Agordu vian domajnon kaj kreu profesiajn retadresojn

 

Por krei profesiajn retpoŝtadresojn kun Google Workspace, la unua paŝo estas aĉeti kutiman domajnan nomon. La domajna nomo reprezentas la identecon de via komerco interrete kaj estas esenca por plifortigi vian markan bildon. Vi povas aĉeti domajnan nomon de domajna registristo, kiel ekzemple Google Domajnoj, jonojaŭ OVH. Kiam vi aĉetas, nepre elektu domajnan nomon, kiu reflektas vian komercan nomon kaj facile memoreblas.

 

Agordu domajnon kun Google Workspace

 

Post aĉeto de domajna nomo, vi devas agordu kun Google Workspace por povi uzi la komercajn retpoŝtajn servojn de Guglo. Jen la paŝoj por agordi vian domajnon:

  1. Registriĝu al Google Workspace elektante planon, kiu konvenas al via komerca grandeco kaj specifaj bezonoj.
  2. Dum la registra procezo, oni petos vin enigi vian propran domajnan nomon.
  3. Google Workspace provizos al vi instrukciojn por kontroli la proprieton de via domajno kaj starigi la postulatajn Domajnan Nomsistemon (DNS) rekordojn. Vi devos ensaluti al la kontrolpanelo de via domajna registristo kaj aldoni la registrojn MX (Poŝto-Interŝanĝo) provizitajn de Google. Ĉi tiuj registroj estas uzataj por sendi retpoŝtojn al la poŝtserviloj de Google Workspace.
  1. Post kiam la DNS-rekordoj estas agorditaj kaj la domajno kontrolita, vi povos aliri la administran konzolon de Google Workspace por administri vian domajnon kaj servojn.

 

Kreu personecigitajn retadresojn por viaj dungitoj

 

Nun kiam via domajno estas agordita kun Google Workspace, vi povas komenci krei personecigitajn retadresojn por viaj dungitoj. Por fari tion, sekvu ĉi tiujn paŝojn:

  1. Ensalutu al la administra konzolo de Google Workspace uzante vian administran konton.
  2. Alklaku "Uzantoj" en la maldekstra menuo por aliri la liston de uzantoj en via organizo.
  3. Alklaku la butonon "Aldoni Uzanton" por krei novan uzantan konton. Vi devos provizi informojn kiel nomo kaj familia nomo kaj dezirata retadreso por ĉiu dungito. La retadreso estos aŭtomate kreita kun via propra domajna nomo (ekz. dungito@viakompanio.com).
  1. Post kiam la kontoj estas kreitaj, vi povas asigni rolojn kaj permesojn al ĉiu uzanto laŭ iliaj respondecoj ene de la kompanio. Vi ankaŭ povas sendi al ili instrukciojn por agordi iliajn pasvortojn kaj aliri ilian Gmail-konton.
  2. Se vi volas krei ĝeneralajn retadresojn, kiel ekzemple kontakto@viakompanio.com ou subteno@viakompanio.com, vi povas agordi uzantgrupojn kun komunaj retadresoj. Ĉi tio permesas al pluraj dungitoj ricevi kaj respondi retpoŝtojn senditajn al ĉi tiuj ĝeneralaj adresoj.

Sekvante ĉi tiujn paŝojn, vi povos agordi vian domajnon kaj krei laborajn retadresojn por viaj dungitoj uzante Google Workspace. Ĉi tiuj personecigitaj retadresoj plibonigos la markon de via kompanio kaj provizos profesian sperton por viaj klientoj kaj partneroj kiam ili komunikas kun vi per retpoŝto.

Administri retpoŝtajn kontojn kaj uzantajn agordojn en Google Workspace

 

La administra konzolo de Google Workspace faciligas administri uzantkontojn en via kompanio. Kiel administranto, vi povas aldoni novajn uzantojn, redakti iliajn kontajn informojn kaj agordojn, aŭ forigi kontojn kiam dungitoj forlasas la kompanion. Por plenumi ĉi tiujn agojn, iru al la sekcio "Uzantoj" en la administra konzolo kaj elektu la koncernan uzanton por modifi iliajn agordojn aŭ forigi ilian konton.

 

Administri uzantgrupojn kaj alirrajtojn

 

Uzantgrupoj estas efika maniero organizi kaj administri alirrajtojn al rimedoj kaj servoj de Google Workspace en via kompanio. Vi povas krei grupojn por malsamaj fakoj, fakoj aŭ projektoj, kaj aldoni membrojn al ili laŭ iliaj roloj kaj respondecoj. Por administri uzantgrupojn, navigu al la sekcio "Grupoj" en la administra konzolo de Google Workspace.

Grupoj ankaŭ helpas kontroli aliron al komunaj dokumentoj kaj dosierujoj, simpligante la administradon de permesoj. Ekzemple, vi povas krei grupon por via merkata teamo kaj doni al ili aliron al specifaj merkataj rimedoj en Google Drive.

 

Apliki sekurecajn politikojn kaj mesaĝajn regulojn

 

Google Workspace ofertas multajn eblojn por sekurigi vian retpoŝtan medion kaj protekti viajn komercajn datumojn. Kiel administranto, vi povas plenumi diversajn sekurecpolitikojn kaj mesaĝajn regulojn por certigi plenumadon kaj protekti viajn uzantojn kontraŭ interretaj minacoj.

