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Escribe para ser leído

Un colega acaba de enviarle un correo electrónico sobre una reunión que tiene en una hora. Se supone que el correo electrónico contiene la información clave que debe presentar, como parte de un proyecto importante.

Pero hay un problema: el correo electrónico está tan mal escrito que no puedes encontrar los datos que necesitas. Hay faltas de ortografía y oraciones incompletas. Los párrafos son tan largos y confusos que te lleva tres veces más de lo que te lleva encontrar la información que deseas. Como resultado, no está preparado para la reunión y no sale tan bien como esperaba.

¿Alguna vez te has enfrentado a una situación similar a esta? En un mundo sobrecargado de información, es fundamental comunicarse de forma clara, concisa y eficaz. Las personas no tienen tiempo para leer correos electrónicos del tamaño de un libro, y no tienen la paciencia para interpretar correos electrónicos que están mal construidos y donde la información útil está dispersa por todos lados.

Más tu habilidades de escritura son buenos, mejor será la impresión que darás a quienes te rodean, incluidos tu jefe, colegas y clientes. Nunca sabes hasta dónde te llevarán estas buenas impresiones.

En este artículo, veremos cómo puede mejorar sus habilidades de escritura y evitar errores comunes.

Audiencia y formato

El primer paso para escribir con claridad es elegir el formato apropiado. ¿Necesitas enviar un correo electrónico informal? ¿Escribir un informe detallado? ¿O escribir una carta formal?

El formato, junto con su audiencia, definirá su "voz de escritura", es decir, qué tan formal o relajado debe ser el tono. Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico a un cliente potencial, ¿debería tener el mismo tono que un correo electrónico a un amigo?

Definitivamente no.

Comience por identificar quién leerá su mensaje. ¿Es para altos ejecutivos, todo el equipo o un pequeño grupo que trabaja en un archivo específico? En todo lo que escribe, sus lectores o destinatarios deben definir su tono, así como los aspectos del contenido.

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Composición y estilo

Una vez que sepa lo que está escribiendo y para quién está escribiendo, debe comenzar a escribir.

Una pantalla de computadora en blanco y en blanco a menudo es intimidante. Es fácil quedarse atascado porque no sabes cómo empezar. Pruebe estos consejos para redactar y dar formato a su documento:

 

  • Comience con su audiencia: Recuerda que tus lectores pueden no saber nada de lo que les cuentas. ¿Qué deben saber primero?
  • Crear un plan: Esto es especialmente útil si está escribiendo un documento más largo, como un informe, una presentación o un discurso. Los esquemas lo ayudan a identificar qué pasos seguir en qué orden y dividir la tarea en información manejable.
  • Prueba un poco de empatía: Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico de ventas para clientes potenciales, ¿por qué deberían preocuparse por su producto o su argumento de venta? ¿Cuál es el beneficio para ellos? Recuerda las necesidades de tu audiencia en todo momento.
  • Usa el triángulo retórico.: si está tratando de persuadir a alguien para que haga algo, asegúrese de explicar por qué la gente debería escucharlo, transmita su mensaje de una manera que atraiga a su audiencia y presente la información de manera racional y coherente.
  • Identifica tu tema principal: Si tiene dificultad para definir el tema principal de su mensaje, finja que le quedan 15 segundos para explicar su posición. Que dice usted ? Este es probablemente su tema principal.
  • Usar lenguaje sencillo: A menos que esté escribiendo un artículo científico, generalmente es mejor usar un lenguaje simple y directo. No uses palabras largas solo para impresionar a la gente.

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Su documento debe ser lo más fácil de usar posible. Use títulos, subtítulos, viñetas y números tanto como sea posible para separar el texto.

Después de todo, ¿qué podría ser más fácil de leer: una página llena de párrafos largos o una página dividida en párrafos cortos con títulos de sección y viñetas? Un documento que sea fácil de escanear se leerá con más frecuencia que un documento con párrafos largos y densos.

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Los títulos deben captar la atención del lector. Usar preguntas suele ser una buena idea, especialmente en el texto de un anuncio, porque las preguntas ayudan a mantener al lector interesado y curioso.

En correos electrónicos y propuestas, utilice títulos y subtítulos breves y concretos, como los de este artículo.

Agregar gráficos también es una forma inteligente de separar el texto. Estas ayudas visuales no solo permiten al lector mantener su atención en el contenido, sino también a comunicar información importante mucho más rápido que el texto.

Errores gramaticales

Probablemente sepa que los errores en su correo electrónico harán que su trabajo se vea poco profesional. Es esencial para evitar errores graves consiguiendo un corrector ortográfico y revisando la ortografía tanto como sea posible.

Aquí hay algunos ejemplos de palabras de uso común:

 

  • Te envio

 

El verbo "enviar" es un verbo del primer grupo, siempre se escribirá en la primera persona del singular "Yo envío" con una "e". "Envío" sin "e" es un nombre ("un envío") y puede ser plural: "envíos".

 

  • Me uno a ustedes / me uno a ustedes

 

Uno siempre escribirá "Me uno" con una "s". "Conjunto" con una "t" es la conjugación de la tercera persona del singular "se une".

 

  • Plazo / Plazo

 

Incluso si "parachoques" está adherido a un nombre femenino, no cedas a la tentación y escribe siempre "parachoques" sin "e".

 

  • Recomendación / recomendación

 

Si en inglés escribimos "recomendación" con una "e", en francés siempre escribimos "recomendación" con una "a".

 

  • Está ahí / está ahí / está ahí

 

Agregamos una "t" eufónica en fórmulas interrogativas para facilitar la pronunciación y evitar dos vocales en sucesión. Por tanto, escribiremos "está ahí".

 

  • En términos de / en términos de

 

Uno nunca escribe "en términos de" sin una "s". De hecho, siempre hay varios "términos" en el uso de esta expresión.

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  • De / entre

 

Tenga cuidado de no dejarse engañar por la palabra "excepto" que termina con una "s". Uno nunca escribe "entre" con una "s". Es una preposición y es invariable.

 

  • Según lo acordado / según lo acordado

 

Incluso adherido a un nombre femenino, "según lo acordado" es siempre invariable y nunca toma una "e".

 

  • Mantenimiento / servicio

No confundas el nombre y el verbo. El nombre "entrevista" sin "t" describe un intercambio o una "entrevista de trabajo". El verbo conjugado en tercera persona del singular "mantiene" se usa cuando se trata de hacer la acción de mantener algo.

Algunos de tus lectores no serán perfectos en ortografía y gramática. Es posible que no se den cuenta si cometes estos errores. Pero no use esto como una excusa: ¡generalmente habrá personas, especialmente ejecutivos senior, que se darán cuenta!

Por esta razón, todo lo que escriba debe tener una calidad aceptable para todos los lectores.

verificación

El enemigo de una buena revisión es la velocidad. Muchas personas se apresuran a revisar sus correos electrónicos, pero así es como se pierden los errores. Siga estas instrucciones para verificar lo que escribió:

  • Revise sus encabezados y pies de página: La gente suele ignorarlos para centrarse únicamente en el texto. ¡El hecho de que los encabezados sean grandes y en negrita no significa que no tengan errores!
  • Lea el correo electrónico en voz alta: Esto te obliga a ir más lento, lo que significa que es más probable que detectes errores.
  • Usa tu dedo para seguir el texto mientras lees: Es otra cosa que te ayuda a frenar.
  • Comience al final de su texto: Vuelva a leer una oración desde el final hasta el principio, le ayuda a concentrarse en los errores y no en el contenido.