El correo electrónico es uno de los principales medios de comunicación en el ámbito profesional. Sin embargo, algunos tienden a olvidar las reglas. Esto dado que el correo electrónico se considera menos formal que la carta. Es importante saber que, sin embargo, este sigue siendo un escrito que funciona, incluso si tiene un estilo más ligero o más fácil de usar. ¿Cómo triunfar en un correo electrónico profesional? Descubra las prácticas a adoptar para una redacción en las reglas del arte.

La línea de asunto del correo electrónico debe ser corta

Lo primero que leerá su destinatario es, obviamente, el asunto de su correo electrónico. En realidad, esta es la única línea que aparece en la bandeja de entrada. Ésta es la razón por la que debe ser breve, precisa y ordenada. Asimismo, debe tener un enlace con el objetivo de tu correo electrónico (notificar, informar, invitar…). En otras palabras, el destinatario debe comprender rápidamente qué es, simplemente leyendo el tema.

El asunto del correo electrónico se puede formular en una oración nominal, una oración sin una palabra de enlace, una oración de 5 a 7 palabras, una oración sin un artículo. A continuación se muestran algunos ejemplos: "solicitud de información", "solicitud para el puesto de ...", "cancelación de la formación CSE del 25 de enero", "invitación a los 10 años de la empresa X", "informe de la reunión de … ”, Etc.

Además, tenga en cuenta que la ausencia de un asunto puede hacer que el correo electrónico no sea deseado.

La fórmula de inicio

También llamada fórmula de llamada, designa las primeras palabras del correo electrónico. En otras palabras, son las palabras las que aseguran el contacto con el interlocutor.

Esta fórmula de apelación depende en particular de los siguientes factores:

  • Su relación con el destinatario: ¿conoce al destinatario? Si es así, ¿en qué momento?
  • El contexto de la comunicación: ¿formal o informal?

Por tanto, es obvio que no se va a dirigir a un superior de la misma forma que se va a dirigir a un colega. Asimismo, es una fórmula diferente que usarás cuando te dirijas a un extraño.

Siguiendo la fórmula de apelación viene la primera oración del correo electrónico que debe estar vinculada al tema del escrito profesional.

El cuerpo del correo electrónico

Considere utilizar la técnica de la pirámide invertida para escribir el cuerpo de su correo electrónico. Consiste en comenzar con la información principal del correo electrónico, que suele ser la reanudación del asunto del correo electrónico. A partir de entonces, deberás evocar el resto de información de forma decreciente, es decir de la más importante a la menos esencial.

La razón por la que debería optar por este método es que la primera parte de una oración es la mejor leída y la más recordada. En una oración de 40 palabras, generalmente solo recuerdas el 30% de la primera parte.

Su correo electrónico debe estar escrito en oraciones cortas y en un lenguaje cotidiano y profesional. En este sentido, evite los términos técnicos y asegúrese de que haya palabras conectadas entre las oraciones.

Por último, no olvide la fórmula educada para finalizar su correo electrónico. Luego use una breve cortesía al final mientras la adapta al contexto del intercambio pero también a su relación con el destinatario.