Saatsite koosolekule kutse e-kirja ja soovite oma kohalolekut kinnitada. Selles artiklis me ütleme teile, miks on oluline vastata teie kohaloleku kinnitamise kutsele ja sellele, kuidas seda nõuetekohaselt vormistada.
Teatage oma osalemise kohta koosolekul
Kui te saate koosolekule kutse, saab selle saatja teile kirjaliku kinnituse selle kohta, et olete sellel koosolekul osalenud. Kui teatud juhtudel kinnitust, et teie kohalolekut ei nõuta, soovitatakse seda igal juhul teha.
Tõepoolest, koosoleku korraldamine võib olla keeruline, eriti kui te ei tea täpselt, kui palju inimesi sellel osaleb. Kinnitades oma kohaloleku, hõlbustate mitte ainult korraldaja ettevalmistustööd, vaid veendute ka selles, et koosolek on tõhus, mitte liiga pikk ja kohandatud vastavalt osalejate arvule. Kunagi pole tore raisata 10 minutit koosoleku alguses toole lisades või faile uuesti printima!
Samuti pidage meeles, et ärge oodake enne vastamist liiga kaua, isegi kui on tõsi, et te ei saa alati oma saadavust kohe kinnitada. Mida varem kinnitus toimub, seda rohkem see koosoleku korraldamist hõlbustab (koosolekut ei saa viimasel hetkel korraldada!).
Mida peaks koosoleku osalemise kinnitusmeil sisaldama?
Koosoleku kinnitusmeilis on oluline lisada järgmine:
- Tänan inimest tema kutse eest
- Selgelt teatage oma kohalolekust
- Näidake oma osalust, küsides, kas on enne koosolekut ette valmistatud asju
Siin on e-posti mall, mida järgida, et teatada oma koosolekust osalemise kohta.
Teema: Kinnitus minu osalemise kohta [kuupäev] koosolekul
Sir / Madam,
Tänan teid koosoleku eesmärgi kohta kutse eest kohtumisel ja mul on hea meel kinnitada, et olen [kuupäev] kohal [kuupäev].
Palun andke mulle teada, kas sellel koosolekul on ettevalmistusi. Olen teie käsutuses, et saada lisateavet selle teema kohta.
Lugupidamisega
[Allkiri]
