Ametikiri on kirjalik dokument, mis tagab ametliku suhte erinevate vestluskaaslaste vahel. Sellel on väga tavaline sisemine struktuur. Põhimõtteliselt ühele lehele või erandlikult kahele. Ametikiri sisaldab kõige sagedamini ühte teemat. Sellel sisestruktuuril on eelis. Tema kirjutamiskava võib jääda samaks, ükskõik mis. Ilmselt on eesmärki arvestades muudatusi. Olgu see siis lihtne teabepäring, avaldus või isegi kaebus. Professionaalse kirjavahetuse kirjutamise plaan jääb praktiliselt muutmata.

Minevik, olevik, tulevik: eduka ametikirja kolmefaasiline plaan

Mineviku, oleviku ja tuleviku kasutamine selles kronoloogilises hierarhias viitab ametikirja kirjutamiskava triptühhoonile. See on lihtne ja tõhus plaan, mida rakendada igas olukorras. Oma küsimuse esitamiseks, teabe edastamiseks, antud teema selgitamiseks või isegi oma lugeja veenmiseks. Tõhusus, mis on õigustatudloogiline järjekord selle struktuuris täheldatud.

 

Minevik: plaani samm nr 1

Kirjutame kõige sagedamini pretsedendi, esialgse või eelmise olukorra põhjal. See võib olla saadud kiri, koosolek, visiit, telefoniintervjuu jne. Selle kirja esimese osa kirjutamise eesmärk on edastada saatmise põhjused. Või lihtsalt olukorda kirjeldav kontekst. Faktide meeldetuletus on üldjuhul väljendatud ühes ja samas lauses. Seda lauset on aga mugavam konstrueerida alaklausetena. Näiteks on meil järgmised väljendid:

  • Kinnitan teie kirja kättesaamist, teatades mulle ...
  • Teie… kuupäevaga kirjas
  • Sa tõid meile teada ...
  • Pidades silmas teie ajalehe XXX avaldatud pressiteadet (viitenumber 12345), tegime just ettepaneku ...
  • Pärast teie konto kinnitamist leidsime ...

Olukordades, kus kirja kirjutamise põhjus ei ole seotud mineviku faktiga. Sel hetkel on meil esimene lõik postist, kus autor tutvustab ennast ja oma asutust. Seejärel jätkake, täpsustades oma soovi või pakkudes selle erinevaid teenuseid. Näiteks teabenõude või teenuseettepaneku kontekstis võivad meil olla järgmised väljendid:

  • Turvasektori ekspertidena läbime selle ...
  • Võttes arvesse klientide rahulolu, tahtsime ...
  • Meil on väga hea meel teatada, et oleme oma klientidele kavandanud ...

Spontaanse taotluse (internatuuri või töökoha) kontekstis võivad meil olla ka järgmised väljendid:

  • Teie ettevõte köitis mu tähelepanu ja tudengina ………… sooviksin kandideerida praktikale ...
  • Hiljuti lõpetanud aastal ...

Saaja, kellele kiri on adresseeritud, peab esimesest lõigust alates mõistma teie kirja teemat.

Praegune: kava teine ​​samm

Plaani selles teises osas viidatakse põhjustele, mis õigustavad kirja kirjutamist ajal T. Seoses varasemas esimeses osas väljendatud olukorraga. Sellel tasandil on küsimus kas vaidlemises, teavitamises, selgitamises või isegi küsitlemises. Sõltuvalt olukorra keerukusest võib selle osa kirjutada kas täispikka lõigus või esitada põhiidee ühe lausega. Näiteks on meil järgmised väljendid:

  • Märkides, et kuupäeval…, kui arvet nr… ei tühjendata, oleme…
  • Meie organisatsiooni liikmeskond tagab teile ka ...
  • Hoolimata asjaolust, et lepingus nähakse ette tööde alustamine kuupäeval…, jälgime seda hämmastusega ja meil on olnud probleeme hr ……… teatatud viivituste mõistmisega.

Tulevik: plaani samm 3

See kolmas ja viimane osa sulgevad kaks esimest aruandlusega tagajärg tulema.

Kas väljendame kirja autorina oma kavatsusi ja saame seega kasutada seda tüüpi väljendeid:

  • Täna hoolitsen isiklikult teie soovitud esemete saatmise eest
  • Oleme valmis asendama ... arvestades muidugi originaali.
  • Palun lähete piletikassale lähemale ... ..

Kas me avaldame soovi, paludes või julgustades saajat tegutsema või reageerima. Seega võivad meil olla järgmised ravimvormid:

  • Teid kutsutakse letti lähemale tulema
  • Seetõttu palun teil kiiresti oma eksperdid kutsuda, et ...
  • Ootame pikisilmi teie kiirust selle olukorra lahendamiseks.

Selle kirja kirjutamise eesmärgiga võib kaasneda argument:

  • Kohandate olukorda võimalikult kiiresti (objektiivselt) vastavalt lepingu üldistele ja konkreetsetele sätetele. (Argument)
  • Kas saate korraldada minu kättetoimetamise nii kiiresti kui võimalik ? (Eesmärk) On mõttetu teile meelde tuletada, et tarne peab toimuma ettenähtud kuupäeval, pidades silmas teie müügitingimusi. (Argument)

 

Viisakas valem, mis on oluline teie ametikirja sulgemiseks !

Ametikirja õigeks lõpetamiseks on hädavajalik kirjutada viisakas fraas. Tegelikkuses on see topelt viisakas valem, mis koosneb avaldisest, aga ka „järelduseelsest“ valemist.

Kas meil on viisakusvalem, mis peegeldab teatud südamlikkust:

  • Saage juba ette meie tänud ...
  • Vabandame selle ootamatu olukorra pärast
  • Mul on alati võimalus seda koosolekul arutada
  • Võite meiega igal ajal ühendust võtta, et ...
  • Loodame, et see pakkumine vastab teie ootustele ja oleme loomulikult teie käsutuses lisateabe saamiseks.

Kas meil on viisakas valem:

  • Proua, härra, palume teil vastu võtta meie parimate soovidega.
  • Palun uskuge, härra, meie parimate tunnete väljendusesse.
  • Palun võtke vastu proua, meie parimate soovidega.

 

Selle plaani eelis ametikirja kirjutamisel on ühelt poolt selle kainus sisu kirjutamisel ja teiselt poolt selle lugemise lihtsus saaja suhtes. Keerukama ja pikema sisu jaoks pole seda ajaskaala soovitatav kasutada.