Hoy, el correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con facilidad, velocidad y eficiencia. Para intercambios profesionales, es la forma más comúnmente utilizada.
Escribir un correo profesionalDebemos respetar ciertos criterios, consejos y reglas, que trataremos de explicarle a lo largo del artículo.
Ejemplo de un plan de escritura para un correo electrónico profesional
Algunas veces, el correo puede ser complicado de administrar en un contexto profesional. El plan a seguir para escribir un correo electrónico profesional debe poner a disposición del destinatario todos los elementos necesarios que sean breves y precisos.
Para escribir un correo electrónico profesional, puede adoptar el siguiente plan:
- Un objeto claro y explícito
- Una fórmula de apelación
- Un comienzo que debe situar el contexto de la comunicación
- Una fórmula de cortesía para concluir
- Una firma
Elige el tema de un correo electrónico profesional
Se estima que un profesional puede recibir una media de 100 correos electrónicos al día. Por lo tanto, debe elegir el asunto de su correo electrónico para animarlos a abrirlo. Para hacer esto, hay reglas a seguir:
1-Escribe un objeto corto
Para aumentar la tasa de apertura de su correo electrónico, los expertos recomiendan idealmente utilizar un asunto de 50 caracteres como máximo.
Solo tiene un espacio limitado para escribir su objeto, por lo que debe elegir un objeto específico, mientras usa verbos de acción relacionados con el contenido de su correo electrónico.
Generalmente, los objetos largos no se leen bien en los teléfonos inteligentes, que cada vez son más utilizados por los profesionales para consultar su correo electrónico.
2: personaliza el asunto de tu correo electrónico
Si es posible, debe mencionar el nombre y el nombre de sus contactos en el nivel del objeto. Es un elemento que puede aumentar la tasa de apertura.
Al poner los detalles de su destinatario al nivel del tema del correo electrónico, se sentirá valorado y reconocido, lo que lo animará a abrir y leer su correo electrónico.
El cuerpo de un correo electrónico profesional
Para escribir un correo electrónico profesional, es aconsejable escribir claramente el cuerpo de su correo electrónico sin apartarse del tema y todo en función de ciertos estándares de estilo y presentación.
Tenga cuidado de escribir un breve correo electrónico, con oraciones cortas y precisas que le darán más consuelo a su destinatario.
Aquí hay algunas cosas para recordar:
1-Use a Classic Font
La mayoría de los servicios de correo electrónico permiten al usuario elegir la fuente y el estilo del texto. Cuando se trata de un correo electrónico profesional, elija una fuente clásica como "Times New Roman" o "Arial".
No se recomienda usar una fuente decorativa.
También recomendamos:
- Adoptar un tamaño de fuente legible
- Evite las cursivas, los resaltados o los colores
- No escribir todo el texto en mayúsculas
2: escribir una buena fórmula de llamada
Para un correo electrónico profesional, es preferible que se mencione al destinatario por nombre, incluyendo el título de civilidad de la persona seguido de su apellido.
3-Preséntate en el primer párrafo
Si le escribe a alguien por primera vez (un nuevo cliente, por ejemplo), es muy importante que se presente y explique brevemente el propósito de su mensaje.
Puede dedicar a esta pequeña presentación una o dos oraciones.
4: la información más importante en prioridad
Después de su presentación, vamos al punto más importante.
Es muy interesante citar la información más importante al comienzo de su correo electrónico. Ahorrará el tiempo de su destinatario aclarando sus intenciones.
Tienes que captar la atención de tu interlocutor e ir directo al grano.
5: use un vocabulario formal
Como está escribiendo un correo electrónico profesional, debe causar una buena impresión.
Le recomendamos que escriba oraciones completas con un estilo educado.
No se recomienda utilizar:
- Palabras de argot;
- Abreviaciones inútiles;
- Emoticonos o emojis;
- Bromas;
- Palabras rudas;
6-Haz una conclusión apropiada
Para finalizar un correo electrónico, debemos pensar en la firma que se debe usar, el tono que se debe adoptar y la fórmula de cortesía que se debe elegir.
