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El correo electrónico es la herramienta de comunicación preferida para la mayoría de nosotros. El correo electrónico es fabuloso porque no tienes que estar disponible al mismo tiempo que tu interlocutor para comunicarte. Esto nos permite avanzar en temas en curso cuando nuestros colegas no están disponibles o están al otro lado del mundo.

Sin embargo, la mayoría de nosotros nos estamos ahogando en una lista interminable de correos electrónicos. Según un informe publicado en 2016, el usuario comercial promedio recibe y envía más de 100 correos electrónicos por día.

Además, los correos electrónicos se entienden demasiado fácilmente. Un estudio reciente de Sendmail encontró que 64% de personas enviaron o recibieron un correo electrónico que causó enojo o confusión no intencional.

Debido al volumen de correos electrónicos que enviamos y recibimos, y debido a que los correos electrónicos a menudo se malinterpretan, es importante escribirlos de manera clara y concisa.

Cómo escribir correctamente un correo electrónico profesional

Escribir correos electrónicos breves y directos reducirá el tiempo dedicado a administrar los correos electrónicos y lo hará más productivo. Al mantener sus correos electrónicos cortos, es probable que pase menos tiempo en los correos electrónicos y más tiempo en otras tareas. Dicho esto, escribir con claridad es una habilidad. Como todas las habilidades, necesitarás trabajar en su desarrollo.

Al principio, puede llevarle tanto tiempo escribir correos electrónicos cortos como escribir correos electrónicos largos. Sin embargo, incluso si este es el caso, ayudará a sus colegas, clientes o empleados a ser más productivos, porque agregará menos desorden a su bandeja de entrada, lo que ayudará a que le respondan más rápido.

Al escribir con claridad, se le conocerá como alguien que sabe lo que quiere y hace las cosas. Ambos son buenos para sus perspectivas de carrera.

Entonces, ¿qué se necesita para escribir correos electrónicos claros, concisos y profesionales?

Identifica tu meta

Los correos electrónicos claros siempre tienen un propósito claro.

Cada vez que te sientes a escribir un correo electrónico, tómate unos segundos para preguntarte: “¿Por qué estoy enviando esto? ¿Qué espero del destinatario?

Si no puede responder estas preguntas, no debe enviar correos electrónicos. Escribir correos electrónicos sin saber lo que necesita es perder el tiempo y el de su destinatario. Si no sabe exactamente lo que quiere, le será difícil expresarse de manera clara y concisa.

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Use la regla de "Una cosa a la vez"

Los correos electrónicos no sustituyen a las reuniones. Con las reuniones de negocios, cuantos más elementos de la agenda trabaje, más productiva será la reunión.

Con los correos electrónicos, lo contrario es cierto. Cuanto menos incluya diferentes temas en sus correos electrónicos, más serán inteligibles para su interlocutor.

Por eso es una buena idea practicar la regla de "una cosa a la vez". Asegúrese de que cada correo electrónico que envíe sea sobre una cosa. Si necesita comunicarse sobre otro proyecto, escriba otro correo electrónico.

También es un buen momento para preguntarse: "¿Es realmente necesario este correo electrónico?" Una vez más, solo los correos electrónicos absolutamente necesarios atestiguan el respeto de la persona a la que envía los correos electrónicos.

Práctica de la empatía

La empatía es la capacidad de ver el mundo a través de los ojos de los demás. Cuando haces esto, entiendes sus pensamientos y sentimientos.

Al escribir correos electrónicos, piense en sus palabras desde el punto de vista del lector. Con todo lo que escribas, pregúntate:

  • ¿Cómo podría interpretar esta oración si la recibiera?
  • ¿Incluye términos ambiguos para especificar?

Este es un ajuste simple pero efectivo a la forma en que debe escribir. Pensar en las personas que te leerán transformará la forma en que te responden.

Esta es una manera empática de mirar el mundo para ayudarlo a comenzar. La mayoria de la gente :

  • Están ocupados. No tienen tiempo para adivinar lo que quieres y les gustaría poder leer tu correo electrónico y responderlo rápidamente.
  • Disfruta de un cumplido. Si puedes decir algo positivo sobre ellos o su trabajo, hazlo. Tus palabras no serán desperdiciadas.
  • Me gusta que me den las gracias. Si el destinatario te ayudó de alguna manera, recuerda agradecerle. Debes hacer esto incluso cuando su trabajo sea ayudarte.

Presentaciones abreviadas

Cuando envía un correo electrónico a alguien por primera vez, debe decirle al destinatario quién es usted. Por lo general, puedes hacerlo en una oración. Por ejemplo: “Fue un placer conocerte en [Evento X]. »

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Una forma de acortar las presentaciones es escribirlas como si se encontraran cara a cara. No querrías entrar en un monólogo de cinco minutos cuando conoces a alguien en persona. Así que no lo hagas por correo electrónico.

