Täna on e-post parim viis suhelda lihtsuse, kiiruse ja tõhususega. Professionaalseks suhtlemiseks on see kõige sagedamini kasutatav viis.
Et kirjutada professionaalne postpeame austama teatud kriteeriume, näpunäiteid ja eeskirju, mida püüame kogu artiklis selgitada.
Näide professionaalse e-kirja kirjutamiskavast
Mõnikord võib post olla professionaalses kontekstis keerukas. E-posti aadressi kirjutamise plaan peab saaja käsutuses olema kõik vajalikud elemendid lühikesed ja täpsed.
Professionaalse meili kirjutamiseks võite vastu võtta järgmise kava:
- Selge ja selge objekt
- Kaebuse valem
- Algus, mis peab paiknema kommunikatsiooni kontekstis
- Lõpuleviimise viisakus
- Allkiri
Valige professionaalse e-posti teema
Hinnanguliselt saab professionaal päevas keskmiselt 100 meili. Seetõttu peate valima oma e-posti teema, et julgustada neid seda avama. Selleks on vaja järgida reegleid:
1 - kirjutage lühike objekt
Teie e-posti avamissageduse suurendamiseks soovitavad eksperdid ideaalis kasutada maksimaalselt 50 tähemärki sisaldavat teemat.
Objekti kirjutamiseks on teil vaid piiratud ruum, nii et peate valima konkreetse objekti, kasutades oma e-kirja sisuga seotud tegevusservereid.
Üldiselt on nutitelefonid, mida spetsialistid üha enam oma e-posti kontrollimiseks kasutavad, pikki objekte halvasti lugeda.
2-kohandage oma e-kirja teema
Kui võimalik, peate oma objektide tasandil kontaktide nime ja eesnime mainima. See on element, mis võib suurendada avamise määra.
Autor kontakt oma saaja teemareal, siis tunnevad väärtustatakse ja tunnustatakse, mis motiveerib neid avada ja lugeda oma e-posti.
Kutseline e-kiri
Kirjutada professionaalne e-posti, siis on soovitav selgelt kirjutada meili kehas väljumata teema ja samas põhineb teatud standardid stiili ja esitlus.
Pange tähele, et kirjutage lühike e-kiri, kus on lühikesed ja täpsed laused, mis pakuvad teie saajale rohkem mugavust.
Siin on mõned asjad, mida meeles pidada:
1 - kasutage klassikalist fonti
Enamik e-posti teenuseid võimaldab kasutajal valida teksti fondi ja stiili. Kui tegemist on professionaalse meiliga, valige klassikaline font, näiteks "Times New Roman" või "Arial".
Dekoratiivset fonti ei ole soovitatav kasutada.
Samuti soovitame:
- Võta vastu loetav kirjasuurus
- Vältige kaldkirja, esiletoomist või värve
- Mitte kirjutada kogu teksti suurtähtedega
2 - hea kõne valemi kirjutamine
Professionaalsete mail, see on parem kui eespool nimetatud tegeleda saaja nime, samas ka viisakalt pealkiri isik järgneb tema perekonnanime.
3 - tutvustage ennast esimeses lõigus
Kui kirjutate kellelegi esimest korda (nt uus klient), on väga oluline tutvustada ennast ja lühidalt selgitada oma sõnumi eesmärki.
Võite pühendada sellele väikesele esitlusele ühe või kahe lause.
4 - kõige olulisem teave prioriteedina
Pärast esitlust läheme kõige tähtsamale punktile.
On väga huvitav tsiteerida kõige olulisemat teavet oma e-posti alguses. Säästad saaja aega, selgitades oma kavatsusi.
Peate köitma korrespondendi tähelepanu ja asuma otse asja juurde.
5 - kasutage ametlikku sõnavara
Kuna olete professionaalse e-kirja kirjutanud, peate tegema hea mulje.
Soovitame kirjutada terviklikke lauseid viisakalt.
Ei ole soovitatav kasutada:
- Slängisõnad;
- Kasulikud lühendid;
- Emotikonid või emotikonid;
- Naljad;
- Ebaviisakad sõnad;
6 - tehke asjakohane järeldus
E-kirja lõpetamiseks peame mõtlema allkirja kasutamisele, vastuvõetav toon ja valiku viisainus.