Debemos tener en cuenta que la comunicación profesional sigue siendo un lenguaje altamente codificado. Es muy importante conocer las reglas y elegir la fórmula correcta para usar al final del correo electrónico.
La fórmula utilizada debe adaptarse a la calidad de su destinatario y al contexto del intercambio.
Por ejemplo, si está hablando con un supervisor o un cliente, puede usar "saludos cordiales", que es la frase más adecuada. Mientras que si es un colega, podemos terminar nuestro correo electrónico con la expresión "¡Buen final del día!" "
En cuanto a la firma, puede configurar su software de correo electrónico para insertar automáticamente una firma personalizada al final de nuestros correos electrónicos.
Para ser efectiva, la firma debe ser corta:
- No más de 4 líneas;
- No más de 70 caracteres por línea;
- Ingrese su nombre y apellido, su función, el nombre de la empresa, la dirección de su sitio web, su número de teléfono y fax, y posiblemente un enlace a su perfil de LinkedIn o Viadeo;
Ejemplos :
Robert Holliday
Representante de la empresa Y
http: /www.votresite.com
Teléfono. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Móvil: 06 00 00 00 00
Algunas expresiones amables:
- Atentamente ;
- Muy cordialmente ;
- Atentamente ;
- Respetuosamente;
- Saludos cordiales ;
- Saludos sinceros ;
- Bueno para usted ;
- Es un placer volver a verte;
- Saludos cordiales ...
Para las personas que conocemos particularmente bien, podemos utilizar fórmulas cordiales como "hola", "amistades", "nos vemos" ...
Otros ejemplos de fórmulas clásicas:
- Por favor acepte, señor / señora, la expresión de mis distinguidos sentimientos;
- Le ruego acepte, señor / señora, la expresión de mi cordial saludo;
- Por favor reciba, señor / señora, mis mejores saludos;
- Por favor reciba, señor / señora, mis sentimientos respetuosos y devotos;
- Por favor acepte, señor / señora, mis más sinceros saludos;
- Le ruego acepte, señor / señora, la expresión de mi más alta consideración;
- Al pedirte que aceptes mis mejores deseos;
- Agradeciendo su atención a mi solicitud;
- Dignos de aceptar, señor / señora, el homenaje de mi profundo respeto;
- A la espera de leer de usted, por favor acepte, señor / señora, el testimonio de mi más alta consideración;
- Con mi agradecimiento, le ruego que encuentre aquí, señor / señora, la expresión de mis distinguidos sentimientos;
7-Incluir archivos adjuntos
En cuanto a los archivos adjuntos, no se olvide de informar al destinatario al mencionarlos en el cuerpo de su correo electrónico con cortesía.
Es muy interesante mencionar el tamaño y la cantidad de archivos adjuntos enviados al destinatario.
Enfoque: la pirámide invertida
Con respecto al llamado método de la pirámide inversa, consiste en comenzar el texto de su correo electrónico profesional con la información principal de su mensaje y luego continuar con la otra información en orden descendente de importancia.
Pero, ¿por qué adoptar este método?
Por lo general, la primera oración se lee mejor que el resto del mensaje. Debe ser atractivo. Al adoptar el método de la pirámide invertida, podemos captar fácilmente la atención del lector y hacer que quiera leer el correo electrónico hasta el final.
En lo que respecta a la escritura, es aconsejable utilizar un máximo de cuatro párrafos, desde 3 a líneas 4 cada uno, mientras se enfoca en una idea específica por párrafo.
Si desea adoptar este método, le recomendamos que utilice:
- oraciones relativamente cortas;
- vincular palabras para vincular las oraciones;
- un lenguaje actual y profesional.
RECORDATORIO
Como habrás entendido, un email profesional no tiene nada que ver con uno enviado a un amigo. Hay reglas que deben seguirse al pie de la letra.
