Keskmine prantsuse töötaja veedab umbes veerandi nädalast sadade e-kirjade lugemisele, mida nad iga päev saadavad ja saavad.
Vaatamata asjaolule, et oleme suure osa ajast oma postkasti kinni jäänud, ei tea paljud meist, isegi kõige professionaalsemad, ikkagi seda, kuidas e-posti teel sobivalt.
Tegelikult, arvestades iga päev lugevate ja kirjutatavate sõnumite mahtu, tekime tõenäolisemalt piinlikke vigu, millel võib olla tõsised tagajärjed ärile.
Käesolevas artiklis oleme määratlenud kõige olulisemad küberkuritegude reeglid.
Lisage selge ja otsene teemarida
Hea teemarea näideteks on "Muutunud koosoleku kuupäev", "Kiirküsimus teie esitluse kohta" või "Ettepaneku soovitused".
Inimesed otsustavad sageli avada meili teemarea põhjal, valides sellise, mis annab lugejatele teada, et tegelete nende murede või tööprobleemidega.
Kasutage professionaalset e-posti aadressi
Kui töötate ettevõttes, peate kasutama oma ettevõtte e-posti aadressi. Kui aga kasutate isiklikku meilikontot, olenemata sellest, kas olete füüsilisest isikust ettevõtja või soovite seda aeg-ajalt ärikirjavahetuseks kasutada, peaksite selle aadressi valimisel olema ettevaatlik.
Teil peaks alati olema e-posti aadress, millel on teie nimi, et saaja teaks täpselt, kes meili saadab. Ärge kunagi kasutage e-posti aadressi, mis ei sobi tööks.
Mõelge kaks korda, enne kui klõpsate nupul "vasta kõigile"
Keegi ei taha lugeda 20 inimese e-kirju, millel pole nendega mingit pistmist. Meilide eiramine võib olla keeruline, kuna paljud inimesed saavad nutitelefonis teateid uute sõnumite kohta või arvutiekraanil häirivaid hüpikaknaid. Ärge klõpsake nuppu "Vasta kõigile", välja arvatud juhul, kui arvate, et kõik loendis olevad inimesed peaksid meili saama.
Lisage allkirja plokk
Andke lugejale teavet enda kohta. Tavaliselt lisage oma täisnimi, ametinimetus, ettevõtte nimi ja kontaktteave, sealhulgas telefoninumber. Võid ka natuke reklaami enda jaoks lisada, aga ära liiale ütluste või illustratsioonidega.
Kasutage sama fonti, suurust ja värvi nagu ülejäänud meil.
Kasutage professionaalseid tervitusi
Ärge kasutage juhuslikke kõnekeelseid väljendeid, nagu "Tere", "Tere!" või "Kuidas sul läheb?".
Meie kirjutiste lõdvestunud olemus ei tohiks mõjutada e-kirja tervitamist. "Tere!" On väga mitteametlik tervitus ja üldiselt ei tohiks seda kasutada tööolukorras. Kasutage selle asemel "Tere" või "Hea õhtu".
Kasutage hüüumärke säästlikult
Kui otsustate kasutada hüüumärki, kasutage oma entusiasmi väljendamiseks ainult seda.
Inimesed lähevad mõnikord sellest vaimustusse ja panevad oma lause lõppu hulga hüüumärke. Tulemus võib tunduda liiga emotsionaalne või ebaküps, hüüumärke tuleks kirjutamisel kasutada säästlikult.
Olge huumoriga ettevaatlik
Huumor võib ilma õige tooni ja näoilmeteta tõlkes kergesti kaduma minna. Professionaalses vestluses on huumor kõige parem e-kirjadest välja jätta, kui te ei tunne adressaati hästi. Samuti ei pruugi see, mis teie arvates on naljakas, kellelegi teisele meeldida.
Tea, et erinevate kultuuride inimesed räägivad ja kirjutavad erinevalt
Suhtlemishäired võivad kergesti tekkida kultuuriliste erinevuste tõttu, eriti kirjalikus vormis, kui me ei näe üksteise kehakeelt. Kohandage oma sõnum adressaadi kultuuritausta või teadmiste tasemega.
On hea meeles pidada, et ülimalt kontekstuaalsed kultuurid (jaapani, araabia või hiina) tahavad sind tuttavaks tunda enne äritegevust. Selle tulemusena võib nende riikide töötajatel olla tavapärasem kirjutada oma isiklikum. Teisest küljest eelistavad madala kontekstiga kultuuride (saksa, ameerika või skandinaavia) inimesed minna väga kiiresti.
Vastake oma meilidele, isegi kui see meil ei olnud teile mõeldud
Kõigile teile saadetud meilidele on raske vastata, kuid peaksite proovima. See hõlmab juhtumeid, kus e-kiri saadeti teile kogemata, eriti kui saatja ootab vastust. Vastus pole vajalik, kuid see on hea e-posti etikett, eriti kui see inimene töötab teiega samas ettevõttes või tööstuses.
Siin on näide vastusest: „Ma tean, et olete väga hõivatud, kuid ma ei usu, et tahtsite mulle seda meili saata. Ja ma tahtsin teile teada anda, et saaksite selle õigele inimesele saata. »
Vaadake üle iga sõnum
Teie vead ei jää teie e-kirja saajatele märkamatuks. Ja olenevalt adressaadist võidakse teid selle eest kohut mõista.
Ärge lootke õigekirjakontrollidele. Lugege oma e-kiri enne saatmist mitu korda läbi, eelistatavalt valjult.
Viimasena lisage meiliaadress
Vältige kogemata meili saatmist enne, kui olete selle koostanud ja parandanud. Isegi sõnumile vastamisel on hea eemaldada saaja aadress ja sisestada see alles siis, kui olete kindel, et kiri on saatmiseks valmis.
Veenduge, et olete valinud õige adressaadi
Peate olema väga ettevaatlik, kui sisestate oma aadressiraamatust nime e-kirja reale "Adressaat". Vale nime valimine on lihtne, mis võib teile ja inimesele, kes meili ekslikult saab, piinlik olla.
Kasutage klassikalisi fonte
Professionaalseks kirjavahetuseks hoidke alati oma fonte, värve ja standardseid suurusi.
Peamine reegel: Teie e-kirjad peaksid olema teistele inimestele kergesti loetavad.
Üldiselt on kõige parem kasutada 10- või 12-punktilist kirjatüüpi ja hõlpsasti loetavat kirjatüüpi, näiteks Arial, Calibri või Times New Roman. Mis puutub värvidesse, siis must on kõige turvalisem valik.
Jälgige oma tooni
Nii nagu naljad tõlkimisel kaovad, saab teie sõnumit kiiresti valesti tõlgendada. Pidage meeles, et teie intervjueerijal ei ole vokaalseid näpunäiteid ega näoilmeid, mida nad saaksid üks-ühele arutelus.
Vääritimõistmise vältimiseks on soovitatav enne sõnumi klõpsamist lugeda sõnum valjusti. Kui teile tundub raske, tundub lugejale raske.
Parimate tulemuste saavutamiseks vältige täiesti negatiivsete sõnade ("ebaõnnestumine", "halb" või "jäetud tähelepanuta") kasutamist ning öelge alati "palun" ja "aitäh".
