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La relevancia del informe es que le brinda toda la información sin tener que pasar por un centenar de páginas. Si tuviéramos que limitarnos a copiar los intercambios durante las reuniones, tendría documentos de gran volumen. Pero esto se evita cuando se hacen los informes y especialmente cuando se hace con la metodología correcta. Durante talleres, seminarios, misiones, muchos puntos son debatidos, se realizan largas presentaciones, se identifican grandes desafíos. Todo esto debe ser presentado al personal de la compañía, seminaristas o patrocinadores de operaciones. Entonces, cómo escribir un informe relevante en este contexto ? Escribirlo no es una tarea fácil, especialmente si tienes que resaltar todos los elementos obligatorios en un informe.

Generalidades y especificidades al escribir un informe

El informe debe informar en su totalidad las decisiones que se tomaron durante la reunión, así como los temas que se estudiaron. Debe presentar las líneas generales que fueron evocadas durante las conversaciones. Es un punto de referencia confiable para todos los empleados de la compañía. De hecho, no todos pueden estar en reuniones al mismo tiempo debido a una enfermedad u otra. Por lo tanto, el informe permite estar en el mismo nivel de información que los demás. la escribiendo un informe se presenta en forma de escritura, es totalmente diferente de los minutos o las declaraciones simples de las discusiones.

Si se han presentado documentos en la reunión, estos deben mencionarse. También coloque los sitios donde encontrarlos más o menos, haga una fotocopia que adjuntará a su informe. Cuando se hayan tomado decisiones de que se deben tomar acciones, será necesario especificar quién las ejecutará. Del mismo modo, será necesario resaltar el tiempo de ejecución determinado durante la reunión. Una vez definidas estas acciones, será fácil dar la palabra a los artistas intérpretes o ejecutantes en las próximas reuniones para obtener resúmenes de lo que se ha hecho concretamente. Escribe un informe, exige tener cuidado de tener una neutralidad absoluta, los puntos a corregir, las dificultades encontradas durante la reunión deben ser evocadas. También presente todos los aspectos positivos que se han notado.

Sepa cómo escribir un informe relevante

Un informe relevante debe escribirse a las pocas horas del evento. Si espera los días posteriores, es seguro que va a dejar cierta información vital. De la misma manera, la inmediatez de la escritura le permite poner todos los eventos en su contexto. Concisión es la palabra clave al escribir un buen informe. Toda la información necesaria para el lector debe destacarse directamente. Evite lo superfluo o las vueltas demasiado largas. Ve directo al grano.

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Para escribe un buen informe, es necesario presentar los puntos que interesaron la agenda. Haz un texto perfectamente estructurado porque hará que la lectura sea más fluida. En general, la presentación en una introducción, un desarrollo y una conclusión es un documento adecuado. Puede tener tantos párrafos en el cuerpo del informe como puntos estudiados. El plan también debe tomarse muy en serio. Hará un plan analítico si una sola preocupación ha ocupado toda la reunión. Por otro lado, si se han resuelto muchos puntos, deberá hacer un plan temático que los presentará en orden decreciente de importancia. A nivel de conclusión del informe, será necesario que se destaquen claramente los puntos que quedan por estudiar. Lo mismo, por supuesto, para las tareas que aún deben ejecutarse. Finalmente, para redactar un informe relevante, sería preferible tener conocimientos bastante precisos en el campo en el que se discutirán las cuestiones. Esto permitirá producir textos breves y sintéticos, con terminologías adecuadas.

Criterios para escribir un informe

Respeto criterios para escribir un informe es esencial, permite ser objetivo y fiel a los acontecimientos. Debe evitar dar opiniones personales o gustar lo que se ha decidido. Debes evitar transcribir todos los discursos de los participantes en la reunión. Debes limitarte a mencionar la esencia de lo dicho, las líneas generales.

Para lograr esto, es su responsabilidad seleccionar la información. En su clasificación, evite especialmente enfocarse en el accesorio mientras que el principal no surge del informe. Haga un esfuerzo real para resumir y priorizar la información en orden de importancia.

Evite usar términos personales, en otras palabras, evite tanto el "yo" como el "NOSOTROS", todo lo que sugiere la implicación personal del autor. Como debes permanecer tan neutral como sea posible, no uses adjetivos o adverbios. Tenga cuidado de minimizar la repetición en su texto.

Del mismo modo, todos los comentarios que se alejan del debate deben ser proscritos. También es importante controlar su gramática, vocabulario y tu deletreo. El francés que usará debe ser impecable.

Elija el estilo de escribir un informe

Antes de comenzar, piense primero en elegir el redactar el estilo de escritura que vas a hacer:

  • El estilo integral para principiantes

Si esta es la primera vez que necesita escribir un informees mejor para ti optar por el estilo exhaustivo. Este estilo es aún más apropiado cuando las presentaciones en el seminario o reunión se han realizado con PowerPoint. Por lo tanto, será necesario evitar reducir la información innecesariamente. Sin embargo, será necesario pensar en volver a trabajar su transcripción, para evitar decir todo, que ya no sería un informe. Para elegir este estilo, debes tener cuidado de grabar el seminario.