1: trate con cuidado el tema
Como hemos especificado claramente, debes escribir correctamente el campo de asunto (o asunto) de tu correo electrónico profesional. Debe ser conciso y explícito. Su destinatario debe comprender de inmediato el contenido de su correo electrónico. Por lo tanto, puede decidir si abrirlo inmediatamente o leerlo más tarde.
2: ser cortés
Como bien has entendido, es necesario utilizar las fórmulas de saludo y cortesía en su contexto.
Las fórmulas deben ser breves y muy bien elegidas.
3: corrige los errores de ortografía
En primer lugar, debe volver a leer su correo electrónico y asegurarse de no haber olvidado la información necesaria, y por qué no hacer que alguien más la lea. Es muy interesante tener la opinión de otra persona.
Para corregir los errores ortográficos y gramaticales, le recomendamos que copie y pegue su correo electrónico en un procesador de texto y realice una comprobación automática. Incluso si este software no corrige todas las fallas, puede ayudarte. Alternativamente, también puede invertir en software de corrección profesional.
4-Regístrate en tu correo electrónico
Es muy importante agregar una firma a su correo electrónico profesional. Debe seguir las reglas enumeradas anteriormente para escribir una firma profesional.
Al mencionar la variada información relacionada con su función, su empresa ... su destinatario entenderá rápidamente con quién está tratando.
5: personaliza tu correo electrónico
Si es general, es menos probable que se lea el correo. Debe hacer que el destinatario sienta que el correo está dirigido solo a él. Por lo tanto, debe personalizar el objeto y elegir la fórmula que debe adoptar para iniciar su correo electrónico.
Si se trata de un correo electrónico grupal, es importante crear diferentes listas según las características de tus destinatarios, sus preferencias, sus intereses y su ubicación. La segmentación de tus destinatarios te permite incrementar la tasa de apertura de tus correos electrónicos.
6-Give quiere abrir el correo
Al escribir un correo electrónico profesional, siempre debe hacer que el destinatario quiera abrirlo. En general, el objeto es el primer elemento que empuja a un corresponsal para abrir su correo electrónico y leerlo. Entonces debes darle más importancia a tu objeto, sanarlo y hacerlo lo más atractivo posible.
En el mismo sentido, las dos primeras oraciones de su correo electrónico deberían hacer que el destinatario quiera continuar leyendo. Se recomienda citar la información más importante al comienzo de su correo electrónico y despertar la curiosidad de su corresponsal.
7: evita objetos engañosos
Nunca debe usar un objeto engañoso para aumentar la tasa de apertura de sus correos electrónicos.
Debe saber que su correo electrónico transmite su imagen (o la de su empresa). Por lo tanto, es muy importante evitar los objetos provocativos y engañosos. El objeto debe ajustarse al contenido de su correo electrónico.
8: póngase en el lugar del lector
La empatía es un elemento muy importante a tener en cuenta. Tienes que ponerte en el lugar de tu destinatario para poder escribir correctamente el asunto de tu correo electrónico y hacerlo atractivo. Tienes que ponerte en el lugar de tu corresponsal y enumerar una serie de preguntas que él mismo puede hacerse. Es a partir de las respuestas que puede adaptar el título de su correo electrónico.
9: utilice una dirección de correo electrónico profesional
Direcciones personales como lovelygirl @ ... o gentleman @ ... son absolutamente para proscribir. En el contexto de las relaciones profesionales, nunca hablamos con un interlocutor que utilice este tipo de direcciones de correo electrónico.
Se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico profesional, o al menos una dirección personal con su nombre y apellido.
El correo electrónico profesional requiere una muy buena comunicación, un vocabulario preciso, un texto conciso, una solicitud clara y una ortografía irreprochable. Al adoptar las reglas, sugerencias y consejos que acabamos de citar, puede escribir un correo electrónico atractivo, que interesará inmediatamente a su destinatario y despertará su interés.