No sabes si una introducción es necesaria. Tal vez ya haya contactado con el destinatario, pero no sabe si ella lo recordará. Puede dejar sus credenciales en su firma electrónica.

Esto evita malentendidos. Volver a presentarte a alguien que ya te conoce parece de mala educación. Si no está segura de conocerte, puedes dejar que verifique tu firma.

Limítate a cinco oraciones

En cada correo electrónico que escriba, debe usar oraciones suficientes para decir lo que necesita, no más. Una práctica útil es limitarte a cinco oraciones.

Menos de cinco oraciones son a menudo brutales y groseras, más de cinco oraciones pierden tiempo.

Habrá ocasiones en las que será imposible mantener un correo electrónico que contenga cinco oraciones. Pero en la mayoría de los casos, cinco oraciones son suficientes.

Adopta la disciplina de las cinco oraciones y te encontrarás escribiendo correos electrónicos más rápido. También obtendrá más respuestas.

Usa palabras cortas

En 1946, George Orwell aconsejó a los escritores que nunca usaran una palabra larga cuando bastaba con una corta.

Este consejo es aún más relevante hoy en día, especialmente cuando se escriben correos electrónicos.

Las palabras cortas muestran respeto por su lector. Al usar palabras cortas, hizo que su mensaje fuera fácil de entender.

Lo mismo ocurre con las oraciones cortas y los párrafos. Evite escribir grandes bloques de texto si desea que su mensaje sea claro y fácil de entender.

Usa la voz activa

La voz activa es más fácil de leer. También fomenta la acción y la responsabilidad. En efecto, en voz activa, las oraciones se centran en la persona que actúa. En la voz pasiva, las frases se centran en el objeto sobre el que se actúa. En la voz pasiva, puede sonar como si las cosas estuvieran sucediendo por sí solas. Activamente, las cosas solo suceden cuando las personas actúan.

Seguir una estructura estándar

¿Cuál es la clave para mantener sus correos electrónicos cortos? Utilice una estructura estándar. Esta es una plantilla que puede seguir para cada correo electrónico que escriba.

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Además de mantener tus correos electrónicos cortos, seguir una estructura estándar también te ayuda a escribir rápidamente.

Con el tiempo, desarrollará una estructura que funcionará para usted. Aquí hay una estructura simple para comenzar:

  • Saludo
  • Un cumplido
  • El motivo de tu email.
  • Una llamada a la acción
  • Un mensaje de cierre (Clausura)
  • Firma

Echemos un vistazo a cada uno de estos en profundidad.

  • Esta es la primera línea del correo electrónico. “Hola, [Nombre]” es un saludo típico.

 

  • Cuando envía un correo electrónico a alguien por primera vez, un cumplido es un gran comienzo. Un cumplido bien escrito también puede servir como introducción. Por ejemplo :

 

“Disfruté su presentación sobre [tema] el [fecha]. »

“Encontré su blog sobre [tema] realmente útil. »

“Fue un placer conocerte en [evento]. »

 

  • La razón de su correo electrónico. En esta sección, usted dice: "Voy a enviarle un correo electrónico para preguntar sobre..." o "Me preguntaba si podría ayudarme con..." A veces necesitará dos oraciones para explicar sus razones para escribir.

 

  • Una llamada a la acción. Una vez que haya explicado el motivo de su correo electrónico, no asuma que el destinatario sabrá qué hacer. Proporcionar instrucciones específicas. Por ejemplo :

"¿Podrías enviarme esos archivos para el jueves?" »

"¿Podrías escribir esto en las próximas dos semanas?" "

“Por favor, escríbele a Yann y avísame cuando lo hayas hecho. »

Al estructurar su solicitud en forma de pregunta, se invita al destinatario a responder. Alternativamente, también puede usar: "avíseme cuando hizo esto" o "avíseme si esto está bien para usted". "

 

  • cierre. Antes de enviar su correo electrónico, asegúrese de incluir un mensaje de cierre. Esto tiene el doble propósito de reiterar su llamado a la acción y hacer que el destinatario se sienta bien.

 

Ejemplos de buenas líneas de cierre:

“Gracias por toda su ayuda con esto. "

“No puedo esperar a escuchar lo que piensas. »

"Hazme saber si tienes alguna pregunta. "

  • Para terminar de pensar en agregar su firma precedida por un mensaje de saludos.

Podría ser "Suyo", "Atentamente", "Que tenga un buen día" o "Gracias".