Por agordi ĉi tiujn agordojn, navigu al la sekcio "Sekureco" en la administra konzolo de Google Workspace. Jen kelkaj ekzemploj de politikoj kaj reguloj, kiujn vi povas starigi:

  1. Pasvortpostuloj: Fiksu regulojn pri la longeco, komplekseco kaj valideco de la pasvortoj de viaj uzantoj por helpi konservi kontojn pli sekuraj.
  2. Dufaktora aŭtentigo: Ebligu dufaktoran aŭtentikigon (2FA) por aldoni kroman tavolon de sekureco dum ensaluto de uzantoj en sian konton.
  3. Retpoŝta Filtrado: Agordu regulojn por bloki aŭ kvaranteni spam-retpoŝtojn, phishing-provojn kaj mesaĝojn kun malicaj aldonaĵoj aŭ ligiloj.
  4. Alirlimigoj: Limigu aliron al servoj kaj datumoj de Google Workspace laŭ loko, IP-adreso aŭ aparato uzata por ensaluti.

Aplikante ĉi tiujn retpoŝtajn sekurecpolitikojn kaj regulojn, vi helpos protekti vian komercon kaj dungitojn kontraŭ interretaj minacoj kaj certigi konformecon al aplikeblaj regularoj.

Resume, administri retpoŝtajn kontojn kaj uzantajn agordojn en Google Workspace estas kritika aspekto por konservi vian retpoŝtan medion glate kaj sekure. Kiel administranto, vi respondecas pri administrado de uzantkontoj, uzantgrupoj kaj alirrajtoj, kaj ankaŭ pri aplikado de sekurecaj politikoj kaj retpoŝtaj reguloj adaptitaj al viaj komercaj bezonoj.

Profitu la kunlaborajn kaj komunikajn ilojn proponitajn de Google Workspace

 

Google Workspace proponas integran serion de aplikoj kiuj permesas efika kunlaboro inter viaj teamanoj. Uzante Gmail kun aliaj aplikaĵoj de Google Workspace, vi povas utiligi sinergiojn inter malsamaj fakoj por plibonigi produktivecon kaj komunikadon tra via komerco. Jen kelkaj ekzemploj de utilaj integriĝoj inter Gmail kaj aliaj aplikaĵoj de Google Workspace:

  1. Google Calendar: Planu kunvenojn kaj eventojn rekte de Gmail, aldonante invitojn al viaj kalendaroj aŭ al viaj kolegoj.
  2. Google Kontaktoj: Administru viajn komercajn kaj personajn kontaktojn en unu loko, kaj aŭtomate sinkronigu ilin kun Gmail.
  3. Google Drive: Sendu grandajn aldonaĵojn per Google Drive, kaj kunlaboru pri dokumentoj
    en reala tempo rekte de Gmail, sen devi elŝuti aŭ retpoŝti plurajn versiojn.
  1. Google Keep: Prenu notojn kaj kreu farolistojn rekte de Gmail, kaj sinkronigu ilin tra ĉiuj viaj aparatoj.

 

Kunhavigu dokumentojn kaj dosierojn kun Google Drive

 

Google Drive estas interreta dosiera stokado kaj kunhava ilo, kiu faciligas kunlaboron en via komerco. Uzante Google Drive, vi povas kunhavigi dokumentojn, kalkultabelojn, prezentojn kaj aliajn dosierojn kun viaj kolegoj, kontrolante la permesojn de ĉiu uzanto (nurlega, komenti, redakti). Por dividi dosierojn kun membroj de via teamo, simple aldonu ilin kiel kunlaborantojn en Google Drive aŭ dividu ligilon al la dosiero.

Google Drive ankaŭ ebligas al vi labori en reala tempo pri komunaj dokumentoj danke al la aplikaĵoj de la suite Google Workspace, kiel Google Docs, Google Sheets kaj Google Slides. Ĉi tiu realtempa kunlaboro helpas vian teamon labori pli efike kaj evitas la ĝenon de pluraj versioj de la sama dosiero.

 

Organizu interretajn renkontiĝojn kun Google Meet

 

Google Meet estas videokonferenca solvo integrita en Google Workspace, kiu faciligas interretajn renkontiĝojn inter viaj teamanoj, ĉu ili estas en la sama oficejo aŭ disvastigitaj tra la mondo. Por aranĝi interretan renkontiĝon kun Google Meet, simple planu eventon en Google Calendar kaj aldonu ligilon de Meet-renkontiĝo. Vi ankaŭ povas krei ad hoc renkontiĝojn rekte de Gmail aŭ la Google Meet-aplikaĵo.

Kun Google Meet, via teamo povas partopreni en altkvalitaj videorenkontiĝoj, dividi ekranojn kaj kunlabori pri dokumentoj en reala tempo, ĉio en sekura medio. Aldone, Google Meet ofertas altnivelajn funkciojn, kiel aŭtomata traduko de bildotekstoj, subteno de kunvenĉambro kaj registrado de kunvenoj, por plenumi viajn komercajn komunikadon kaj kunlaborajn bezonojn.

Fine, Google Workspace ofertas gamon da kunlaboraj kaj komunikaj iloj, kiuj povas helpi vian komercon labori pli efike kaj resti konektita. Uzante Gmail kun aliaj aplikaĵoj de Google Workspace, dividante dosierojn kaj dokumentojn per Google Drive kaj gastigante interretajn kunvenojn kun Google Meet, vi povas utiligi ĉi tiujn solvojn por plibonigi produktivecon kaj kunlaboron ene de via skipo.

Adoptante ĉi tiujn kunlaborajn ilojn, vi rajtigas vian komercon resti konkurenciva en ĉiam ŝanĝiĝanta mondo, kie la kapablo adaptiĝi rapide kaj labori efike kiel teamo estas esenca por sukceso.