Retpoŝto ofte permesas al ni komuniki pli. Rezulte de tio, la interreto estas plena konsiloj por pli bona verkado, listoj de kialoj por eviti sendi retmesaĝojn en certaj tempoj, aŭ konsiloj pri kiom rapide ni respondu, ktp. Tamen, la plej bona maniero ŝpari tempon kaj eviti konfuzon povus esti memori, ke iuj konversacioj ne povas okazi per retpoŝto, jen kelkaj ekzemploj.

Kiam vi pasas malbonajn novaĵojn

Ne estas facile transdoni malbonajn novaĵojn, precipe kiam vi devas transdoni ĝin al via estro aŭ administranto. Sed, ekzistas pluraj manieroj por minimumigi la malfacilecon. Antaŭ ĉio, ne prokrastu ĝin kaj ne perdu tempon; vi devas preni respondecon kaj klarigi la situacion ĝisfunde. Doni malbonajn novaĵojn per retpoŝto ne estas bona ideo, ĉar ĝi povas esti komprenita kiel provo eviti konversacion. Vi povus resendi la bildon de homo, kiu estas timema, embarasita aŭ eĉ tro nematura por esti iniciatema. Do kiam vi havas malbonajn novaĵojn por liveri, faru ĝin persone kiam ajn eblas.

Kiam vi ne estas tute certa, kion vi volas diri

Ĝenerale, estas bone strebi esti iniciatema prefere ol reaktiva. Bedaŭrinde, retpoŝto bone pruntas sin al ĉi tia reflekso. Ni sentas nin devigitaj malplenigi niajn enirkeston, kun plej multaj retpoŝtoj postulas respondojn. Do foje, eĉ kiam ni ne estas tute certaj, kiel ni ŝatus respondi, niaj fingroj tamen ekfrapas. Anstataŭe, faru paŭzon kiam vi bezonas preni unu. Serĉu pli da informoj pri la temo, prefere ol respondi antaŭ ol vi vere scias, kion vi pensas kaj kion vi ŝatus diri.

READ  Ŝablona retpoŝto por respondi al peto de informo de kontrolisto

Se vi sentas turmentita de la tono

Multaj el ni uzas retpoŝton por eviti malfacilan konversacion. La ideo estas, ke ĉi tiu rimedo donas al ni la ŝancon skribi retmesaĝon, kiu atingos la alian homon ĝuste kiel ni esperas. Sed, tro ofte, tio ne okazas. La unua afero, kiu suferas, estas nia efikeco; krei perfekte kreitan retpoŝton prenas tiom da tempo. Do, sufiĉe ofte, la alia persono ne legos nian retmesaĝon kiel ni atendis ĉiuokaze. Do, se vi trovos vin turmentita de la tono kiam vi skribas retmesaĝon, demandu vin, ĉu ankaŭ ĉi-kaze ne havus pli da senco trakti ĉi tiun konversacion vizaĝ-al-vizaĝe.

Se ĝi estas inter 21h kaj 6h kaj vi estas laca

Estas pli malfacile pensi klare kiam vi estas laca, kaj emocioj ankaŭ povas altiĝi kiam vi estas en ĉi tiu stato. Do se vi sidas hejme, kaj vi estas ekster oficejaj horoj, konsideru premi konservi malneton anstataŭ la sendi butonon. Anstataŭe, skribu unuan skizon en malneto, se ĝi helpas vin forgesi la problemon, kaj legu ĝin matene antaŭ fini ĝin, kiam vi havas pli freŝan perspektivon.

Kiam vi petas pliigon

Kelkaj konversacioj estas intencitaj por esti havitaj vizaĝ-al-vizaĝe, kiam vi serĉas negoci plialtigon, ekzemple. Ĉi tio ne estas la speco de peto, kiun vi volas fari per retpoŝto, ĉefe ĉar vi volas ke ĝi estu klara kaj ĝi estas afero, kiun vi prenas serioze. Ankaŭ vi volas esti disponebla por respondi demandojn pri via kandidatiĝo. Sendi retmesaĝon povus sendi la malĝustan mesaĝon. Preni la tempon renkonti persone kun via superulo en ĉi tiuj cirkonstancoj alportos al vi pli da rezultoj.