Post või post: kumba tuleks eelistada?
Kirja või kirja saatmine korrespondendile on väga levinud praktika. Isegi kui täna on võimalus kullerit soovitada, on selge, et meil tagab suurema kiiruse sõnumite edastamisel. Professionaalses kontekstis on aga juhtumeid, kus meili kasutamine on kirjast soodsam. Sellegipoolest ei tohiks tähelepanuta jätta viisakate väljendite õiget kasutamist. Post või post: mida tuleks eelistada ja millised viisakusvalemid on teatud olukordades sobivad?
Millal kirju saata?
Soovitav on saata kirju teatud konkreetsetes kontekstides. Mõnikord nõuab seadus seda tegema.
Töömaailmas on tavaks saata lahkumisavaldus, kutsuda vallandamisvestlusele või katkestada katseaeg, vormistades avalduse või otsuse kirjaga.
Seoses kliendi-tarnija suhetega võime välja tuua kirjaaadressi nõudvate asjaolude, tasumata arve märguande, defektse toote kohaletoimetamise järgse vabanduse või defektse toote ametliku teate tellimuse kohaletoimetamise. .
Millal peaksite eelistama professionaalse meili saatmist?
Praktikas sobib kirja saatmine igapäevaste vahetustega, mis toimuvad professionaalses kontekstis. Seda juhul, kui tegemist on potentsiaalsele kliendile hinnapakkumise saatmisega, kliendi taaskäivitamise tähtaegu ületanud arvega või dokumentide saatmisega kolleegile.
Kuid üks asi on teada, millal kasutada professionaalset meili, ja teine asi on viisakusväljendite kasutamine.
Milline on järelmeili struktuur?
Kliendi järelmeil koosneb üldiselt 7 osast. Nende hulgas võime nimetada:
- Isikupärastatud viisakusvalem
- Konks
- Kontekst
- Projekt
- Üleskutse tegevusele
- Üleminek
- Viimane viisakuslause
Meili alguses oleva viisakuse valemi osas on soovitatav see isikupärastada. Võite öelda näiteks: "Tere + perekonnanimi / eesnimi".
Mis puutub viimasesse viisakasse valemisse, siis võite omaks võtta järgmise: "Soovin teile tagasitulekut oodates ilusat päeva lõppu ja loomulikult jääge kättesaadavaks". See viisakas valem sobib kliendile, kellega teil on mõnevõrra ulatuslik ärisuhe, või kliendile, keda te tunnete.
Kui tegemist on kliendiga, kellega teil pole igapäevast suhet tekkinud, peaks e-kirja alguses viisakusvalem olema tüüpi "härra ..." või "proua ...". E-kirja lõpus oleva viisaka valemi osas võite kasutada valemit "Ootledes tagasisaatmist, võtke vastu minu parimate tunnete kinnitus".
Hinnapakkumiste edastamiseks kliendile on struktuur peaaegu sama. Kolleegile dokumente edastades ei takista aga miski tere ütlemast. Meili lõpus on soovitatav kasutada ka viisakusväljendeid, nagu "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega".
