La raporto: 4 esencaj punktoj por scii por sukcesi

Vi devas fari raporto, aŭ raporton, laŭ peto de via peranto. Sed vi ne scias de kie komenci aŭ kiel ĝin formuli.

Jen mi malkaŝas simplan proceduron en 4-punktoj por realigi ĉi tiun raporton efike kaj kun certa rapido. Ĝi devas esti skribita en logika kronologio.

Kion utilas raporto?

Ĝi donas la kapablon al la homo, por kiu ĝi celas povi fidi la prezentitaj datumoj decidi pri ago. La informoj registritaj en la raporto ebligas respondi al unu aŭ pluraj demandoj necesaj por decidiĝo.

Dirite, dungito kapablas skribi raporton por proponi sugestojn al sia kontrolisto pri specifa temo por plibonigi, ekzemple pri organizado de servo aŭ anstataŭigo de materialoj. Raporto estas bonega maniero komuniki inter superulo kaj liaj subuloj.

Depende de la raporto, ĝia prezento povas esti malsama, tamen la proceduro, kiun mi malkaŝas sube, estas valida por ĉiuj raportoj, kiujn vi devas fari.

READ  Malpermesi literumajn erarojn en la laboro

Unua punkto - La peto devas esti preciza kaj eksplicita.

Ĉi tiu unua punkto estos la esenca punkto, sur kiu via tuta laboro estos bazita. Ĝi ankaŭ limigos la areon koncernatan.

La ricevanto de la raporto

- Kion precize li volas de via raporto?

- Kiuj estas la celoj kaj celoj de la raporto por li?

- Kiel utila estos la raporto por via adresato?

- Ĉu la ricevanto jam konas la temon?

- Sciu, kio estas lia scio, por ne ripeti informojn jam konataj.

La kazo kaj la kategorioj

- Kio estas la situacio?

- Kiuj estas la kialoj ligitaj al la peto pri la raporto: malfacilaĵoj, transformoj, evoluoj, modifoj, plibonigoj?

Dua punkto - konsideras, elektu kaj kunvenas esencajn informojn.

La informo povas esti multaj, ĉu notoj, dokumentoj aŭ aliaj raportoj kaj diversaj fontoj, sed kio gravas devas esti selectiva por memori nur tiujn, kiuj estas esencaj, esencaj kaj esencaj. kaj ne esti forportita per informoj de malpli intereso aŭ ripetema, kiu povus damaĝi la finan raporton. Vi devas do nur uzi la plej taŭgan informon responda al la petita raporto.

Tria punkto - organizi kaj efektivigi la planon

Tipe, la plano komencas kun enkonduko, tiam daŭrigas kun evoluo, kaj finiĝas kun konkludo.

Malsupre, la elmontrita plano estas ĝenerale renkontita. La rolo de enkonduko kaj konkludo ne diferencas, konservante sian propran rolon. Kontraŭe, la evoluo povas esti koncipita laŭgrade laŭ la raporto, kiun vi devas rimarki.

Enkonduko de la raporto

Ĝi provizas esencajn informojn rilatajn al la kialo mem de la raporto; ĝiaj instigoj, ĝiaj intencoj, ĝia ekzistokialo, ĝiaj prerogativoj.

READ  Ortografiaj eraroj en la laboro: kiel vin perceptas tiuj, kiuj legas vin?

Ĉi tiu informo kunvokus en kelkaj vortoj la celon de la raporto, en konciza teksto dum ĝi estas detala kaj kompleta.

Estas tute neevitebla malŝpari la enkondukon, ĉar ĝi antaŭdifinigas la precizan datumon de la peto permesante, ke la ricevanto kaj la raporta verkisto certu, ke ili komprenis unu la alian. Ĝi ankaŭ helpas memori la terminojn de la peto, la situacion, la kondiĉojn, kiam la raporto ne tuj ekzamenas aŭ se necesas poste revizii ĝin.

La disvolviĝo de la raporto

Disvolviĝo estas ofte dividita en tri sekcioj.

- Tangebla kaj senpaga inventaro de la situacio aŭ kunteksto, tio estas, detala deklaro de kio jam estas en loko.

- Klara juĝo pri kio okazas reliefigas ambaŭ la pozitivajn kaj negativajn aspektojn, kiam oni proponas analizon tiel evocan kaj konkretan kiel necese.

- Konsiloj, sugestoj kaj rekomendoj, kiom eble kiel asociitaj kun la profitoj, kiuj trafas ilin.

La konkludo de la raporto

Ĝi ne devus enhavi novan temon, kiu ne estus indikita en la evoluo. Sen esti mallongigita parolado pri la evoluo, ĝi estas tie por respondi proponante klare unu aŭ la sekvajn solvojn al la rekomendoj specifitaj en ĉi tiu.

Kvara Punkto - Skribanta la Raporton

Iuj reguloj komunaj al ĉiuj redaktistoj devas esti respektataj. Emfazo estos metita sur komprenebla kaj atingebla vortprovizo senmanka ortografio por pli profesiaco, mallongaj frazoj por pli bona kompreno, aera strukturo de la alineoj por bona legenta flueco.

READ  La projektostadio por skribi bone

Preni specialan zorgo en la formo de sia raporto ebligas al la leganto aŭ al la ricevilo facileco kaj esenca legado komforto.

- Vi devas esti konciza kaj eksplicita en via skribado

- Por certigi pli bonan fluecon en la legado de la raporto, raportu la leganton al apendico, kiu alportos iujn komplementojn al viaj eksplikoj kiam necesas.

- Planu resumon kiam via raporto ampleksas pli ol tri paĝojn, kiu permesas al la ricevanto orienti sin en sia legado, se ĝi estas lia elekto.

- Kiam ĝi estas utila aŭ nemalhavebla, integri tabulojn kaj aliajn grafikojn, kiuj reflektas vian skribon por ilustri la datumojn. Ili povas esti esencaj en iuj kazoj por bona kompreno.

- Ne preterlasu la titolojn kaj subtekstojn por limigi ĉiun parton de via raporto por gajni tie ankaŭ en flueco.

Konklude: Kion memori

  1. Kompreneble interpreti kaj kompreni la aplikon permesas respondi vin sen esti sub la temo por akiri efikecon.
  2. En via raporto, vi povas dividi viajn ideojn per kontraŭstaranta raporto.
  3. Por esti efika, via raporto devas doni respondojn al la demandoj de ĝia ricevanto, tial la superrega intereso de la tuta ĝia prezento; redaktado, strukturo, deklaro kaj ĝia disvolviĝo; enkonduko, disvolviĝo, konkludo.
  4. Klarigu viajn argumentojn, observojn kaj proponitajn solvojn.

Por la formado ĉe Microsoft Word, ĉi tiu 15-minuta ĉirkaŭvojo en YouTube estos pli ol utila al vi.