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Puede traer un dispositivo adecuado o solicitar las grabaciones hechas por la sala de control cuando la habitación está equipada. Si no quiere grabar, tome notas acortando todo lo que pueda. Se eficiente y rápido. Todos los documentos que serán compartidos durante el seminario deben estar en su posesión. Para estos documentos, simplemente puede adjuntarlos a las minutas. No hay necesidad de repetir. Solo asegúrese de incluirlos en el cuerpo del informe.

  • Estilo mixto

Tendrá un estilo directo y totalmente neutral. Al debatir casos, es más apropiado elegir una forma nominativa. Este formulario permitirá mencionar el nombre, el primer nombre y los servicios representados por cada uno de los oradores.

  • En el nivel del formulario

Resalte la fecha, los participantes y el programa que se siguió durante las reuniones. Asegúrese de que su información sea lo más confiable posible actualizándola a medida que avanza el seminario.

¿Qué información se debe encontrar en un informe?

Para informar sobre una reunióndebe comenzar con el nombre de la compañía en cuestión. También pon las coordenadas de eso. Posteriormente, resalte el título del documento y la identidad de la persona que lo escribió. También agregue la fecha de su reunión, así como también el lugar donde se lleva a cabo. Además, será necesario contar las personas que participaron realmente en la reunión. Mencione también a los ausentes, así como a aquellos que proporcionaron una excusa para su ausencia.

De todas estas personas, también destacan sus respectivas funciones dentro de la empresa. Luego, resalte el propósito de su reunión, comúnmente conocido como la agenda. Luego, presente los temas que se discutieron poniendo títulos a cada uno. Será necesario que se destaquen claramente las resoluciones tomadas al final de los debates. No olvide estampar su firma, es importante que sepamos la identidad de la persona que redactó el informe.

Recomendación para escribir un informe de misión

La escribiendo el informe de una misión es una tarea aún más específica. Las misiones de auditoría, misiones humanitarias, misiones de contadores públicos o incluso misiones legales deben condensarse en un solo informe. Este resumen debe enviarse al patrocinador de la misión. En este caso, debe resaltar sus observaciones, pero también sus recomendaciones y sus análisis:

  • La fase de redacción

En la primera página de su informe, debe mencionar el nombre de los agentes y el nombre de los representantes autorizados. Las fechas, el propósito de la tarea y la duración real de la tarea también deben aparecer. En el nivel de resumen, debe mostrar claramente los aspectos más obvios de la misión. Es mejor hacer un resumen, antes de embarcarse en la presentación.

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La introducción debe ser sencilla y enumerar en su totalidad los temas que se abordaron durante la misión. En el desarrollo, debe indicar las empresas del (de los) agente(s). También debe transcribir lo esencial de la carta que autoriza la misión. Esto permite destacar el marco y el presupuesto de la misión.

  • Otras menciones

El objeto, el nombre del comité de expertos y sus funciones. El método de la pericia, las dificultades que eran prerrogativa de la misión. Todos estos deben quedar registrados. Siempre que se realicen entrevistas con los miembros de la estructura, será necesario realizar los informes correspondientes e insertarlos en el informe general de la misión.

Si ha garantizado el anonimato de algunos de sus interlocutores durante su misión, puede transcribir la información que le enviaron en forma estadística no nominativa. Asegúrate de marcar el espíritu del agente con una conclusión bien trabajada. Por último, puedes anexar los informes de análisis, cuentas, mediciones y sobre todo, hacer una bibliografía exhaustiva.

  • Pequeñas recomendaciones

Para escribe un buen informe, el documento debe ser conciso y conciso, puede usar gráficos, fotos e incluso planos. Si sus análisis tienen detalles muy detallados, póngalos en apéndices. Como el documento puede ser leído por todos, evite términos demasiado técnicos e incomprensibles para el lector común. Si tiene que ponérselos, explíquelos rápidamente.

Su informe debe tener títulos y subtítulos con marcas completas, párrafos y numeración. No sienta que tiene que adjuntar todos los documentos. Esencialmente, limítese a aquellos que ha mencionado en su informe de misión. Evite errores que empañen el lado profesional de su trabajo. Descargue software de corrección como Cordial o Antidote para corregir errores. O pídale a alguien cercano a usted que haga una lectura final que también evalúe la relevancia de su trabajo. Incluso puede decirte rápidamente si es comprensible o no.

El informe finalmente puede ser abreviado o incluso sinóptico. El que es sinóptico se hace con tablas en formato Word o Excel. Por otro lado, el estenográfico agrupa toda la información de forma cronológica realizando una transcripción que a veces puede ser integral. Escribir bien, su informe servirá como archivo e información adicional para todos los empleados.