Ettevõtte e-kiri

Tänapäeva ärikeskkonnas, kus e-post on muutunud eelistatud suhtlusvahendiks. Oluline on omandada oma sõnumite edastamiseks vajalikud oskused. On mitmeid viise, kuidas edastada oma pahameelt kolleegile, kellega olete mingil moel konfliktis. Võime ette kujutada näost näkku vestlust, telefonikõnet või mingit vahendust. Siiski jääb e-post töömaailmas üheks kõige sagedamini kasutatavaks vahendiks.

E-post on väga võimas tööriist, mida laialdaselt kasutatakse mitmel põhjusel.

Kui saadate meili, salvestatakse suhtlus automaatselt. Seetõttu saab teie erinevaid vahetusi korraldada turvaliselt kaustas. Seega saab neid tulevikus kasutada viidetena või juriidilistel põhjustel. E-posti kasutamine ametliku suhtlusvahendina säästab ka ettevõtete raha. Oluline on neid punkte tähele panna, et mõista, kui oluline on seda tüüpi suhtlemisviisi valdamine.

Teie igapäevatöös võib juhtuda, et kolleeg vajab mõne hea käitumise reegli meeldetuletamist. Tasub meeles pidada, et kolleegi e-posti teel teavitamine on ametlik ja tõhus viis oma mõtte selgeks tegemiseks. Kui selline kolleeg otsustab pärast korduvaid hoiatusi oma suhtumist mitte muuta, võidakse teie saadetud e-kirju esitada teie edasise tegevuse õigustamiseks. Pidage meeles, et neid on turvaliselt hoitud ning neid saab kätte saada ja kasutada kõnealuse isiku väärkäitumise ajaloo kuvamiseks.

LOE  Näide posti kohta, mille kaudu saate taotleda puhkust ilma palgata.

Enne kolleegi e-kirja teel teavitamist

Nagu varem öeldud, on e-posti kasutamine suhtluseks formaalne. See tähendab, et see kaalub rohkem kui suuline hoiatus ja toob kaasa rohkem tagajärgi. Seetõttu kaaluge enne, kui teavitate kedagi, kellega töötate, e-posti teel suulisi hoiatusi. Mõned kohandavad oma käitumist, kui seda teete. Järelikult ei ole vaja probleemile esmalt lahendust otsimata anda sellele asjatut ulatust. Samuti ei pruugi kolleegi e-kirja teel teavitamine alati olla ideaalne viis teda muutma veenda. Käsitlege iga juhtumit ja igat vastavalt olukorrale. Enne oma viha e-posti teel väljendamist peate teadma, kuidas sellega käituda. Peate oma mõtted koguma ja välja mõtlema, mida soovite kirjutada, ja soovitud tulemuse saavutamiseks vajaliku mõju taseme.

Tuvastage probleem

Esimene asi, mida teha enne meili saatmist, on tuvastada ärrituse teema. See pole nii lihtne, kui tundub. Kontoris, kus valitseb konkurents ja rivaalitsemine, pead olema kindel, et su süüdistustel on tõsine alus. Asi pole selles, et piinata oma meeskonna liiget kuulujutuga. Kui olete aga üleastumise ohver või tunnistaja ja faktid on kindlad, võtke meetmeid. Siiski ärge unustage austada tavapärase viisakuse reegleid.

Kes on see isik, kellega teil on probleem?

Näiteks teie ja juhi vahel liigse konflikti tekitamine ei too teile ega teie meeskonnale midagi head. See mõjutab kindlasti teie tootlikkust ja võib viia teid kleepuvasse olukorda. Meili asemel võib näost näkku vestluse kaalumine olla kasulik esimese sammuna teile muret tekitava probleemi lahendamisel. Kui teie mitmed näost näkku arutelud ja suulised hoiatused ebaõnnestuvad, ärge kartke saata ametlikke e-kirju, millest on teile hiljem kindlasti kasu.

LOE  Malli e-kiri, mis vastab järelevaatajale teabe saamiseks esitatud teabenõudele

Vaadake oma e-posti aadressi

Teie e-kiri peaks olema professionaalselt kirjutatud. Kui võtate initsiatiivi ja kritiseerite e-posti teel konkreetse inimese käitumist või tööd, pidage meeles, et see on ametlik dokument. See tähendab, et tegemist on dokumendiga, mis võib pöörduda teie vastu. Järgige kõiki selles kontekstis kirja kirjutamise eeskirju.