Hodiaŭ, retpoŝto estas la plej bona maniero komuniki kun facileco, rapideco kaj efikeco. Por profesiaj interŝanĝoj, ĝi estas la plej kutime uzita.
Skribi a profesia poŝtoNi devas respekti iujn kriteriojn, konsiletojn kaj regulojn, kiujn ni provos klarigi al vi laŭlonge de la artikolo.
Ekzemplo de redakta plano por profesia retpoŝto
Kelkfoje la poŝto povas esti komplikita administri en profesia kunteksto. La plano por sekvi por skribi profesian retpoŝton devas meti al dispozicio de la ricevilo ĉiujn necesajn elementojn mallongajn kaj precizajn.
Por skribi profesian retpoŝton, vi povas adopti la jenan planon:
- Klara kaj eksplicita objekto
- Formulo de apelacio
- Komenco, kiu devas situi la kuntekston de komunikado
- Ĝentila formulo fini
- Subskribo
Elektu la aferon de profesia retpoŝto
Oni kalkulas, ke profesiulo povas ricevi averaĝe 100 retpoŝtojn tage. Vi do devas elekti la temon de via retpoŝto por kuraĝigi ilin malfermi ĝin. Por fari tion, estas sekvendaj reguloj:
1-Skribi mallongan celon
Por pliigi la komencan rapidon de via retpoŝto, fakuloj rekomendas ideale uzi subjekton de 50 literoj maksimume.
Vi nur havas limigitan spacon por skribi vian celon, do vi devas elekti specifan celon, uzante verbajn agojn rilate al la enhavo de via retpoŝto.
Ĝenerale, longaj objektoj malriĉe legas sur inteligentaj telefonoj, kiuj estas pli kaj pli uzataj de profesiuloj por kontroli sian retpoŝton.
2-Agordu la temon de via retpoŝto
Se eble, vi devas mencii la nomon kaj unuan nomon de viaj kontaktoj ĉe la objekto. Ĝi estas elemento, kiu povas pliigi la malferman indicon.
Metante la detalojn de via ricevilo ĉe la nivelo de la temo de la retpoŝto, li sentos valoron kaj rekonon, kiu instigos lin malfermi kaj legi vian retpoŝton.
La korpo de profesia retpoŝto
Por skribi profesian retpoŝton, estas konvene skribi klare la korpon de via retpoŝto sen foriri de la temo kaj ĉio bazita sur certaj normoj de stilo kaj prezento.
Prizorgu skribi mallongan retpoŝton, kun mallongaj kaj precizaj frazoj, kiuj donos pli da komforto al via ricevanto.
Jen kelkaj memorindaj aferoj:
1-Uzi Klasikan Fonton
Plej multaj retpoŝtaj servoj permesas al la uzanto elekti la tiparon kaj stilon de la teksto. Se temas pri profesia retpoŝto, elektu klasikan tiparon kiel "Times New Roman" aŭ "Arial".
Ĝi ne rekomendas uzi ornaman tiparon.
Ni ankaŭ rekomendas:
- Adopti legeblan tiparon
- Eviti kursivojn, reliefigi aŭ kolorojn
- Ne skribi la tutan tekston en majuskloj
2-Skribanta bonan alvokan formulon
Por profesia retpoŝto, ĝi estas preferata kiel supre direkti la proponatan nombron, inkluzive de la titolo de civileco de la persono sekvita de sia familinomo.
3-Prezentu vin en la unua alineo
Se vi skribas al iu por la unua fojo (nova kliento ekzemple), estas tre grave prezenti vin kaj breve klarigi la celon de via mesaĝo.
Vi povas dediĉi al ĉi tiu malgranda prezento unu aŭ du frazojn.
4-La plej grava informo en prioritato
Post via prezento, ni iras al la plej grava punkto.
Estas tre interesa citi la plej gravan informon komence de via retpoŝto. Vi savos vian ricevantan tempon klarigante viajn intencojn.
Vi devas kapti la atenton de via korespondanto kaj iri rekte al la afero.
5-Uzu formalajn vortprovizojn
Pro tio ke vi skribas profesian retpoŝton, vi devas fari bonan impreson.
Ni konsilas vin skribi kompletajn frazojn en ĝentila stilo.
Oni ne rekomendas uzi:
- Slangaj vortoj;
- Senutilaj sigloj;
- Miensimboloj aŭ emojioj;
- Ŝercoj;
- Malĝentilaj vortoj;
6-Faru taŭgan konkludon
Por fini retpoŝton, ni devas pensi pri la subskribo por uzi, la tono por adopti, kaj la ĝentileman formulon por elekti.
