Kui mõned töötajad puuduvad erinevatel põhjustel ilma ülemust või juhti teavitamata, ei tea nad, kuidas oma seisukohta väljendada. Teistel on ka keeruline lühikest puhkust taotleda, kui neil on mitu puhkust isiklikud küsimused tuleb maksta.
Teie puudumise mõju sõltub suuresti teie töö iseloomust ja teie töökohas kehtivatest põhimõtetest. Teie puudumine, eriti kui seda ei ole ette teatatud, võib teie organisatsioonile olla väga kulukas. Seepärast mõtle enne otsuse langetamist. Kui see juhtub või on juhtunud, on e-posti kasutamine vabandamiseks või juhendajale selgitamiseks suurepärane võimalus tõhusalt ja kiiresti suhelda.
Enne põhjenduse e-kirja kirjutamist
Selle artikli eesmärk on näidata, kuidas töötaja saab ühe või mitme õigustatud põhjusega põhjendada oma puudumise vajadust või põhjust, miks ta ei saanud oma ametikohal viibida. Töötajana on oluline, et oleksite kindel puhkuseta puudumise võimalikes tagajärgedes. Ei ole mingit garantiid, et teie vabandusmeil saab positiivse vastuse. Samuti pole garantiid, et kui kirjutate töölt vaba aja sooviga meili, võetakse see positiivselt vastu.
Kui peate kiireloomulistel põhjustel puuduma ja te ei saa oma ülemusega ühendust, on oluline kirjutada võimalikult kiiresti e-kiri, mis sisaldab selle puudumise täpsed põhjused. Samuti on mõistlik, kui teate juba ette, et peate tegelema oluliste isiklike või perekondlike probleemidega kirjutage e-kiri milles on vabandused ebamugavuste pärast ja võimaluse korral mõned selgitused. Teete seda lootuses minimeerida isikliku elu mõju teie tööle.
Lõpuks veenduge, et olete kursis oma ettevõtte poliitika ja protokolliga, kuidas oma rühmast puududa. Ettevõte saab hädaolukorras teha teatud järeleandmisi ja pakkuda võimalust nende haldamiseks. Tõenäoliselt kehtivad eeskirjad päevade arvu kohta, mis jäävad kandideerimise ja äraoleku päevade vahele.
Juhised e-kirja kirjutamiseks
Kasutage formaalset stiili
See meil on ametlik. See peaks olema kirjutatud ametlikus stiilis. Teemast kuni järelduseni peaks kõik olema professionaalne. Teie juhendaja ja kõik teised ootavad, et väljendaksite oma meilis olukorra tõsidust. Teie juhtumit võetakse tõenäolisemalt kuulda, kui kirjutate sellise meili ametlikus stiilis.
Saada e-kiri varakult
Oleme juba rõhutanud ettevõtte poliitika austamise tähtsust. Pange tähele, et kui teil on vaja kirjutada e-kirja, mis sisaldab professionaalset vabandust, on oluline seda teha nii kiiresti kui võimalik. See on eriti hädavajalik, kui olete ebaõnnestunud ja te ei ole tulnud töötama ilma loata. Oma ülemusele varakult pärast põhjendamatut puudumist teavitamine võib hoiatuse ära hoida. Kui te teavitate teid õigeaegselt vääramatu jõu juhtumist, kus sa leiad ennast, siis aitate ettevõttel valida sobiva asendaja või korraldada.
Olge detailidega lühike
Olge lühidalt. Te ei pea laskuma juhtunu üksikasjadesse, mille tõttu te ei olnud kohal või olite varsti eemal. Lihtsalt mainige olulisi fakte. Kui taotlete luba eelnevalt, märkige ära päev(ad), millal kavatsete puududa. Olge kuupäevade osas konkreetne, ärge andke hinnanguid.
Paku abi
Kui kirjutate vabandusmeili eemaloleku kohta, näidake kindlasti, et hoolite ettevõtte tootlikkusest. Ei sobi lihtsalt öelda, et lähed ära, vaid pakud midagi, mis vähendab sinu puudumise tagajärgi. Näiteks saate seda teha naastes või rääkides kolleegiga, kes teid asendab. Mõnel ettevõttel võivad olla eeskirjad, näiteks palgast mahaarvamised eemalolekupäevade eest. Seetõttu proovige täielikult mõista ettevõtte poliitikat ja seda, kuidas saate sellega töötada.
Meili näide 1: kuidas kirjutada vabandusmeil (pärast seda, kui olete tööpäeva vahele jätnud)
Teema: tõend puudumisest alates 19
Tere hr Guillou,
Võtke see meil vastu ametliku teatena, et ma ei saanud külmetuse tõttu 19. novembril 2018 tööle tulla. Minu äraolekul võtsid minu koha sisse Liam ja Arthur. Nad täitsid kõik mulle sel päeval määratud ülesanded.
Vabandan, et ei saanud teiega enne töölt lahkumist suhelda. Vabandan, kui äritegevusega seoses tekkis ebamugavusi.
Lisasin sellele meilile oma arstitõendi.
Palun andke mulle teada, kui vajate lisateavet.
Tänan teid arusaamise eest.
Cordialement,
Ethan Gaudin
Meili näide 2: kuidas kirjutada vabandusmeil tulevase töölt puudumise korral
Teema: Minu puudumise päeva 17 / 12 / 2018 haldamine
Lugupeetud proua Pascal,
Võtke see meil vastu ametliku teatena, et ma ei tööta 17. detsembril 2018. Sel päeval esinen kohtus professionaalse tunnistajana. Teavitasin teid eelmisel nädalal oma kohtukutsest ja minu kohustuslikust vajadusest kohal olla.
Tegin kokkuleppe IT-osakonnast Gabin Thibault'ga, kes on hetkel puhkusel, et mind asendada. Kohtupauside ajal helistan, kas ta vajab abi.
Aitäh.
Cordialement,
Emma Vallee