Peame meeles pidama, et professionaalne suhtlus jääb a väga kodifitseeritud keel. On väga tähtis teada reegleid ja valida sobiv valem, mida saab kasutada e-posti lõpus.
Kasutatav valem tuleb kohandada selle saaja kvaliteedi ja vahetuse kontekstiga.
Näiteks kui räägite juhendaja või kliendiga, võite kasutada parimate soovidega, mis on kõige sobivam fraas. Kui tegemist on kolleegiga, võime oma e-kirja lõpetada väljendiga "Hea päeva lõpp!" "
Allkirja puhul võite oma e-posti tarkvara automaatselt sisestada oma meilide lõpus isikliku allkirja.
Tõhususe tagamiseks peab allkiri olema lühike:
- Mitte rohkem kui 4 rida;
- Mitte rohkem kui 70 tähemärki real;
- Sisestage oma ees- ja perekonnanimi, funktsioon, ettevõtte nimi, veebisaidi aadress, telefoni- ja faksinumber ning võimalik, et link teie LinkedIni või Viadeo profiilile;
Näide :
Robert Holliday
Ettevõtte esindaja Y
http: /www.votresite.com
Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00
Mobiil: 06 00 00 00 00
Mõned viisakad väljendid:
- Südamlikult;
- Parimate soovidega ;
- Parimate soovidega;
- Lugupidavalt;
- Südamlikud tervitused;
- Parimate soovidega ;
- Teie,
- Rõõm on teid uuesti näha;
- Soe tervitus ...
Eriti hästi tuttavate inimeste jaoks võime kasutada südamlikke valemeid nagu "tere", "sõprussuhted", "näeme" ...
Muud näited klassikalistest valemitest:
- Palun aktsepteerige, härra / proua, minu eriliste tunnete väljendust;
- Palun võtke vastu mu härra / proua minu südamlike tervituste väljendus;
- Palun võtke vastu minu lugupidamine;
- Palun võtke vastu mu lugupeetud ja pühendunud tunded;
- Palun võtke vastu minu siirad tervitused, härra / proua!
- Palun võtke vastu minu lugupidamine;
- Paludes teil vastu võtta minu parimate soovidega;
- Tänades teid tähelepanu eest minu taotlusele;
- Lugupeetud proua, austage minu sügava austuse austust;
- Oodates teilt lugemist, palun võtke vastu minu lugupidamine;
- Tänuga palun teil leida siit, härra / proua, minu eriliste tunnete väljendus;
7-Kaasa manused
Nagu manuseid, ärge unustage, et teavitada saaja lisades neile meili kehas viisakalt.
On väga huvitav märkida adressaadile saadetud manuste suurus ja arv.
Fookus: ümberpööratud püramiid
Seoses nn ümberpööratud püramiidi meetod, on hakata teksti oma professionaalse e-posti teel põhiandmestik oma sõnum ja seejärel jätkata muu teabe tähtsuse järjekorras.
Kuid miks peaks seda meetodit kasutama?
Tavaliselt loeb esimene lause paremini kui ülejäänud sõnum. See peab olema atraktiivne. Vastupidise püramiidi meetodi kasutamisega võime hõlpsasti köita lugeja tähelepanu ja tekitada temas soovi meili lõpuni lugeda.
Mis puutub kirjutamisse, siis on soovitatav kasutada maksimaalselt nelja lõiget, 3-4 ridadest igaüks, keskendudes konkreetsele ideele iga lõigu kohta.
Kui soovite selle meetodi kasutusele võtta, soovitame teil kasutada järgmist.
- suhteliselt lühikesed laused;
- sõnade linkimine lausete ühendamiseks;
- praegune ja ametialane keel.
MEELDETULETUS
Nagu olete aru saanud, pole professionaalsel meilil sõbrale saadetud kirjaga midagi pistmist. On reeglid, mida tuleb täpselt järgida.