Ni devas konsideri, ke profesia komunikado restas a tre kodita lingvo. Estas tre grave scii la regulojn kaj elekti la ĝustan formulon por uzi ĉe la fino de la retpoŝto.
La formulo uzita devas esti adaptita al la kvalito de ĝia ricevilo kaj la kunteksto de la interŝanĝo.
Ekzemple, se vi parolas kun kontrolisto aŭ kliento, vi povas uzi "bondezirojn", kiu estas la plej taŭga frazo. Dum se ĝi estas kolego, ni povas fini nian retpoŝton per la esprimo "Bona fino de la tago!" "
Koncerne al la subskribo, vi povas agordi vian retpoŝan programaron aŭtomate enmeti personigitan subskribon ĉe la fino de niaj retpoŝtoj.
Por esti efika, la subskribo devas esti mallonga:
- Ne pli ol 4 linioj;
- Ne pli ol 70 signoj po linio;
- Enigu vian nomon kaj familian nomon, vian funkcion, la nomon de la kompanio, vian retejan adreson, vian telefonan kaj faksan numeron, kaj eble ligon al via LinkedIn aŭ Viadeo-profilo;
ekzemple :
Robert Holliday
Reprezentanto de la kompanio Y
http: /www.votresite.com
Telefono. : 06 00 00 00 00 / Fakso: 06 00 00 00 00
Poŝtelefono: 06 00 00 00 00
Iuj ĝentilaj esprimoj:
- Kore;
- Sincerajn bondezirojn ;
- Sincerajn bondezirojn;
- Respekte;
- Korajn salutojn;
- Sincerajn bondezirojn ;
- Via,
- Estas plezuro revidi vin;
- Varmaj salutoj ...
Por homoj, kiujn ni konas aparte bone, ni povas uzi amikajn formulojn kiel "saluton", "amikecoj", "ĝis revido" ...
Aliaj ekzemploj de klasikaj formuloj:
- Bonvolu akcepti, sinjoro / sinjorino, la esprimon de miaj eminentaj sentoj;
- Bonvolu akcepti, sinjoro / sinjorino, la esprimon de miaj koraj salutoj;
- Bonvolu ricevi, sinjoro / sinjorino, miajn plej bonajn salutojn;
- Bonvolu ricevi, sinjoro / sinjorino, miajn respektajn kaj sindonajn sentojn;
- Bonvolu akcepti, sinjoro / sinjorino, miajn sincerajn salutojn;
- Bonvolu akcepti, sinjoro / sinjorino, la esprimon de mia plej alta konsidero;
- Petante vin akcepti miajn plej bonajn salutojn;
- Dankante vin pro via atento al mia peto;
- Degenu akcepti, sinjoro / sinjorino, la omaĝon de mia profunda respekto;
- Atendante legi de vi, bonvolu akcepti, sinjoro / sinjorino, la certigon pri mia plej alta konsidero;
- Kun mia dankemo, mi petas vin trovi ĉi tie, sinjoro / sinjorino, la esprimon de miaj eminentaj sentoj;
7-Inkluzivi aldonaĵojn
Koncerne al ligiloj, ne forgesu informi la ricevanton menciante ilin en la korpo de via retpoŝto kun ĝentileco.
Estas tre interesa mencii la grandecon kaj nombro da ligiloj senditaj al la ricevilo.
Fokuso: La renversita piramido
Koncerne la nomitan rektan piramidan metodon, ĝi konsistas el ekkribi la tekston de via profesia retpoŝto kun la ĉefaj informoj de via mesaĝo kaj poste daŭri kun la aliaj informoj en malsuprenira ordo de graveco.
Sed kial adopti ĉi tiun metodon?
Kutime la unua frazo legas pli bone ol la resto de la mesaĝo. Ĝi devas esti alloga. Adoptante la inversan piramidan metodon, ni povas facile kapti la atenton de la leganto kaj igi lin voli legi la retpoŝton ĝis la fino.
Koncerne al la redakcio, oni konvene uzas maksimumon de kvar alineoj, de 3 ĝis 4-linioj ĉiu, dum fokusado pri specifa ideo per paragrafo.
Se vi volas adopti ĉi tiun metodon, ni konsilas al vi uzi:
- relative mallongaj frazoj;
- ligantaj vortoj por kunligi la frazojn;
- nuna kaj profesia lingvo.
memorigilo
Kiel vi komprenis, profesia retpoŝto havas nenion komunan kun unu sendita al amiko. Estas reguloj, kiujn oni devas sekvi ĝis la letero.
