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Detalles y carta modelo gratuita para el reembolso de sus gastos profesionales. Todos ellos gastan en misiones que son tuyas. Para las necesidades y actividades de su empresa son su responsabilidad. La legislación laboral establece, ya sea mediante la presentación de documentos justificativos o en forma de asignaciones a tanto alzado, que se le reembolsarán las sumas que haya adelantado. Sin embargo, el procedimiento de tratamiento a veces puede volverse doloroso y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, depende de usted organizarse y asegurarse de recuperar su dinero. Es poco probable que otros se preocupen por usted.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gastos comerciales?

De vez en cuando, puede estar sujeto a gastos comerciales en el curso de su trabajo. Son los gastos necesarios que debes adelantar durante el desempeño de tus funciones y que están vinculados al desempeño de tu actividad. La mayoría de estos informes de gastos son responsabilidad de la empresa.

Los denominados gastos profesionales pueden tener diferentes aspectos, los más importantes son:

  • Costos de transporte: cuando viaje en avión, tren, autobús o taxi para una misión o para ir a una reunión profesional;
  • Costos de millas: si el empleado utiliza su propio vehículo para un viaje de negocios (calculado por una escala de millas o noches de hotel);
  • Gastos de restauración: para almuerzos de empresa;
  • Costes de movilidad profesional: ligados al cambio de puesto que conlleva un cambio de lugar de residencia.

También hay :

  • Costos de documentación,
  • Costos de vestirse,
  • Costes de alojamiento
  • Costos de teletrabajo,
  • Los costos de utilizar herramientas TIC (nuevas tecnologías de la información y la comunicación),
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¿Cómo se realiza el reembolso de gastos profesionales?

Cualquiera que sea la naturaleza de los gastos incurridos, los términos y condiciones para el reembolso de los gastos pueden adoptar dos formas. O están previstos en el contrato de trabajo o forman parte de una práctica en la empresa.

El pago puede realizarse mediante reembolso directo de los costes reales, es decir, todos los pagos efectuados. Estos se relacionan con los costos del teletrabajo, el uso de herramientas TIC, la movilidad profesional o los costos incurridos por los empleados enviados al extranjero. Como tal, el empleado transfiere sus diversos informes de gastos a su empleador. Asegúrese de conservarlos durante al menos tres años.

También es posible que se le pague una indemnización a tanto alzado ocasional o periódica. Este método se adopta para los costos recurrentes, por ejemplo, para un agente comercial. En este caso, este último no está obligado a justificar sus gastos. Los límites máximos los establece la administración tributaria y varían según la naturaleza de los costos (comidas, transporte, alojamiento temporal, mudanza, asignación de kilometraje). Sin embargo, si se exceden los límites, el empleador puede requerir sus documentos de respaldo. Cabe señalar que los directores de empresas no tienen derecho a esta asignación fija.

Los procesos para reclamar el reembolso de gastos profesionales

Como regla general, sus gastos profesionales se reembolsarán una vez que los documentos justificativos hayan sido presentados al departamento de contabilidad o al gerente de recursos humanos. El saldo normalmente aparecerá en su próximo recibo de pago y el monto se transferirá a su cuenta.

Tienes 3 años a tu disposición para acreditar tus gastos profesionales y así ser reembolsado. Más allá de este período, su jefe ya no está obligado a pagarles. Si por error o por olvido o por cualquier motivo no le devolvemos su dinero. Realmente es mejor intervenir rápidamente enviando una carta solicitando el reembolso a su empresa.

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Para ayudarlo, aquí hay dos cartas de muestra para hacer su solicitud. De cualquier manera. Sobre todo, asegúrese de adjuntar los documentos de respaldo originales y guarde copias para usted.

Ejemplo de carta para una solicitud normal de reembolso de gastos profesionales

 

Apellido Nombre del empleado
Dirección
código postal

Empresa… (Nombre de la empresa)
Dirección
código postal

                                                                                                                                                                                                                      (Ciudad), el… (Fecha),

Asunto: Solicitud de reembolso de gastos profesionales

(Sr. Sra),

Siguiendo los gastos incurridos durante mis últimas misiones. Y ahora deseando beneficiarme del reembolso de mis gastos profesionales. Por la presente le envío la lista completa de mis pagos de acuerdo con el procedimiento.

Por ello realicé un viaje de _____ (lugar de salida) a _____ (lugar de destino de viajes de negocios) de ________ a _____ (fecha de viaje) para asistir a varias conferencias importantes para el desarrollo de nuestra empresa. Tomé un avión de ida y vuelta durante mi viaje e hice varios viajes en taxi.

Además de estos gastos, se suman los gastos de alojamiento en hotel y comidas. Los documentos de respaldo que dan fe de todas mis contribuciones se adjuntan a esta solicitud.

A la espera de una respuesta favorable de su parte, le pido que reciba, señor, mi respetuoso saludo.

 

                                                                        Firma

 

Ejemplo de carta solicitando el reembolso de los gastos profesionales en caso de negativa del empleador

 

Apellido Nombre del empleado
Dirección
código postal

Empresa… (Nombre de la empresa)
Dirección
código postal

                                                                                                                                                                                                                      (Ciudad), el… (Fecha),

 

Asunto: Reclamación de reembolso de gastos profesionales

 

Monsieur le Directeur,

Como parte de mis funciones, he tenido que realizar varios viajes de negocios al extranjero. Como empleado de [función], fui a [destino] durante 4 días para asignaciones específicas relacionadas con mi puesto.

Con el permiso de mi superior inmediato, viajé con mi propio vehículo. He recorrido un total de [número] kilómetros. A esto se le suma el costo de las comidas y varias noches en el hotel, por un monto total de [monto] euros.

La ley establece que estos gastos profesionales correrán a cargo de la empresa. Sin embargo, a pesar de que todos los documentos de respaldo necesarios fueron entregados al departamento de contabilidad a mi regreso, todavía no he recibido el pago relacionado hasta la fecha.

Esta es la razón por la que les pido que intervengan para que me reembolsen lo antes posible. Se adjunta copia de todas las facturas que justifican mi solicitud.

Si bien le agradece de antemano su ayuda, por favor acepte, Sr. Director, la seguridad de mi más alta consideración.

 

                                                                       Firma

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