Tuvastage teie eesmärgile kohandatud standardmudel
Ettevõtluses kasutatakse erinevaid standardseid meiliaruannete malle. Sõnumi selgeks ja tõhusaks edastamiseks on oluline valida õige vorming vastavalt aruande eesmärgile.
Regulaarseks seirearuandeks (nt nädala- või kuuaruandeks) valige põhinäitajatega (müük, tootmine jne) tabeli struktuur.
Eelarve või ressursitaotluse jaoks kirjutage osadeks struktureeritud fail sissejuhatuse, üksikasjalike vajaduste, argumendi ja järeldusega.
Kiiret reageerimist nõudvas kriisiolukorras panusta otsekohene ja jõuline stiil, loetledes probleemid, tagajärjed ja tegevused mõne šokeeriva lausega.
Olenemata mudelist hoolitsege lugemise hõlbustamiseks vormindamise eest vahepealkirjade, täppide ja tabelitega. Allpool toodud konkreetsed näited aitavad teil valida iga olukorra jaoks parima vormingu professionaalsete ja tõhusate meiliaruannete jaoks.
Regulaarne seirearuanne tabelite kujul
Regulaarne seirearuanne, näiteks kord kuus või kord nädalas, nõuab selget ja sünteetilist ülesehitust, mis toob esile peamised andmed.
Formaat tabelites võimaldab esitada olulised näitajad (müük, tootmine, konversioonimäär jne) organiseeritult ja loetavalt, mõne sekundiga.
Pealkirjastage oma tabelid täpselt, näiteks "Veebimüügi areng (kuukäive 2022)". Ärge unustage ühikuid mainida.
Sõnumi tugevdamiseks võite lisada visuaalseid elemente, näiteks graafikat. Veenduge, et andmed on õiged ja arvutused õiged.
Lisage igale tabelile või graafikule lühike kommentaar, mis analüüsib peamisi suundumusi ja järeldusi 2–3 lausega.
Tabelivorming muudab adressaadi jaoks lihtsaks põhilise kiire lugemise. See sobib ideaalselt regulaarsete seirearuannete jaoks, mis nõuavad põhiandmete kokkuvõtlikku esitamist.
Mõjuv e-kiri kriisi korral
Kiiret reageerimist nõudvas hädaolukorras vali aruanne lühikeste, teravate lausete vormis.
Teatage probleemist algusest peale: "Meie server on rünnaku tõttu maas, oleme võrguühenduseta". Seejärel kirjeldage mõju: kaotatud käive, mõjutatud kliendid jne.
Seejärel loetlege kahju piiramiseks võetud meetmed ja need, mida tuleb kohe rakendada. Lõpetage pakilise küsimuse või taotlusega: "Kas saame loota täiendavatele ressurssidele teenuse taastamiseks 48 tunni jooksul?"
Kriisiolukorras on võti raskustest, tagajärgedest ja vastustest kiiresti paari otsekohese lausega teavitada. Teie sõnum peab olema lühike ja mobiliseeriv. Täpne stiil on seda tüüpi hädaolukorra meiliaruannete puhul kõige tõhusam.
Näide XNUMX: üksikasjalik igakuine müügiaruanne
Allpool leiate meie märtsikuu müügi üksikasjaliku aruande:
- Müük kauplustes
Müük kauplustes langes eelmise kuuga võrreldes 5%, 1 250 000 euroni. Siin on areng osakondade kaupa:
- Kodutehnika: käive 550 000€, stabiilne
- Isetegija osakond: käive 350 000 €, 3% langus
- Aiaosa: käive 300 000 €, alla 15%
- Köögiosakond: käive 50 000 €, kasv 10%
Aiaosakonna langus on seletatav selle kuu ebasoodsa ilmaga. Pange tähele köögiosakonna julgustavat kasvu.
- Online müük
Müük meie veebisaidil on stabiilselt 900 000 €. Mobiili osakaal kasvas veebimüügist 35%-ni. Mööbli ja sisustuse müük on järsult kasvanud tänu meie uuele kevadkollektsioonile.
- Turundustegevused
Meie vanaemadepäeva meilikampaania tõi köögiosakonnale 20 000€ lisakäivet.
Ka meie tegevus sotsiaalvõrgustikes sisekujunduse vallas suurendas müüki selles segmendis.
- Järeldus
Hoolimata poodide väikesest langusest on meie müük jätkuvalt tugev, mis on tingitud e-kaubandusest ja sihipärasest turundustegevusest. Peame jätkama jõupingutusi kaunistuste ja mööbli osas, et kompenseerida aiaosakonna hooajalist langust.
Olen teie käsutuses igasuguste selgituste saamiseks.
Lugupidamisega
Jean Dupont Müüja Ida sektor
Teine näide: lisaeelarvetaotlus uue tootesarja turule toomiseks
Mul on au paluda teilt lisaeelarvet osana meie uue tootevaliku lansseerimisest, mis on kavandatud 2024. aasta juuniks.
Selle strateegilise projekti eesmärk on laiendada meie pakkumist elavale mahetoodete segmendile, kus nõudlus kasvab 20% aastas, pakkudes 15 lisareferentsi.