1 Traktu la aferon zorge
Kiel ni klare specifis, vi devas ĝuste skribi la temon (aŭ temon) de via profesia retpoŝto. Ĝi devus esti konciza kaj eksplicita. Via ricevanto devas tuj kompreni la enhavon de via retpoŝto. Li do povas decidi ĉu tuj malfermi ĝin aŭ legi ĝin poste.
2-Esti ĝentila
Kiel vi bone komprenis, necesas uzi la formulojn de saluto kaj ĝentileco kunteksto.
La formuloj devus esti mallongaj kaj tre bone elektitaj.
3-Koreraj literoj
Antaŭ ĉio, vi devas reelegi vian retpoŝton kaj certigu, ke vi ne forgesis ajnan necesan informon, kaj kial ne havas iun alian legi ĝin. Estas tre interesa havi la opinion de alia persono.
Por korekti literojn kaj gramatikajn erarojn, ni konsilas al vi kopii kaj bati vian retpoŝton per vorto procesoro kaj fari aŭtomatan kontrolon. Eĉ se ĉi tiu programaro ne korektas ĉiujn erarojn, ĝi povas helpi vin. Alternative vi ankaŭ povas investi en profesia korekta programaro.
4-Subskribu vian retpoŝton
Estas tre grave aldoni subskribon al via profesia retpoŝto. Vi devas sekvi la regulojn listigitaj supre por skribi profesian subskribon.
Mencante la diversajn informojn pri via funkcio, via kompanio ... via ricevanto rapide komprenos, kiun li traktas.
5-Agordu vian retpoŝton
Se ĝi estas ĝenerala, la poŝto estas malpli verŝajna. Vi devas fari la ricevanton senti, ke la poŝto nur estas adresita al li. Do vi devas personecigi la celon, kaj elektu la formulon por adopti por komenci vian retpoŝton.
Se temas pri grupa retpoŝto, gravas krei malsamajn listojn laŭ la karakterizaĵoj de viaj ricevantoj, iliaj preferoj, iliaj interesoj kaj ilia loko. La segmentado de viaj ricevantoj permesas al vi pliigi la komencan rapidon de viaj retpoŝtoj.
6-Donu voli malfermi la poŝton
Kiam vi skribas profesian retpoŝton, vi ĉiam devas ke la ricevanto volas malfermi ĝin. Ĝenerale, la objekto estas la unua elemento, kiu puŝas korespondanton por malfermi vian retpoŝton kaj legi ĝin. Do vi devas doni pli gravecon al via objekto, resanigi ĝin kaj fari ĝin kiel alloga kiel ebla.
En la sama senso, la du unuaj frazoj de via retpoŝto devus fari ke la ricevanto volas daŭrigi leganta. Oni rekomendas citi la plej gravan informon komence de via retpoŝto kaj forigi la scivolemon de via korespondanto.
7-Evitu misajn celojn
Vi neniam devas uzi trompan celon por pliigi la malferman indicon de viaj retpoŝtoj.
Vi devus scii, ke via retpoŝto transportas vian bildon (aŭ la de via kompanio). Do, tre gravas eviti provokajn kaj trompantajn objektojn. La objekto devas konformiĝi al la enhavo de via retpoŝto.
8-Metu vin en la lokon de la leganto
Empatio estas tre grava elemento konsiderinda. Vi devas meti vin en la ŝuojn de via ricevanto por ĝuste verki la temon de via retpoŝto kaj fari ĝin alloga. Vi devas meti vin en la ŝuojn de via korespondanto kaj listigi serion de demandoj, kiujn li povas mem fari. El la respondoj vi povas adapti la titolon de via retpoŝto.
9-Uzi profesian retpoŝtadreson
Personaj adresoj kiel lovelygirl @ ... aŭ sinjoro @ ... estas absolute proscribi. En la kunteksto de profesiaj rilatoj, vi neniam estas alparolata al interparolanto uzante ĉi tiun specon de retpoŝtaj adresoj.
Oni rekomendas uzi profesian retpoŝtadreson, aŭ almenaŭ personan adreson kun via nomo kaj familinomo.
La profesia retpoŝto postulas tre bonan komunikadon, precizan vortotrezoron, koncizan tekston, klaran peton kaj nereprobablan literumadon. Alprenante la regulojn, konsilojn kaj konsilojn, kiujn ni ĵus citis, vi povas skribi allogan retpoŝton, kiu tuj interesos vian ricevanton kaj ekscios sian intereson.
