El empleado francés promedio pasa aproximadamente una cuarta parte de la semana revisando cientos de correos electrónicos que envía y recibe todos los días.
Sin embargo, a pesar del hecho de que estamos atascados en nuestro buzón una buena parte de nuestro tiempo, muchos de nosotros, incluso los más profesionales, todavía no sabemos cómo usar el correo electrónico apropiado.
De hecho, dado el volumen de mensajes que leemos y escribimos cada día, es más probable que cometamos errores vergonzosos, lo que puede tener graves consecuencias comerciales.
En este artículo, hemos definido las reglas más esenciales de "ciberespacio" que se deben conocer.
Incluye una línea de asunto clara y directa
Ejemplos de una buena línea de asunto incluyen "Cambió la fecha de la reunión", "Pregunta rápida sobre su presentación" o "Sugerencias para la propuesta".
Las personas a menudo deciden abrir un correo electrónico según la línea de asunto, elija uno que les permita a los lectores saber que está abordando sus inquietudes o problemas laborales.
Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Si trabaja para una empresa, debe utilizar la dirección de correo electrónico de su empresa. Pero si usa una cuenta de correo electrónico personal, ya sea que trabaje por cuenta propia o le guste usarla ocasionalmente para correspondencia comercial, debe tener cuidado al elegir esta dirección.
Siempre debe tener una dirección de correo electrónico que tenga su nombre para que el destinatario sepa exactamente quién está enviando el correo electrónico. Nunca utilice una dirección de correo electrónico que no sea adecuada para el trabajo.
Piénselo dos veces antes de hacer clic en "responder a todos"
Nadie quiere leer los correos electrónicos de 20 personas que no tienen nada que ver con ellos. Ignorar los correos electrónicos puede ser difícil, ya que muchas personas reciben notificaciones de mensajes nuevos en su teléfono inteligente o mensajes emergentes que distraen la atención en la pantalla de su computadora. Abstente de hacer clic en "responder a todos" a menos que creas que todos en la lista deberían recibir el correo electrónico.
Incluir un bloque de firma
Proporcione a su lector información sobre usted. Por lo general, incluya su nombre completo, cargo, nombre de la empresa e información de contacto, incluido un número de teléfono. También puede agregar un poco de publicidad para usted, pero no exagere con dichos o ilustraciones.
Use la misma fuente, tamaño y color que el resto del correo electrónico.
Usa saludos profesionales
No utilice expresiones informales y coloquiales como “Hola”, “¡Hola!” o “¿Cómo estás?”.
La naturaleza relajada de nuestros escritos no debe afectar el saludo en un correo electrónico. "¡Hola!" Es un saludo muy informal y, en general, no debe usarse en una situación laboral. Utilice "Hola" o "Buenas noches" en su lugar.
Usa los signos de exclamación con moderación
Si elige usar un signo de exclamación, solo use uno para expresar su entusiasmo.
La gente a veces se deja llevar y pone una serie de signos de exclamación al final de sus oraciones. El resultado puede parecer demasiado emotivo o inmaduro, los signos de exclamación deben usarse con moderación al escribir.
Ten cuidado con el humor
El humor puede perderse fácilmente en la traducción sin el tono y las expresiones faciales correctos. En una conversación profesional, es mejor dejar el humor fuera de los correos electrónicos a menos que conozcas bien al destinatario. Además, algo que crees que es divertido podría no serlo para otra persona.
Sepa que personas de diferentes culturas hablan y escriben de manera diferente.
La falta de comunicación puede surgir fácilmente debido a las diferencias culturales, especialmente en la forma escrita cuando no podemos ver el lenguaje corporal de los demás. Adapte su mensaje al trasfondo cultural o nivel de conocimiento del destinatario.
Es bueno tener en cuenta que las culturas altamente contextuales (japonesas, árabes o chinas) desean conocerlo antes de hacer negocios con usted. Como resultado, puede ser común que los empleados en estos países sean más personales en sus escritos. Por otro lado, las personas de culturas de bajo contexto (alemán, estadounidense o escandinavo) prefieren ir muy rápido al grano.
Responda a sus correos electrónicos, incluso si el correo electrónico no estaba destinado a usted
Es difícil responder a todos los correos electrónicos que se le envían, pero debe intentarlo. Esto incluye casos en los que el correo electrónico se le envió accidentalmente, especialmente si el remitente está esperando una respuesta. No es necesario responder, pero es una buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si esa persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.
Este es un ejemplo de una respuesta: “Sé que estás muy ocupado, pero no creo que quisieras enviarme este correo electrónico. Y quería avisarte para que puedas enviárselo a la persona adecuada. »
Revisa cada mensaje
Tus errores no pasará desapercibido para los destinatarios de tu e-mail. Y, dependiendo del destinatario, puede ser juzgado por hacerlo.
No confíe en los correctores ortográficos. Lea y vuelva a leer su correo varias veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.
Agregue la dirección de correo electrónico al final
Evite enviar accidentalmente un correo electrónico antes de que haya terminado de redactarlo y corregir el mensaje. Incluso al responder a un mensaje, es una buena idea eliminar la dirección del destinatario e insertarla solo cuando esté seguro de que el mensaje está listo para enviarse.
Verifique que ha seleccionado el destinatario correcto
Debe tener mucho cuidado al escribir un nombre de su libreta de direcciones en la línea "Para" del correo electrónico. Es fácil seleccionar el nombre incorrecto, lo que puede ser vergonzoso para usted y para la persona que recibe el correo electrónico por error.
Usa fuentes clásicas
Para correspondencia profesional, siempre mantenga sus fuentes, colores y tamaños estándar.
La regla cardinal: Sus correos electrónicos deben ser fáciles de leer para otras personas.
Por lo general, es mejor usar un tipo de letra de 10 o 12 puntos y un tipo de letra fácil de leer, como Arial, Calibri o Times New Roman. Cuando se trata de color, el negro es la opción más segura.
Vigila tu tono
Al igual que las bromas se pierden en la traducción, su mensaje puede ser mal interpretado rápidamente. Recuerde que su entrevistador no tiene las señales vocales y las expresiones faciales que obtendrían en una discusión uno a uno.
Para evitar cualquier malentendido, se recomienda que lea su mensaje en voz alta antes de hacer clic en Enviar. Si le parece difícil, le parecerá difícil al lector.
Para obtener los mejores resultados, evite usar palabras totalmente negativas ("fracaso", "malo" o "pasado por alto") y siempre diga "por favor" y "gracias".
