Print Friendly, PDF & Retpoŝto

La averaĝa franca dungito pasigas ĉirkaŭ kvaronon de la semajno trairante centojn da retmesaĝoj, kiujn ili sendas kaj ricevas ĉiutage.

Tamen, malgraŭ tio, ke ni estas enŝovitaj en nia leterkesto dum bona parto de nia tempo, multaj el ni, eĉ la plej profesiaj, ankoraŭ ne scias kiel uzi la retpoŝto taŭge.

Fakte, donita la volumo de mesaĝoj, kiujn ni legas kaj skribas ĉiutage, ni estas pli verŝajne igi embarasajn erarojn, kiuj povas havi seriozajn komercajn konsekvencojn.

En ĉi tiu artikolo ni difinis la plej esencajn "ciberejajn regulojn" por scii.

Enmetu klaran kaj rektan temon

Ekzemploj de bona temlinio inkluzivas "Ŝanĝita kunvena dato", "Rapida demando pri via prezento" aŭ "Sugestoj por la propono".

Homoj ofte decidas malfermi retpoŝton bazitan sur la temo, elektu unu, kiu lasas legantojn scii, ke vi traktas iliajn zorgojn aŭ laborproblemojn.

Uzu profesian retpoŝtadreson

Se vi laboras por kompanio, vi devas uzi vian kompanian retadreson. Sed se vi uzas personan retpoŝtan konton, ĉu vi estas mem-dungita aŭ ŝatas uzi ĝin foje por komerca korespondado, vi devas esti singarda kiam vi elektas ĉi tiun adreson.

READ  Kvin konsiletoj por malpezigi viajn frazojn

Vi ĉiam havu retpoŝtadreson, kiu havas vian nomon sur ĝi, por ke la ricevanto sciu precize kiu sendas la retpoŝton. Neniam uzu retadreson kiu ne taŭgas por laboro.

Pensu dufoje antaŭ ol alklaki "respondi ĉiujn"

Neniu volas legi retmesaĝojn de 20 homoj, kiuj havas nenion komunan kun ili. Ignori retpoŝtojn povas esti malfacila, ĉar multaj homoj ricevas sciigojn pri novaj mesaĝoj sur sia inteligenta telefono aŭ distrajn ŝprucmesaĝojn sur sia komputila ekrano. Detenu sin klaki "respondi al ĉiuj" krom se vi pensas, ke ĉiuj en la listo devus ricevi la retpoŝton.

Inkluzivi subskriban blokon

Provizu al via leganto informojn pri vi mem. Tipe, inkluzivu vian plenan nomon, titolon, kompanion kaj kontaktinformojn, inkluzive de telefonnumero. Vi ankaŭ povas aldoni iom da reklamado por vi mem, sed ne trou kun diraĵoj aŭ ilustraĵoj.

Uzu la saman tiparon, grandecon kaj koloron kiel la resto de la retpoŝto.

Uzu profesiajn salutojn

Ne uzu hazardajn parollingvajn esprimojn kiel "Saluton", "Saluton!" aŭ "Kiel vi fartas?".

La malstreĉa naturo de niaj skriboj ne influas la saluton per retpoŝto. "Saluton!" Estas tre senkonsidera saluto kaj ĝenerale, ĝi ne devus esti uzata en labora situacio. Uzu "Saluton" aŭ "Bonan vesperon" anstataŭe.

Uzu ekkriajn punktojn ŝpareme

Se vi elektas uzi ekkrian signon, uzu nur unu por esprimi vian entuziasmon.

Homoj foje sin forkondukas kaj metas kelkajn ekkriosignojn ĉe la fino de siaj frazoj. La rezulto povas ŝajni tro emocia aŭ nematura, ekkriaj signoj estu uzataj ŝpare skribe.

Atentu kun humuro

Humuro povas facile perdiĝi en tradukado sen la ĝusta tono kaj mimikoj. En profesia konversacio, humuro estas plej bone forlasita de retpoŝtoj krom se vi bone konas la ricevanton. Ankaŭ, io, kion vi opinias amuza, eble ne estas por iu alia.

