Kirjutage, et lugeda

Kolleeg saatis teile just meili tunni pärast toimuva koosoleku kohta. E-kiri peaks sisaldama olulist teavet, mida peate olulise projekti osana esitama.

Kuid on probleem: meil on nii halvasti kirjutatud, et te ei leia vajalikke andmeid. Esineb õigekirjavigu ja poolikuid lauseid. Lõigud on nii pikad ja segased, et teil kulub soovitud teabe leidmiseks kolm korda rohkem aega. Selle tulemusena olete kohtumiseks vähe ette valmistatud ja see ei lähe nii hästi, kui oleksite lootnud.

Kas olete kunagi kokku puutunud sarnase olukorraga? Infoga ülekoormatud maailmas on oluline suhelda selgelt, lühidalt ja tõhusalt. Inimestel pole aega lugeda raamatupikkuseid e-kirju ja neil pole kannatlikkust tõlgendada e-kirju, mis on halvasti koostatud ja kus kasulik teave on kõikjal laiali.

Plus teie kirjutamisoskused on head, seda parema mulje jätad ümbritsevatele, sealhulgas ülemusele, kolleegidele ja klientidele. Kunagi ei tea, kui kaugele need head muljed sind viivad.

Selles artiklis näeme, kuidas saate oma kirjutamisoskusi parandada ja vältida tavalisi vigu.

Sihtrühm ja formaat

Esimene samm selge kirjutamise poole on sobiva vormingu valimine. Kas peate saatma mitteametliku e-kirja? Kas kirjutada üksikasjalik aruanne? Või kirjutage ametlik kiri?

Formaat koos vaatajaskonnaga määrab teie "kirjutushääle", st kui formaalne või pingevaba toon peaks olema. Näiteks kui kirjutate potentsiaalsele kliendile meili, kas sellel peaks olema sama toon kui sõbrale saadetud meilil?

Kindlasti mitte.

Alustuseks tehke kindlaks, kes teie sõnumit loeb. Kas see on mõeldud tippjuhtidele, kogu meeskonnale või väikesele rühmale, kes töötab konkreetse faili kallal? Kõiges, mida kirjutate, peavad teie lugejad või adressaadid määratlema nii teie tooni kui ka sisu aspektid.

Koosseis ja stiil

Kui tead, mida kirjutad ja kellele te kirjutate, peate alustama kirjutamist.

Tühi valge arvutiekraan on sageli hirmutav. Kinni jääda on lihtne, sest sa ei tea, kuidas alustada. Proovige dokumendi koostamiseks ja vormindamiseks järgmisi näpunäiteid.

 

  • Alustage oma publikuga: Pidage meeles, et teie lugejad ei pruugi midagi teada sellest, mida te neile räägite. Mida nad peaksid kõigepealt teadma?
  • Loo kava: See on eriti kasulik, kui kirjutate pikemat dokumenti, näiteks aruannet, ettekannet või kõnet. Kontuurid aitavad teil kindlaks teha, milliseid samme millises järjekorras järgida, ja jaotada ülesande hallatavaks teabeks.
  • Proovige veidi empaatiat: Näiteks kui kirjutate potentsiaalsetele klientidele müügimeili, siis miks peaksid nad teie tootest või müügipakkumisest hoolima? Mis kasu neist on? Pidage alati meeles oma publiku vajadusi.
  • Kasutage retoorilist kolmnurka: Kui proovite kedagi veenda midagi tegema, selgitage kindlasti, miks inimesed peaksid teid kuulama, selgitage oma seisukohta viisil, mis teie publikut kaasab, ning esitage teavet ratsionaalsel ja sidusal viisil.
  • Tuvastage oma põhiteema: Kui teil on raskusi oma sõnumi põhiteema määratlemisega, kujutage ette, et teil on jäänud 15 sekundit oma seisukoha selgitamiseks. Mida sa ütled ? See on ilmselt teie põhiteema.
  • Kasutage lihtsat keelt: Kui te ei kirjuta teaduslikku artiklit, on tavaliselt kõige parem kasutada lihtsat ja arusaadavat keelt. Ärge kasutage pikki sõnu lihtsalt inimestele mulje avaldamiseks.

struktuur

Teie dokument peaks olema võimalikult kasutajasõbralik. Kasutage teksti eraldamiseks võimalikult palju pealkirju, subtiitreid, täppe ja numbreid.