Selle käivitamise edu tagamiseks on oluline mobiliseerida täiendavaid ressursse. Siin on minu arvulised ettepanekud:
- Meeskonna ajutine tugevdamine:
- Kahe täiskohaga arendaja värbamine 2 kuu jooksul pakendi ja tehnilise dokumentatsiooni viimistlemiseks (maksumus: 6 12000 €)
- Digiturunduse agentuuri toetus 3 kuud veebikampaaniale (8000€)
- Turunduskampaania:
- Meediaeelarve meie väljaannete sponsoreerimiseks sotsiaalvõrgustikes (5000 €)
- Meilikirjade koostamine ja saatmine: graafiline disain, 3 kampaania saatekulu (7000€)
- Tarbijatestid:
- Tarbijapaneelide korraldamine toodete kohta tagasiside kogumiseks (4000€)
See on kokku 36 000 eurot, et kasutada selle strateegilise käivitamise õnnestumiseks vajalikke inim- ja turundusressursse.
Olen teie käsutuses, et seda meie järgmisel kohtumisel arutada.
Kuni tagasitulekuni,
Cordialement,
John Dupont
Projektijuht
Kolmas näide: müügiosakonna igakuine tegevusaruanne
Alt leiate meie müügiosakonna märtsikuu tegevusaruande:
- Potentsiaalsete klientide külastused: meie müügiesindajad võtsid ühendust 25 potentsiaalse kliendiga, kes on meie klienditoimikus tuvastatud. Kinnitatud on 12 kohtumist.
- Saadetud pakkumised: Oleme oma kataloogi põhitoodetele saatnud 10 kommertspakkumist, millest 3 on juba ümber tehtud.
- Näitused: Meie stend Expopharm näitusel kogus ligikaudu 200 kontakti. Oleme neist 15 muutnud tulevasteks kohtumisteks.
- Koolitus: meie uus kaastöötaja Lena läbis Marciga nädalase välikoolituse, et tutvuda meie toodete ja müügikohtadega.
- Eesmärgid: Meie ärieesmärk sõlmida kuu jooksul 20 uut lepingut on täidetud. Tekkinud käive on 30 000 €.
Jätkame oma jõupingutusi oma klientide nimekirja arendamiseks, ärge kõhelge saatke mulle oma soovitusi.
Lugupidamisega
Jean Dupont müügijuht
Neljas näide: üksikasjalik iganädalane tegevusaruanne – Supermarketi pagariäri
Alt leiate meie pagariäri üksikasjaliku tegevusaruande 1.-7. märtsini:
Tootmine :
- Tootsime keskmiselt 350 traditsioonilist baguette päevas, nädala jooksul kokku 2100.
- Üldine maht on 5% suurem tänu meie uuele ahjule, mis võimaldab meil rahuldada kasvavat nõudlust.
- Meie erileibade valiku mitmekesistamine (maaleivad, täistera, teraviljad) kannab vilja. Sel nädalal küpsetasime 750.
Müük:
- Üldkäive 2500€, võrreldes eelmise nädalaga stabiilne.
- Meie enimmüüdud on jätkuvalt Viini küpsetised (680 €), järgnevad lõunasöögisegud (550 €) ja traditsiooniline leib (430 €).
- Pühapäevahommikune müük oli eriti tugev (käive 1200 €) tänu brunchi eripakkumisele.
Pakkumine:
- Vastuvõtt 50kg jahu ja 25kg võid. Varud on piisavad.
- Mõeldes järgmiseks nädalaks munade ja pärmi tellimisele.
personal:
- Julie jääb järgmisel nädalal puhkusele, ma korraldan graafikud ümber.
- Aitäh Bastienile, kes pakub müügiks ületunde.
probleemid:
- Mündimehhanismi rike teisipäeva hommikul, päeva jooksul parandas elektrik.
Lugupidamisega
Jean Duponti juht
Viies näide: kiireloomuline probleem – raamatupidamistarkvara rike
Täna hommikul on meie raamatupidamistarkvaras vead, mis takistavad arvete sisestamist ja pearaamatu jälgimist.
Meie IT-teenuse pakkuja, kellega ühendust võtsin, kinnitab, et kõne all on hiljutine uuendus. Nad töötavad paranduse kallal.
Vahepeal on meil võimatu tehinguid registreerida ja sularaha jälgimine on häiritud. Meil on oht väga kiiresti maha jääda.
Probleemi ajutiseks lahendamiseks tehke järgmist.
- Pane oma arved/kulud kirja exceli hädaolukorras faili, mille ma välja võtan
- Kliendipäringute korral helistage mulle, et kontod reaalajas kinnitada
- Annan endast parima, et teid edusammudega kursis hoida.
Meie teenusepakkuja on täielikult mobiliseerunud ja loodab selle probleemi lahendada maksimaalselt 48 tunni jooksul. Ma tean, et see rike on halb, tänan teid mõistva suhtumise eest. Palun andke mulle teada kõigist kiireloomulistest probleemidest.
Cordialement,
Jean Dupont raamatupidaja
