E-post on enamiku meist eelistatud suhtlusvahend. E-post on vapustav, sest sa ei pea suhtlemiseks vestluskaaslasega samal ajal kättesaadav olema. See võimaldab meil käimasolevates küsimustes edasi liikuda, kui meie kolleegid ei ole kättesaadavad või on teisel pool maailma.

Enamik meist on aga uppumas lõputusse e-kirjade loendisse. 2016. aastal avaldatud raporti järgi saab ja saadab keskmine ärikasutaja päevas üle 100 meili.

Lisaks on e-kirju liiga lihtne valesti tõlgendada. Hiljutine Sendmaili uuring näitas, et 64% inimestest saatis või sai e-kirja, mis põhjustas viha või tahtmatut segadust.

Tänu saadetud ja vastuvõetud kirjade hulgale ning kuna e-kirju tõlgendatakse sageli valesti, on oluline need selgelt ja kokkuvõtlikult kirjutada.

Kuidas professionaalset e-kirja õigesti kirjutada

Lühikeste ja täpsete meilide kirjutamine vähendab meilide haldamisele kuluvat aega ja muudab teid produktiivsemaks. Kui hoiate oma meilid lühikesena, kulutate tõenäoliselt vähem aega meilidele ja rohkem aega muudele ülesannetele. See tähendab, et selgelt kirjutamine on oskus. Nagu kõik oskused, on teil vaja tööd selle arendamiseks.

Alguses võib lühikeste meilide kirjutamine võtta sama kaua aega kui pikkade meilide kirjutamine. Kuid isegi kui see nii on, aitate oma kolleegidel, klientidel või töötajatel olla produktiivsemad, sest lisate nende postkasti vähem segadust, mis aitab neil teile kiiremini vastata.

Selgelt kirjutades tuntakse teid kui inimest, kes teab, mida nad tahavad ja saab asjad tehtud. Mõlemad on teie karjäärivõimalustele head.

Mis on siis selge, lühikese ja professionaalse e-kirja kirjutamiseks?

Tuvastage oma eesmärk

Selgetel e-kirjadel on alati selge eesmärk.

Iga kord, kui istud e-kirja kirjutama, leidke mõni sekund ja küsige endalt: „Miks ma selle saadan? Mida ma adressaadilt ootan?

Kui te ei saa nendele küsimustele vastata, ei tohiks te e-kirju saata. E-kirjade kirjutamine ilma teadmata, mida vajate, raiskab teie ja teie saaja aega. Kui te ei tea täpselt, mida sa tahad, on teil raske ennast selgelt ja lühidalt väljendada.

Kasutage reeglit "Üks asi korraga"

Meilid ei asenda koosolekuid. Ärikohtumiste puhul on koosolek produktiivsem, mida rohkemate päevakorrapunktidega töötate.

E-kirjadega on vastupidine. Mida vähem lisate erinevaid teemasid oma e-kirjadesse, seda rohkem on teie vestluspartnerile arusaadav.

Seetõttu on hea mõte harjutada reeglit "üks asi korraga". Veenduge, et iga saadetud meil oleks seotud ühe asjaga. Kui teil on vaja mõne muu projektiga seoses suhelda, kirjutage uus e-kiri.

Samuti on hea aeg küsida endalt: "Kas see e-kiri on tõesti vajalik?" Jällegi, ainult absoluutselt vajalikud e-kirjad kinnitavad selle isiku austust, kellele saadate e-kirju.

Empaatia harjutamine

Empaatia on võime näha maailma läbi teiste silmade. Seda tehes mõistate nende mõtteid ja tundeid.

E-kirjade kirjutamisel mõtle oma sõnad lugeja seisukohast. Küsige endalt kõike, mida kirjutate:

  • Kuidas saaksin seda lauset tõlgendada, kui ma selle kätte sain?
  • Kas see sisaldab ebaselgeid tingimusi, mida täpsustada?

See on lihtne, kuid tõhus kohandamine sellele, kuidas peaksite kirjutama. Mõeldes inimestele, kes teid loevad, muutub see, kuidas nad teile reageerivad.

Siin on empaatiline viis vaadata maailma, et aidata teil alustada. Enamik inimesi:

  • On hõivatud. Neil pole aega arvata, mida sa tahad, ja nad sooviksid, et saaksid teie meili lugeda ja neile kiiresti vastata.
  • Naudi komplimenti. Kui saate nende või nende töö kohta midagi positiivset öelda, tehke seda. Teie sõnu ei raisata.
  • Nagu oleks tänatud. Kui adressaat teid kuidagi aitas, ärge unustage teda tänada. Peaksite seda tegema isegi siis, kui nende ülesanne on teid aidata.

Lühendage esitlusi

Kui saadate kellelegi esimest korda meili, peate adressaadile ütlema, kes te olete. Tavaliselt saab seda teha ühe lausega. Näiteks: „Oli meeldiv kohtuda teiega [sündmusel X]. »

Üks võimalus tutvustusi lühendada on kirjutada need nii, nagu kohtuksite näost näkku. Te ei tahaks kellegagi isiklikult kohtudes viieminutilise monoloogiga sattuda. Nii et ärge tehke seda meili teel.

