Puudumisteated on olulised töökirjutused. Kuid paljudel põhjustel võib neid tähelepanuta jätta. Seda seletatakse nende kirjutamise kontekstiga ja mõnikord sellega, et ei võeta arvesse nende mõju.

Tõepoolest, puudumisteade on automaatne teade. Saadetud vastusena mis tahes ajavahemiku või kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul saadud sõnumitele. Mõnikord koostatakse sõnum puhkusele mineku kontekstis. See periood, mil arvatavasti on mõistus juba mujal, ei pruugi olla parim aeg oma sõnumi kirjutamiseks.

Mis mõte on automaatse puudumisteate seadistamisel?

Töösõnumist puudumine on mitmes mõttes oluline. Seda kasutatakse kõigi oma töötajate puudumisest teavitamiseks. See annab ka teavet, mis võimaldab neil jätkata oma tegevust, oodates teie tagasitulekut. See teave on peamiselt teie taastumise kuupäev, teiega ühenduse võtmiseks vajalikud hädaolukorra kontaktandmed või kolleegi kontaktandmed. Seda kõike silmas pidades on puudumise sõnum iga professionaali jaoks oluline suhtlusakt.

Milliseid vigu tuleks vältida?

Arvestades puudumisteate tähtsust, tuleb vestluspartnerit mitte šokeerida ega lugupidamatult arvesse võtta mitmeid parameetreid. Parem tunduda liiga lugupidav kui lugupidamatu. Seega ei saa kasutada väljendeid nagu OUPS, pff jne. Peate võtma arvesse kõigi sidusrühmade profiili. Seetõttu vältige kirjutamist nii, nagu räägiksite lihtsalt töökaaslastega, kui teie ülemused või kliendid, tarnijad või isegi riigiasutused võivad teile sõnumeid saata.

Selliste ebamugavuste vältimiseks on Outlookil võimalik saada ettevõttesiseste meilide puudumise teade ja väliste kirjade jaoks teine ​​sõnum. Igal juhul peate hästi struktureeritud puudumisteate koostamiseks arvesse võtma kõiki profiile.

Lisaks peab teave olema kasulik ja täpne. Vältige mitmetähenduslikke sõnumeid, nagu „ma olen homsest eemal”, teades, et see, kes selle teabe saab, ei saa teada selle „homse” kuupäeva.

Lõpuks vältige tuttava ja juhusliku tooni kasutamist. Tõepoolest, nähtava puhkuse eufooria võib panna teid kasutama liiga tuttavat tooni. Ärge unustage jääda professionaalseks kuni lõpuni. Suuliselt koos kolleegidega võib see juhtuda, kuid eriti mitte tööpaberite kontekstis.

Millist puudumisteadet valida?

Kõigi nende lõksude vältimiseks valige tavaline stiil. See hõlmab teie ees- ja perekonnanimesid, teavet selle kohta, millal saate sõnumit töödelda, ja isikuid, kellega hädaolukorras ühendust võtta.