Si no tiene una rutina clara en el manejo de sus correos electrónicos, pueden convertirse rápidamente en una fuente de pérdida de tiempo considerable. Por otro lado, si hace lo que es necesario a nivel organizacional para no dejarse invadir por docenas de correos electrónicos no leídos. Entonces puede liberar su mente de cualquier posibilidad de perder un correo electrónico importante. En este artículo se enumeran una serie de prácticas comprobadas. Al adoptarlos, seguramente podrá administrar su buzón mucho más serenamente.
Clasifique automáticamente o manualmente cualquier correo electrónico en una carpeta o subcarpetas dedicadas.
Este es el tipo de método que le permitirá ordenar rápidamente sus correos electrónicos en orden de importancia. Puede elegir clasificar sus correos electrónicos por tema, por tema, por plazos. Lo importante es aprovechar todo las características de su buzón para gestionar sus correos de forma totalmente operativa. Una vez que haya creado un directorio con carpeta y subcarpeta según el modo de organización que más le convenga. Cada mensaje tendrá su lugar en su buzón como cada archivo en papel en su escritorio. Así, una vez transcurrido el momento de procesar tus correos electrónicos, puedes concentrarte al 100% en el resto de tu trabajo.
Planifique un tiempo específico para el procesamiento de sus correos electrónicos
Por supuesto, debe permanecer receptivo y poder procesar los mensajes que esperan una respuesta inmediata de su parte. Por lo demás, planifique los momentos más relevantes para tratar sus correos electrónicos de manera coherente. Comience preparando todos los elementos necesarios para el procesamiento de su trabajo. Archivos de papel, grapadoras, impresoras, todo debe ser útil para facilitar la máxima concentración. No importa cuando elijas. Ahora que su buzón está organizado como un centro de clasificación postal, tiene la posibilidad de procesar sus correos electrónicos con calma, eficiencia y rapidez.
Limpia tu buzón eliminando todos los boletines innecesarios
¿Su buzón está constantemente parasitado por boletines o anuncios poco interesantes? Tenga cuidado de deshacerse de su buzón de todos estos boletines informativos que se parecen más al spam que a cualquier otra cosa. Debe darse de baja sistemáticamente de todas estas listas de correo que no le aportan nada concreto y que pueden volverse más invasivas rápidamente. Puedes usar herramientas como Cleanfox durante el cual Desenrollame haz lo necesario en unos pocos clics. Sin tomar una mañana, este tipo de solución lo ayudará enormemente a poner fin a toda esta contaminación digital. Se pueden procesar miles de correos electrónicos con relativa rapidez.
Configurar una respuesta automática
Pronto se irá de vacaciones por mucho tiempo. Un detalle que no debe pasarse por alto, activó la respuesta automática de su buzón. Esto es algo importante para que todas las personas con las que se comunica profesionalmente por correo electrónico estén bien informadas de su ausencia. Son posibles muchos malentendidos cuando un cliente o proveedor pierde la paciencia, porque estos mensajes permanecen sin respuesta. Esto se puede evitar fácilmente con un mensaje corto que se enviará automáticamente durante sus vacaciones. Solo necesita indicar la fecha de su regreso de vacaciones y por qué no el correo electrónico de un colega si es necesario.
Modere la cantidad de correos electrónicos que envía en copia
El uso sistemático de correos electrónicos enviados en copia al carbón (CC) y copia al carbón invisible (CCI) puede generar rápidamente intercambios interminables. Las personas que supuestamente solo recibirían su mensaje de información, ahora requieren una aclaración. Otros se preguntan por qué recibieron este mensaje y lo perciben correctamente como una pérdida de tiempo. Al tomar la decisión de poner a alguien al corriente, asegúrese de que su elección sea realmente relevante. Deben evitarse los mensajes enviados a cualquier persona de cualquier manera.
Recuerde que un correo electrónico puede tener valor legal
En la medida de lo posible, guarde todos sus correos electrónicos, tienen la fuerza de la prueba, en particular para el tribunal industrial. Un mensaje electrónico si está certificado con el mismo valor legal que una carta que habría escrito a mano. Pero cuidado, incluso un simple mensaje enviado sin pensar para un colega o para un cliente puede tener serias consecuencias. Si un cliente lo demuestra, el correo electrónico cuenta con el respaldo de que no ha respetado sus compromisos en términos de entrega u otros. Tendrás que soportar las consecuencias para tu negocio y para ti mismo. En disputas comerciales como en tribunales industriales, se dice que la prueba es "gratuita". Es decir que es el juez quien decidirá y que es mejor haber clasificado cuidadosamente sus correos electrónicos que haberlos tirado a la basura.
