E-post võimaldab meil sageli rohkem suhelda. Selle tulemusel on Internet täis näpunäited paremaks kirjutamiseks, loendid põhjustest, miks vältida e-kirjade saatmist teatud kellaaegadel, või nõuandeid, kui kiiresti peaksime vastama jne. Parim viis aja säästmiseks ja segaduste vältimiseks on aga meeles pidada, et mõned vestlused ei saa toimuda meili teel. Siin on mõned näited.
Kui te edastate halbu uudiseid
Halbade uudiste edastamine pole lihtne, eriti kui peate need edastama oma ülemusele või juhile. Kuid raskuste vähendamiseks on mitu võimalust. Esiteks, ärge lükake seda edasi ja ärge raisake aega; peate võtma vastutuse ja selgitama olukorda põhjalikult. Halbade uudiste edastamine meili teel ei ole hea mõte, sest seda võib mõista kui katset vestlust vältida. Võite saata tagasi kuvandi inimesest, kes on kartlik, piinlik või isegi liiga ebaküps, et olla ennetav. Nii et kui teil on halbu uudiseid edastada, tehke seda võimaluse korral isiklikult.
Kui sa pole päris kindel, mida mõtled
Üldiselt on hea püüda olla pigem proaktiivne kui reageeriv. Kahjuks sobib e-post sellisele refleksile hästi. Oleme sunnitud oma postkasti tühjendama, kuna enamik e-kirju nõuab vastuseid. Nii et mõnikord, isegi kui me pole päris kindlad, kuidas tahaksime vastata, hakkavad meie sõrmed nagunii koputama. Selle asemel tehke paus, kui seda vajate. Otsige selle teema kohta lisateavet, selle asemel, et vastata enne, kui teate, mida arvate ja öelda soovite.
Kui tunned tooni poolt piinatuna
Paljud meist kasutavad e-posti, et vältida keerulisi vestlusi. Idee seisneb selles, et see meedium annab meile võimaluse kirjutada meilisõnum, mis jõuab teise inimeseni täpselt nii, nagu me loodame. Kuid liiga sageli ei juhtu see nii. Esimene asi, mis kannatab, on meie tõhusus; täiuslikult koostatud meili loomine võtab nii palju aega. Nii et sageli ei loe teine inimene meie e-kirju nii, nagu me ootasime. Seega, kui tunnete end e-kirja kirjutamise tooni pärast piinavat, küsige endalt, kas ka sel juhul poleks mõttekam seda vestlust silmast silma pidada.
Kui see on 21h ja 6h vahel ja olete väsinud
Väsinuna on raskem selgelt mõelda ja ka emotsioonid võivad sellises seisundis olla laes. Nii et kui istud kodus ja töötad väljaspool tööaega, kaaluge saatmisnupu asemel mustandi salvestamise nuppu. Selle asemel kirjutage esimene mustand mustandina, kui see aitab teil probleemi unustada, ja lugege seda hommikul enne lõplikku vormistamist, kui teil on värskem vaade.
Kui te palute suurendada
Mõned vestlused on mõeldud näost näkku pidamiseks, kui soovite näiteks läbi rääkida palgatõusu üle. See ei ole selline taotlus, mida soovite meili teel esitada, peamiselt seetõttu, et soovite, et see oleks selge ja see on küsimus, mida võtate tõsiselt. Samuti soovite olla valmis vastama oma taotlust puudutavatele küsimustele. Meili saatmine võib saata vale sõnumi. Kui võtate sellistes tingimustes aega oma ülemusega isiklikult kohtumiseks, saate rohkem tulemusi.
