Skribu legi

Kolego ĵus retpoŝtis al vi pri renkontiĝo, kiun vi havas post unu horo. La retpoŝto devas enhavi la ŝlosilajn informojn, kiujn vi devas prezenti, kiel parto de grava projekto.

Sed estas problemo: la retpoŝto estas tiel malbone skribita, ke vi ne povas trovi la necesajn datumojn. Estas literumaj eraroj kaj nekompletaj frazoj. La alineoj estas tiel longaj kaj konfuzaj, ke necesas al vi trioble pli longe kiom necesas por trovi la informojn, kiujn vi volas. Kiel rezulto, vi estas nepreparita por la renkontiĝo kaj ĝi ne iras tiel bone kiel vi esperis.

Ĉu vi iam renkontis situacion similan al ĉi tiu? En mondo troŝarĝita de informoj, estas esence komuniki klare, koncize kaj efike. Homoj ne havas tempon por legi librolongajn retpoŝtojn, kaj ili ne havas la paciencon interpreti retmesaĝojn malbone konstruitajn kaj kie utilaj informoj estas disĵetitaj ĉie.

Plus via Skribi kapablojn estas bonaj, des pli bona estos la impreso, kiun vi faros al tiuj ĉirkaŭ vi, inkluzive de via estro, kolegoj kaj klientoj. Vi neniam scias kiom malproksimen kondukos vin ĉi tiuj bonaj impresoj.

En ĉi tiu artikolo ni vidos kiel vi povas plibonigi viajn skribajn kapablojn kaj eviti komunajn erarojn.

Aŭskultantaro kaj formato

La unua paŝo por klare skribi estas elekti la taŭgan formaton. Ĉu vi bezonas sendi neformalan retmesaĝon? Ĉu verki detalan raporton? Aŭ skribi formalan leteron?

La formato, kune kun via spektantaro, difinos vian "skriban voĉon", t.e kiel formala aŭ malstreĉa la tono estu. Ekzemple, se vi skribas retpoŝton al ebla kliento, ĉu ĝi havu la saman tonon kiel retpoŝto al amiko?

Definitive ne.

Komencu identigante, kiu legos vian mesaĝon. Ĉu ĝi estas por altrangaj oficuloj, la tuta teamo aŭ grupeto laboranta pri specifa dosiero? En ĉio, kion vi skribas, viaj legantoj aŭ ricevantoj devas difini vian tonon kaj ankaŭ aspektojn de la enhavo.

READ  La raporta aktiveco, la esenca ilo por reklami vian verkon.

Komponado kaj stilo

Unufoje vi scias, kion vi skribas kaj por kiu vi skribas, vi devas komenci skribi.

Malplena, blanka komputila ekrano ofte timigas. Estas facile blokiĝi ĉar vi ne scias kiel komenci. Provu ĉi tiujn konsiletojn por verki kaj formati vian dokumenton:

 

  • Komencu kun via spektantaro: Memoru, ke viaj legantoj eble nenion scias pri tio, kion vi rakontas al ili. Kion ili devus scii unue?
  • Krei planon: Ĉi tio estas precipe utila se vi verkas pli longan dokumenton, kiel raporton, prezenton aŭ paroladon. Skizoj helpas vin identigi kiujn paŝojn sekvi en kiu ordo kaj dividi la taskon en regeblajn informojn.
  • Provu iom da empatio: Ekzemple, se vi skribas vendan retpoŝton por eblaj klientoj, kial ili zorgu pri via produkto aŭ via vendoprezento? Kio estas la avantaĝo por ili? Memoru la bezonojn de via publiko ĉiam.
  • Uzu la retorikan triangulon: Se vi provas persvadi iun fari ion, nepre klarigu kial homoj devus aŭskulti vin, transpreni vian punkton en maniero kiu engaĝigos vian spektantaron, kaj prezentos la informojn en racia kaj kohera maniero.
  • Identigu vian ĉefan temon: Se vi malfacilas difini la ĉeftemon de via mesaĝo, ŝajnigu, ke vi restas 15 sekundoj por klarigi vian pozicion. Kion vi diras ? Ĉi tio verŝajne estas via ĉefa temo.
  • Uzu klaran lingvon: Krom se vi verkas sciencan artikolon, plej bone estas uzi simplan, simplan lingvon. Ne uzu longajn vortojn nur por imponi homojn.

strukturo

Via dokumento devus esti tiel amika kiel eble. Uzu titolojn, subtekstojn, kuglojn kaj nombrojn kiel eble plej multe por disigi la tekston.

Finfine, kio povus esti pli facile legebla: paĝo plenigita de longaj alineoj aŭ paĝo dividita en mallongajn alineojn kun sekciotitoloj kaj kuglopunktoj? Dokumento facile skanebla estos legita pli ofte ol dokumento kun longaj, densaj alineoj.

