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Tomar notas durante una reunión no siempre es fácil. Ya sea para hacer un informe o un informe, escribir en papel todo lo que se dice requiere una cierta técnica.

Estos son mis consejos para tomar notas efectivas en las reuniones, consejos simples para poner en práctica que le ahorrarán mucho tiempo.

Tomando notas en una reunión, las principales dificultades:

Como habrás notado, hay una diferencia notable entre la velocidad del discurso y la velocidad de escritura.
De hecho, un hablante habla un promedio de palabras 150 por minuto mientras que, por escrito, generalmente no excedemos las palabras 27 por minuto.
Para ser eficaz, debes poder escuchar y escribir al mismo tiempo, lo que requiere cierta concentración y una buena metodología.

No descuides la preparación:

Este es ciertamente el paso más importante, ya que depende de la calidad de la toma de notas en la reunión.
No es suficiente llegar a una reunión con su bloc de notas debajo del brazo, debe prepararse y, para ello, es mi consejo:

  • recuperar la agenda lo antes posible,
  • conocer los diferentes temas que serán discutidos durante la reunión,
  • tener en cuenta el destinatario (s) del informe y sus expectativas,
  • no lo esperes ultimo momento para prepararte.

En su preparación, también deberá elegir la herramienta que más le convenga para tomar notas.
Si prefiere papel, considere usar una pequeña libreta o bloc de notas y obtenga una pluma que funcione correctamente.
Y si prefiere tomar notas digitales, recuerde verificar que tenga suficiente batería en su tableta, computadora portátil o teléfono inteligente.

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Tenga en cuenta lo esencial:

No eres un superhéroe, así que no esperes escribir todo.
Durante la reunión, tenga en cuenta que lo que es importante, clasifique las ideas y seleccione solo la información útil para la realización de su informe.
Recuerde también anotar lo que no es memorable, como las fechas, las figuras o los nombres de los oradores.

Usa tus palabras:

No es necesario transcribir palabra por palabra lo que dice. Si las oraciones son largas y complejas, tendrá problemas para mantenerse al día.
Por lo tanto, tome notas con sus palabras, será más simple, más directo y le permitirá escribir su informe más fácilmente.

Prepare su informe inmediatamente después de la reunión:

Incluso si ha tomado notas, es importante sumergirse en el informe justo después de la reunión.
Todavía estará en el "jugo" y, por lo tanto, será más capaz de transcribir lo que ha notado.
Vuelva a leer, aclare sus ideas, cree títulos y subtítulos.

Aquí ahora está listo para tomar notas de manera eficiente en la próxima reunión. Depende de usted ajustar estos consejos a su forma de trabajar, solo será más productivo.