READ  Letera ŝablono: malŝlosu ŝparojn de via dungito

Sciu, ke homoj el diversaj kulturoj parolas kaj skribas malsame

Miskomunikado povas facile ekesti pro kulturaj diferencoj, precipe en la skriba formo, kiam ni ne povas vidi reciproke la korpan lingvon. Adaptu vian mesaĝon al la kultura fono aŭ nivelo de scio de la ricevanto.

Bonvolu konsideri, ke tre kuntekstaj kulturoj (japana, araba aŭ ĉina) volas scii vin antaŭ ol fari negocon kun vi. Kiel rezulto, ĝi povas esti komuna por dungitoj en ĉi tiuj landoj esti pli personaj en sia skribado. Aliflanke, homoj de malalta kuntektaj kulturoj (germanaj, usonaj aŭ skandinavoj) preferas iri tre rapide al la punkto.

Respondu al viaj retpoŝtoj, eĉ se la retpoŝto ne estis destinita al vi

Estas malfacile respondi al ĉiuj retpoŝtoj senditaj al vi, sed vi devus provi. Ĉi tio inkluzivas kazojn, kie la retpoŝto estis hazarde sendita al vi, precipe se la sendinto atendas respondon. Respondo ne estas necesa, sed estas bona retpoŝta etiketo, precipe se tiu persono laboras en la sama kompanio aŭ industrio kiel vi.

Jen ekzemplo de respondo: “Mi scias, ke vi estas tre okupata, sed mi ne pensas, ke vi volis sendi al mi ĉi tiun retmesaĝon. Kaj mi volis sciigi vin, por ke vi sendu ĝin al la ĝusta persono. »

Revizii ĉiun mesaĝon

Viaj eraroj ne restos nerimarkitaj de la ricevantoj de via retpoŝto. Kaj, depende de la ricevanto, vi povas esti juĝita pro tio.

Ne fidu literumilojn. Legu kaj relegu vian poŝton plurajn fojojn, prefere laŭte, antaŭ ol sendi ĝin.

READ  La ĝentila formulo por uzi kun profesoro aŭ instruisto

Aldonu la retadreson laste

Evitu hazarde sendi retmesaĝon antaŭ ol vi finis komponi ĝin kaj korekti la mesaĝon. Eĉ kiam vi respondas al mesaĝo, estas bona ideo forigi la adreson de la ricevanto kaj enigi ĝin nur kiam vi certas, ke la mesaĝo estas preta por sendi.

Kontrolu, ke vi elektis la ĝustan ricevanton

Vi devas esti tre singarda kiam vi tajpas nomon el via adreslibro sur la linio "Al" de la retpoŝto. Estas facile elekti la malĝustan nomon, kio povas esti embarasa por vi kaj la persono, kiu ricevas la retpoŝton erare.

Uzu klasikajn tiparojn

Por profesia respondeco, ĉiam konservu viajn tiparojn, kolorojn kaj normajn grandecojn.

La kardinalo regas: Viaj retpoŝtoj devus esti facile por aliaj homoj legi.

Ĝenerale, estas plej bone uzi 10 aŭ 12-punktan tipon kaj facile legeblan tiparon, kiel Arial, Calibri aŭ Times New Roman. Kiam temas pri koloro, nigra estas la plej sekura elekto.

Konservu vian tonon

Same kiel ŝercoj perdiĝas per tradukado, via mesaĝo rapide malinterpretas. Memoru, ke via intervjuanto ne havas voĉojn kaj vizaĝajn esprimojn, kiujn ili ricevus en unu-al-unu diskuto.

Por eviti ajnan miskomprenon, oni rekomendas legi vian mesaĝon laŭte antaŭ ol klaki Sendi. Se ŝajnas malfacile por vi, ŝajnas malfacile por la leganto.

Por plej bonaj rezultoj, evitu uzi plene negativajn vortojn ("fiasko", "malbona" ​​aŭ "malatentita") kaj ĉiam diru "bonvolu" kaj "dankon".