝto
  • Alvoko al ago
  • Malferma mesaĝo (Fermo)
  • subskribon

Ni rigardu ĉiun el ĉi tiuj en profundo.

  • Ĉi tiu estas la unua linio de la retpoŝto. "Saluton, [First Name]" estas tipa saluto.

 

  • Kiam vi retpoŝtas iun unuafoje, komplimento estas bonega komenco. Bone skribita komplimento ankaŭ povas servi kiel enkonduko. Ekzemple :

 

“Mi ĝuis vian prezenton je [temo] je [dato]. »

"Mi trovis vian blogon pri [temo] vere helpema. »

“Estis plezuro renkonti vin ĉe [okazaĵo]. »

 

  • La kialo por via retpoŝto. En ĉi tiu sekcio, vi diras, "Mi retpoŝtos por demandi pri..." aŭ "Mi scivolis, ĉu vi povus helpi pri..." Kelkfoje vi bezonos du frazojn por klarigi viajn kialojn por skribi.

 

  • Alvoko al ago. Unufoje vi klarigis la kialon por via retpoŝto, ne supozu, ke la ricevanto scios, kion fari. Provizi specifajn instrukciojn. Ekzemple:

"Ĉu vi povus sendi al mi tiujn dosierojn ĝis ĵaŭdo?" »

"Ĉu vi povus skribi ĉi tion en la venontaj du semajnoj?" "

“Bonvolu skribi pri tio Yann, kaj sciigi min kiam vi faros ĝin. »

Strukturigante vian peton en la formo de demando, la ricevanto estas invitita respondi. Alternative vi ankaŭ povas uzi: "sciigu min, kiam vi faris ĉi tion" aŭ "sciigu min, ĉu tio taŭgas por vi." "

 

  • ferma. Antaŭ sendi vian retpoŝton, nepre inkluzivu fermmesaĝon. Ĉi tio servas al la duobla celo ripeti vian vokon al ago kaj igi la ricevanton senti bone.

 

Ekzemploj de bonaj fermaj linioj:

“Dankon pro via tuta helpo pri ĉi tio. "

“Mi ne povas atendi aŭdi kion vi pensas. »

“Informu min, ĉu vi havas demandojn. "

  • Fini pensi aldoni vian subskribon antaŭitan per mesaĝo de salutoj.

Ĝi povus esti "Via", "Sincere", "Havu bonan tagon" aŭ "Dankon".