1 - hoolikalt ravida subjekti
Nagu oleme selgelt täpsustanud, peate oma ametialase meili teemavälja (või teema) õigesti kirjutama. See peaks olema lühike ja selge. Teie adressaat peab teie meili sisust kohe aru saama. Seetõttu saab ta otsustada, kas avada see kohe või lugeda seda hiljem.
2-olla viisakas
Nagu olete hästi aru saanud, tuleb tervitamise ja viisakuse valemeid kasutada kontekstis.
Valemid peaksid olema lühikesed ja väga hästi valitud.
3-õiged õigekirjavead
Kõigepealt peate oma e-kirja uuesti lugema ja veenduma, et te pole unustanud vajalikku teavet ja miks mitte keegi teine seda lugeda. On väga huvitav, et oleks mõni teine inimene.
Õigekirja- ja grammatikavigade parandamiseks soovitame kopeerida ja kleepida oma e-kirja tekstiprotsessorile ja teha automaatne kontroll. Isegi kui see tarkvara ei lahenda kõiki vigu, võib see teile abiks olla. Teise võimalusena võite ka investeerida professionaalseks korrektsioonitarkvara.
4-märkige oma e-posti aadress
On väga oluline lisada oma kutse-e-posti allkiri. Professionaalse allkirja kirjutamiseks peate järgima ülaltoodud eeskirju.
Kui mainite oma funktsiooni puudutavat mitmesugust teavet, siis teie ettevõte ... Teie saaja mõistab kiiresti, kellega ta tegeleb.
5-kohandage oma e-posti aadress
Kui see on üldine, siis vähem tõenäoliselt lugeda seda postitust. Sa pead tegema, et saaja tunneb, et posti aadress on ainult tema jaoks. Nii et peate objekti kohandama ja valima oma e-kirja alustamiseks valemi.
Kui see on grupimeil, on oluline luua erinevad loendid vastavalt teie adressaatide omadustele, nende eelistustele, huvidele ja asukohale. Teie adressaatide segmentimine võimaldab teil suurendada oma e-kirjade avatud määra.
6-andke soovin posti avada
Professionaalse e-kirja kirjutamisel peate alati tegema, et saaja soovib seda avada. Üldiselt on objekt esimene element, mis surub korrespondendi oma e-kirju avada ja seda lugeda. Nii et peate oma objektile rohkem tähelepanu pöörama, seda paranema ja tegema seda nii atraktiivseks kui võimalik.
Samal tähenduses peaksid teie e-posti kaks esimest lauset aitama, et saaja soovib lugemist jätkata. Soovitatav on tsiteerida kõige olulisemat teavet oma e-kirja alguses ja käivitada oma korrespondendi uudishimu.
7-Vältige petlikke esemeid
Ärge kunagi kasutage eksitavaid objekte, et suurendada oma e-kirjade avamise määra.
Te peaksite teadma, et teie e-post edastab teie pildi (või teie ettevõtte) pildi. Seetõttu on väga oluline vältida provokatiivseid ja eksitavaid objekte. Objekt peab vastama teie e-posti sisule.
8 - pange ennast lugeja kohale
Empaatia on väga oluline element, millega tuleb arvestada. Oma e-posti teema õigesti kirjutamiseks ja selle atraktiivseks muutmiseks peate end panema saaja kingadesse. Peate end korrespondendi kingadesse sättima ja loetlema rea küsimusi, mida ta saab endale esitada. Vastustest saate oma e-posti pealkirja kohandada.
9-kasutage professionaalset e-posti aadressi
Isiklikud aadressid, näiteks lovelygirl @ ... või härrasmees @ ... on absoluutselt keelatud. Tööalaste suhete kontekstis ei räägi me kunagi seda tüüpi e-posti aadressi kasutava kõnelejaga.
Soovitatav on kasutada professionaalset e-posti aadressi või vähemalt oma ees- ja perekonnanimega isiklikku aadressi.
Professionaalne e-post nõuab väga head suhtlust, täpset sõnavara, lühikest teksti, selget taotlust ja suurepärast õigekirja. Võttes kasutusele reegleid, näpunäiteid ja nõuandeid, mida just tsiteerisime, võite kirjutada atraktiivse e-kirja, mis kohe huvi teie saajale ja äratada tema huvi.
