La retpoŝto estas unu el la ĉefaj komunikiloj en la profesia medio. Tamen iuj tendencas forgesi la regulojn. Ĉi tio pro tio, ke la retpoŝto estas konsiderata malpli formala ol la letero. Gravas scii, ke ĉi tiu tamen restas funkcianta skribo, eĉ se ĝi prezentas pli malpezan aŭ pli uzantan stilon. Kiel sukcesi en profesia retpoŝto? Malkovru la praktikojn por adopti por redaktado en la reguloj de la arto.

La temlinio de la retpoŝto devas esti mallonga

La unua afero, kiun via ricevanto legos, estas evidente la temo de via retpoŝto. Ĉi tio efektive estas la sola linio, kiu aperas en la leterkesto. Jen la kialo, kial ĝi devas esti mallonga, preciza kaj neta. Same ĝi devas havi ligon kun la celo de via retpoŝto (sciigi, informi, inviti ...). Alivorte, la ricevanto devas rapide kompreni, kio ĝi estas, nur legante la objekton.

La temo de la retpoŝto povas esti formita per nominala frazo, frazo sen ligvorto, frazo de 5 ĝis 7 vortoj, frazo sen artikolo. Jen kelkaj ekzemploj: "informpeto", "kandidatiĝo por la posteno de ...", "nuligo de la CSE-trejnado de la 25a de januaro", "invito al la 10 jaroj de kompanio X", "raporto de la kunveno de ... ”, ktp.

Ankaŭ rimarku, ke la foresto de subjekto povas fari la retpoŝton nedezirata.

La komenca formulo

Ankaŭ nomata alvoka formulo, ĉi tio nomumas la unuajn vortojn de la retpoŝto. Alivorte, estas la vortoj, kiuj certigas la kontakton kun la interparolanto.

Ĉi tiu apelacia formulo dependas precipe de la jenaj faktoroj:

  • Via rilato kun la ricevanto: ĉu vi konas la ricevanton? Se jes, en kiu momento?
  • La kunteksto de la komunikado: ĉu formala aŭ neformala?
READ  Notu preni en kunveno, konsiletoj por esti efikaj

Tial estas evidente, ke vi ne alparolos superulon same kiel vi alparolos kolegon. Same, ĝi estas malsama formulo, kiun vi uzos alparolante fremdulon.

Post la apelacia formulo venas la unua frazo de la retpoŝto, kiu devas esti ligita al la temo de la profesia verkado.

La korpo de la retpoŝto

Konsideru uzi la inversan piramidan teknikon por skribi la korpon de via retpoŝto. Ĉi tio konsistas el komencado de la ĉefaj informoj de la retpoŝto, kiu plej ofte estas la temo de la retpoŝto. Poste vi devos elvoki la aliajn informojn laŭ malkreskanta maniero, tio estas de la plej grava al la malplej esenca.

La kialo, kial vi celas ĉi tiun metodon, estas, ke la unua frazparto estas la plej legata kaj la plej memorita. En 40-vorta frazo, vi kutime nur memoras 30% de la unua parto.

Via retpoŝto estu skribita per mallongaj frazoj kaj per profesia ĉiutaga lingvo. Tiusence evitu te technicalnikajn terminojn kaj certigu, ke estas ligaj vortoj inter la frazoj.

Fine, ne forgesu la ĝentilan frazon por fini vian retpoŝton. Poste uzu mallongan ĝentilecon fine adaptante ĝin al la kunteksto de la interŝanĝo sed ankaŭ al via rilato kun la ricevanto.