Lõppude lõpuks, mis võiks olla kergemini loetav: pikkade lõikudega täidetud leht või lühikesteks lõikudeks jaotatud lehekülg koos jaotiste pealkirjade ja täppidega? Lihtsasti skannitavat dokumenti loetakse sagedamini kui pikkade tihedate lõikudega dokumenti.

Pealkirjad peaksid köitma lugeja tähelepanu. Küsimuste kasutamine on sageli hea mõte, eriti reklaamtekstis, sest küsimused aitavad hoida lugejas huvi ja uudishimu.

Kasutage e-kirjades ja ettepanekutes lühikesi, faktilisi pealkirju ja subtiitreid, nagu näiteks käesolevas artiklis.

Graafika lisamine on ka tark viis oma teksti eraldamiseks. Need visuaalsed abivahendid mitte ainult ei lase lugejal hoida oma tähelepanu sisule, vaid ka edastada olulist teavet tekstist kiiremini.

Grammatilised vead

Tõenäoliselt teate, et vead teie meilis muudavad teie töö ebaprofessionaalseks. Oluline on vältida jämedaid vigu, hankides endale õigekirjakontrolli ja muutes oma õigekirja nii palju kui võimalik.

Siin on mõned tavapäraselt kasutatavate sõnade näited:

 

  • Ma saadan / saadan / saadan sulle

 

Verb "saata" on esimese grupi verb, üks kirjutab alati e-tähega ainsuse "ma saadan" esimesele inimesele. "Saadetis" ilma "e" on nimi ("saadetis") ja see võib olla mitmuses: "saadetised".

 

  • Ma ühinen sinuga / ma liituda sinuga

 

Üks kirjutab alati "Ma ühinen sinuga" s-ga. "Ühine" "t" -ga on kolmanda isiku ainsuse "liitumine".

 

  • Tähtaeg / tähtaeg

 

Isegi kui "kaitseraud" on kinnitatud naissoost nimele, ärge andke kiusatusse ja kirjutage alati "kaitseraud" ilma "e".

 

  • Soovitus / soovitus

 

Kui inglise keeles kirjutame "soovitus" "e" -ga, siis prantsuse keeles kirjutame "soovitus" alati "a" -ga.

 

  • On olemas / on olemas / on seal

 

Hääldamise hõlbustamiseks ja kahe täishääliku järjestikuse vältimiseks lisame küsivalemitesse eufoonilise „t“. Seetõttu kirjutame "kas on olemas".

 

  • Seoses /. \ T

 

Kunagi ei kirjuta "ilma" ilma "s". Selle väljenduse kasutamisel on tõepoolest alati mitmeid mõisteid.

 

  • / Hulgast

 

Olge ettevaatlik, et mitte eksitada sõna "välja arvatud", mis lõpeb "s" -ga. Mitte kunagi ei kirjuta "seas" "s". See on ettekanne ja see on muutumatu.

 

  • Nagu kokkulepitud / kokkulepitud

 

Isegi naiselikule nimele kinnitamisel on "nagu kokku lepitud" alati muutumatu ja ei võta kunagi "e".

 

  • Hooldus / hooldus

Ärge segage nime ja verbi segi. Nimetus "intervjuu" ilma "t" kirjeldab vahetust või "tööintervjuu". Üksiku "säilitab" kolmanda isiku konjugeeritud verbi kasutatakse siis, kui tegemist on tegevuse säilitamisega midagi.

Mõned teie lugejad ei täida õigekirja ja grammatikat. Nad ei pruugi neid vigu teha. Kuid ärge kasutage seda ettekäändena: tavaliselt on inimesi, eriti kõrgemaid juhte, kes märgivad!

Seetõttu peaks kõik, mida kirjutate, olema kõigile lugejatele vastuvõetava kvaliteediga.

kontrollimine

Hea korrektuuri vaenlane on kiirus. Paljud inimesed kiirustavad oma e-kirju läbi, kuid nii jäävad vead märkamata. Kirjutatu kinnitamiseks järgige neid juhiseid:

  • Kontrollige oma päiseid ja jaluseid: Inimesed ignoreerivad neid sageli, et keskenduda ainult tekstile. See, et päised on suured ja paksud, ei tähenda, et need on veatud!
  • Lugege e-kiri valjusti: See sunnib teid minema aeglasemalt, mis tähendab, et teil on tõenäolisem vigade avastamine.
  • Kasutage sõrmega teksti lugemiseks lugemist: See on teine ​​asi, mis aitab sul aeglustada.
  • Alusta teksti lõpus: Loe lause uuesti algusest lõpuni, see aitab teil keskenduda vigadele, mitte sisule.