Puudumisest teavitamise kunst: juhend raamatukogutöötajatele
Raamatukogude maailmas, kus teadmised ja teenused kohtuvad, loeb iga suhtlus. Raamatukoguagendi jaoks ei piirdu puudumisest teatamine teavitamisega. See on võimalus luua usaldust, näidata üles vankumatut pühendumust teenusele ja tagada sujuv järjepidevus. Kuidas muuta lihtne eemalolekuteade läbimõeldud ja empaatiliseks sõnumiks? Mis mitte ainult ei edasta vajalikku teavet, vaid rikastab ka suhteid kasutajatega.
Esmamulje tähtsus: äratundmine ja empaatia
Oma võõrsilsõnumi avamine peaks kohe looma empaatilise sideme. Iga taotluse eest tänu avaldades näitate, et iga taotlust hinnatakse. Selline lähenemine alustab vestlust positiivselt. Rõhutades, et kuigi te pole kohal, jääb kasutajate vajadustele pühendumine muutumatuks.
Selgus on võti: teavitage täpselt
Oluline on jagada oma puudumise kuupäevad täpselt ja läbipaistvalt. See teave võimaldab kasutajatel selgelt mõista, millal nad võivad oodata teiega otsesuhtluse jätkumist. Selge kommunikatsioon selle kohta aitab juhtida ootusi ja säilitada usalduslikku suhet.
Lahendus käeulatuses: järjepidevuse tagamine
Kolleegi või alternatiivse ressursi mainimine on ülioluline. See näitab, et isegi teie puudumisel olete võtnud meetmeid, et kasutajad ei tunneks end tähelepanuta jäetuna. See näitab läbimõeldud planeerimist ja pidevat pühendumist kvaliteetsele teenusele.
Viimane lihv: tänulikkus ja professionaalsus
Teie sõnumi lõpp on võimalus kinnitada oma tänulikkust ja rõhutada teie ametialast pühendumust. Nüüd on aeg luua enesekindlus ja jätta püsiv positiivne mulje.
Hästi kavandatud puudumise sõnum on austuse, empaatia ja professionaalsuse ilming. Raamatukogu ametniku jaoks on see võimalus näidata, et iga suhtlus, isegi otsese suhtluse puudumisel. Järgides neid samme, saate tagada, et teie kontorist lahkumise teadet ei peeta pelgalt formaalsuseks. Kuid kinnitusena teie pühendumusele teenuse tipptasemel ja teie kasutajate heaolule.
Näide puudumiseteate kohta raamatukogu professionaalile
Tere,
15-22 juunini olen raamatukogust ära. Kuigi ma ei viibi selle aja jooksul füüsiliselt kohal, palun teadke, et teie kogemused ja vajadused jäävad minu peamiseks prioriteediks.
Proua Sophie Dubois, mu lugupeetud kolleeg, tervitab teid hea meelega ja vastab minu äraoleku ajal kõigile teie taotlustele. Ärge kõhelge temaga otse ühendust võtmast aadressil sophie.dubois@bibliotheque.com või telefonil 01 42 12 18 56. Ta tagab teile vajaliku abi nii kiiresti kui võimalik.
Pärast naasmist võtan oma südameasjaks kiiresti jätkata kõigi lahendamata taotluste järelmeetmeid. Võite loota minu täielikule pühendumusele pideva kõrgeima kvaliteediga teenuse tagamisel ja säilitamisel.
Tänan teid südamest mõistva suhtumise ja lojaalsuse eest. On au teid igapäevaselt teenindada ja see eemalolek ainult tugevdab minu otsustavust alati teie ootustele vastata.
Cordialement,
[Sinu nimi]
raamatukoguhoidja
[Ettevõtte logo]
→→→Gmail: võtmeoskus oma töövoo ja organisatsiooni optimeerimiseks.←←←