READ  Faru bonan skribplanon ĉe la laboro

Titoloj devas kapti la atenton de la leganto. Uzi demandojn ofte estas bona ideo, precipe en reklama kopio, ĉar demandoj helpas teni la leganton interesita kaj scivolema.

En retpoŝtoj kaj proponoj, uzu mallongajn, faktajn titolojn kaj subtekstojn, kiel ekzemple tiuj en ĉi tiu artikolo.

Aldonante grafikojn ankaŭ estas inteligenta maniero por disigi vian tekston. Ĉi tiuj vidaj helpoj ne nur permesas al la leganto atenti sian atenton, sed ankaŭ komuniki gravan informon multe pli rapide ol la teksto.

Gramatikaj eraroj

Vi verŝajne scias, ke eraroj en via retpoŝto faros vian laboron aspekti neprofesia. Nepras eviti krudajn erarojn, ricevante al vi literumkontrolilon kaj reviziante vian literumon kiel eble plej multe.

Jen kelkaj ekzemploj de komune uzataj vortoj:

 

  • Mi sendas / sendas / sendas vin

 

La verbo "sendi" esti verbo de la unua grupo, oni ĉiam skribos en la unua persono de la unuopa "Mi sendas" per "e". "Sendo" sen "kaj" estas nomo ("sendo") kaj povas esti pluralo: "ekspedicioj".

 

  • Mi aliĝas al vi / mi aliĝas al vi

 

Unu ĉiam skribos "Mi aliĝas al vi" per "s". "Aro" kun "t" estas la konjugacio de la tria unuopa persono "li kunigas".

 

  • Templimo / limdato

 

Eĉ se "bumper" fiksiĝas al ina nomo, ne enmetu tenton kaj ĉiam skribu "bumper" sen "kaj".

 

  • Rekomendo / rekomendo

 

Se en la angla ni skribas "rekomendon" per "e", en la franca ni ĉiam skribas "rekomendon" per "a".

 

  • Ĉu estas / estas tie / estas tie

 

Ni aldonas eŭfonan "t" en demandaj formuloj por faciligi elparolon kaj malebligi du vokalojn sinsekve. Ni do skribos "estas tie".

 

  • En terminoj de / en terminoj de

 

Oni neniam skribas "en terminoj de" sen "s". Efektive estas ĉiam pluraj "terminoj" en la uzo de ĉi tiu esprimo.

READ  Kia ĝentila frazo sekvu la strukturon "Atendata..."?

 

  • De / inter

 

Atentu, ke vi ne estu trompita per la vorto "krom", kiu finiĝas per "s". Oni neniam skribas "inter" kun "s". Ĝi estas prepozicio kaj ĝi estas senŝanĝa.

 

  • Kiel konsentite / kiel konsentis

 

Eĉ fiksita al ina nomo, "kiel konsentite" ĉiam estas senŝanĝa kaj neniam prenas "e".

 

  • Konservado / servo

Ne konfuzas la nomon kaj la verbon. La nomo "intervjuo" sen "t" priskribas interŝanĝon aŭ "labor-intervjuon". La konjugaciita verbo en la tria persono de la unuopa "subtenas" estas uzata kiam temas pri agado de subtenado de io.

Kelkaj el viaj legantoj ne perfektiĝos en ortografio kaj gramatiko. Ili eble ne rimarkas, ĉu vi faras ĉi tiujn erarojn. Sed ne uzu ĉi tion kiel ekskuzon: kutime estos homoj, precipe altaj plenumuloj, kiuj rimarkos!

Tial ĉio, kion vi skribas, devus esti de akceptebla kvalito por ĉiuj legantoj.

konfirmo

La malamiko de bona provlegado estas rapideco. Multaj homoj rapidas tra siaj retpoŝtoj, sed tiel vi maltrafas erarojn. Sekvu ĉi tiujn instrukciojn por kontroli tion, kion vi skribis:

  • Kontrolu viajn titolojn kaj piedliniojn: Homoj ofte ignoras ilin por koncentriĝi nur al la teksto. Nur ĉar la kaplinioj estas grandaj kaj aŭdacaj ne signifas, ke ili estas seneraraj!
  • Legu la retpoŝton laŭte: Ĉi tio devigas vin iri pli malrapide, kio signifas, ke vi estas pli verŝajne detekti erarojn.
  • Uzu vian fingron por sekvi la tekston laŭ via legado: Ĝi estas alia afero, kiu helpas vin malrapidigi.
  • Komencu ĉe la fino de via teksto: Re-legi frazon de la fino ĝis la komenco, ĝi helpas vin fokusigi la erarojn kaj ne la enhavon.