Te ei tea, kas sissejuhatus on vajalik. Võib-olla olete juba adressaadiga ühendust võtnud, aga te ei tea, kas ta sind mäletab. Te võite oma volikirja jätta oma elektrooniliseks allkirjaks.

See väldib arusaamatusi. Enda uuesti tutvustamine kellelegi, kes teid juba tunneb, on ebaviisakas. Kui ta pole kindel, kas ta teid tunneb, võite lasta tal lihtsalt teie allkirja kontrollida.

Piirake ennast viie lausega

Igas kirjutatavas e-kirjas peate kasutama piisavalt lauseid, et öelda, mida vajate. Kasulik tava on piirduda viie lausega.

Vähem kui viis lauset on sageli jõhker ja ebaviisakas, rohkem kui viis lauset raiskab aega.

On aegu, kui on võimalik, et e-kirja, mis sisaldab viit lauset, ei ole võimalik. Kuid enamikul juhtudel piisab viis lauset.

Võtta vastu viie lause distsipliin ja leiad end kirjalikult kiiremini. Samuti saate rohkem vastuseid.

Kasutage lühikesi sõnu

1946. aastal soovitas George Orwell kirjanikel mitte kunagi kasutada pikka sõna seal, kus lühike sobib.

See nõuanne on tänapäeval veelgi aktuaalsem, eriti meilide kirjutamisel.

Lühikesed sõnad näitavad teie lugeja austust. Kasutades lühikesi sõnu, muutisite sõnumi mõistetavaks.

Sama kehtib ka lühike lause ja lõikude kohta. Vältige suurte tekstiplokkide kirjutamist, kui soovite, et teie sõnum oleks selge ja kergesti mõistetav.

Kasutage aktiivset häält

Aktiivset häält on kergem lugeda. Samuti julgustab see tegutsema ja vastutama. Tõepoolest, aktiivse hääle puhul keskenduvad laused inimesele, kes tegutseb. Passiivse hääle puhul keskenduvad laused objektile, millel tegutsetakse. Passiivse häälega võib tunduda, et asjad juhtuvad iseenesest. Aktiivselt juhtuvad asjad ainult siis, kui inimesed tegutsevad.

Pidage kinni standardsest struktuurist

Mis on teie e-kirjade lühikese hoidmise võti? Kasutage standardset struktuuri. See on mall, mida saate jälgida iga kirjutatud e-kirja puhul.

Lisaks e-kirjade lühikesele säilitamisele aitab standardstruktuuri järgimine kiiresti kirjutada.

Aja jooksul töötate välja struktuuri, mis töötab teie jaoks. Siin on lihtne ülesehitus:

  • Tervitus
  • Kompliment
  • Teie e-posti põhjus
  • Üleskutse tegevusele
  • Lõppsõnum (sulgemine)
  • allkiri

Vaatame neid kõiki põhjalikult.

  • See on meili esimene rida. "Tere, [eesnimi]" on tüüpiline tervitus.

 

  • Kui saadate kellelegi esimest korda meili, on kompliment suurepärane algus. Sissejuhatuseks võib olla ka hästi kirjutatud kompliment. Näiteks :

 

"Mulle meeldis teie ettekanne [teema] kohta [kuupäev]. »

"Leidsin, et teie [teema] blogi oli tõesti kasulik. »

„Oli rõõm teiega [üritusel] kohtuda. »

 

  • Teie e-posti põhjus. Selles jaotises ütlete: "Ma saadan meili, et küsida ..." või "Ma mõtlesin, kas saaksite aidata ..." Mõnikord on teil vaja kahte lauset, et selgitada oma kirjutamise põhjuseid.

 

  • Üleskutse tegevusele. Kui olete oma e-posti põhjuse selgitanud, ei saa eeldada, et saaja teab, mida teha. Esitage konkreetsed juhised. Näiteks:

"Kas saaksite need failid mulle neljapäevaks saata?" »

"Kas saaksite selle kirjutada järgmise kahe nädala jooksul?" "

"Palun kirjutage sellest Yannile ja andke mulle teada, kui olete seda teinud. »

Struktureerides teie päringu küsimuse vormis, kutsutakse saajat vastama. Teise võimalusena võite kasutada ka: "andke teada, kui seda tegite" või "andke teada, kas see sobib teile". "

 

  • sulgemine. Enne meili saatmist lisage kindlasti lõpusõnum. See täidab kahekordset eesmärki: korrata teie üleskutset tegevusele ja panna saaja end hästi tundma.

 

Näited headest sulgemisliinidest:

"Täname teid kogu selle abi eest. "

„Ma ei jõua ära oodata, et kuulen, mida sa arvad. »

"Andke mulle teada, kui teil on küsimusi. "

  • Et lõpetada mõtte lisamine oma allkirjale, millele eelneb tervitussõnum.

See võib olla "Sinu", "Lugupidamisega", "Ilusat päeva" või "Tänan teid".