Kui teil pole oma e-kirjade käsitlemisel selget rutiini, võivad need kiiresti muutuda märkimisväärse ajakaotuse allikaks. Teisest küljest, kui teete organisatsiooni tasandil kõik vajaliku, et mitte lasta end kümnete lugemata e-kirjade alt tungida. Siis saate meelt vabastada igasugusest võimalusest, et olulist e-posti ei saa. Selles artiklis on loetletud mitmed tõestatud tavad. Nende kasutuselevõtmisega saate kindlasti oma postkasti palju rahulikumalt hallata.
Klassifitseerige e-kirjad automaatselt või käsitsi spetsiaalsesse kausta või alamkaustadesse.
See on seda tüüpi meetod, mis võimaldab teil kiiresti oma e-kirju tähtsuse järjekorras sortida. Võite klassifitseerida oma e-kirjad teema, teema ja tähtaegade järgi. Oluline on kasutada kõiki ära fondivalikud oma postkasti, et hallata oma kirju täielikult töökorras. Kui olete loonud kausta ja alamkaustaga kataloogi vastavalt teile sobivale korraldusrežiimile. Igal sõnumil on oma koht teie postkastis nagu igal paberfailil töölaual. Niisiis, kui teie e-kirjade töötlemiseks on hetk möödas, saate 100% oma ülejäänud töödele keskenduda.
Planeerige oma e-kirjade töötlemiseks konkreetne aeg
Muidugi peate jääma reageerivaks ja suutma töödelda sõnumeid, mis ootavad teielt viivitamatut vastust. Ülejäänud osas kavandage kõige olulisemad hetked, et oma e-kirjadega järjepidevalt suhelda. Alustage kõigi tööde töötlemiseks vajalike elementide ettevalmistamisega. Paberfailid, klammerdajad, printerid, kõik peab olema käepärane, et hõlbustada maksimaalset kontsentreerumist. Pole tähtis, millal te valite. Nüüd, kui teie postkast on korraldatud nagu postisorteerimiskeskus, on teil võimalus oma e-kirju rahulikult, tõhususe ja kiirusega töödelda.
Puhastage oma postkast, kustutades kõik mittevajalikud infolehed
Kas teie postkasti parasiteerivad pidevalt ebahuvitavad infolehed või reklaamid? Hoolige oma postkastist kõigist neist infolehtedest, mis näevad välja pigem rämpspost kui miski muu. Peate süstemaatiliselt loobuma kõigist nendest meililistidest, mis ei too teile midagi konkreetset ja mis võivad kiiresti muutuda sissetungivaks. Võite kasutada selliseid tööriistu nagu Cleanfox kus Rullige mind lahti tehke vajalik mõne hiireklõpsuga. Ilma teid hommikust võtmata aitavad sedalaadi lahendused tohutult kogu selle digitaalse reostuse lõpetada. Tuhandeid e-kirju saab suhteliselt kiiresti töödelda.
Seadistage automaatne vastus
Lähete varsti pikaks ajaks puhkusele. Üksikasja, mida ei tohiks tähelepanuta jätta, aktiveeris teie postkasti automaatse vastuse. See on midagi olulist, nii et kõik inimesed, kellega suhtlete professionaalselt e-posti teel, oleksid teie puudumisest hästi informeeritud. Kui klient või tarnija kaotab kannatlikkuse, on võimalik palju arusaamatusi, kuna need sõnumid jäävad vastuseta. Seda saab hõlpsalt vältida lühisõnumi abil, mis saadetakse teie puhkuse ajal automaatselt. Peate lihtsalt märkima puhkuselt naasmise kuupäeva ja miks mitte vajadusel ka kolleegi e-posti aadressi.
Temperatuuri järgi saate koopiana saata e-kirju
Koopia (CC) ja nähtamatu süsiniku koopia (CCI) abil saadetud e-kirjade süstemaatiline kasutamine võib kiiresti luua lõputu andmevahetuse. Inimesed, kes pidid teie sõnumit saama ainult teadmiseks, vajavad nüüd täpsustamist. Teised imestavad, miks nad selle sõnumi saidid, ja tajuvad seda õigesti ajaraiskamisena. Kui teete valiku kellegi silmusesse seadmiseks, veenduge, et teie valik oleks tõesti asjakohane. Vältida tuleks kellelegi mis tahes viisil saadetud sõnumeid.
Pidage meeles, et meilil võib olla juriidiline väärtus
Hoidke kõik oma e-kirjad võimaluse korral tõendusjõuna, eriti tööstuskohtusse. Elektrooniline teade, kui see on kinnitatud sama õigusliku jõuga kui kiri, mille oleksite kirjutanud käsitsi. Kuid ole ettevaatlik, isegi lihtne sõnum saadetud mõtlemata kolleegi või kliendi jaoks võivad olla tõsised tagajärjed. Kui klient tõendab, on e-posti aadressil tugi, et te ei ole kinni pidanud tarnekohustustest ega muust. Peate kandma tagajärjed nii oma ettevõttele kui ka iseendale. Ärivaidlustes nagu tööstuskohtutes öeldakse, et tõend on "tasuta". See tähendab, et otsustab kohtunik ja et parem on tema e-kirjad hoolikalt salastada kui prügikasti panna.
