Posta elektronikoa enpresa-komunikazioetarako ezinbesteko tresna da aspalditik, baina Sendmail-ek egindako inkesta. Agerian, tentsioa, nahasmena edo bestelako ondorio negatiboak eragin zituen profesionalen %64rentzat.
Beraz, nola egin dezaket zure posta elektronikoekin saihestu? Eta nola idatzi ditzakezun nahi dituzun mezu elektronikoak? Artikulu honetan, erabil ditzakezun estrategiak berrikusten ditugu zure posta elektronikoaren erabilera argia, eraginkorra eta arrakastatsua izateko.
Batez besteko bulegoko langilea egunero jasotzen du 80 mezu elektronikoei buruz. Mezu bolumen honekin, erraz uka daiteke mezuak. Jarraitu arau sinple hauek zure mezu elektronikoak nabaritu eta erabiltzen direla.
- Ez komunikatu gehiegi posta elektronikoz.
- Objektuak erabiltzea.
- Mezu argi eta laburrak egin.
- Izan adeitsu.
- Egiaztatu tonua.
- Berrirakurri.
Ez komunikatu gehiegi posta elektronikoz
Laneko estres iturri handienetako bat jendeak jasotzen dituen mezu elektronikoen bolumen handia da. Beraz, mezu elektroniko bat idazten hasi baino lehen, galdetu zeure buruari: "Benetan beharrezkoa al da?"
Testuinguru honetan, telefonoa edo berehalako mezularitza erabili beharko zenituzke atzera eztabaidak izan daitezkeen galderei aurre egiteko. Erabili komunikazioak planifikatzeko tresna bat eta identifikatu mezu mota ezberdinetarako kanal onenak.
Ahal izanez gero, eman berri txarrak pertsonan. Enpatia, errukia eta ulermena komunikatzeko laguntzen dizu eta trukatu zeure burua zure mezua gaizki hartu bada.
Objektuak erabiltzea
Egunkariko titular batek bi gauza egiten ditu: zure arreta pizten du eta artikulua laburtzen du, irakurri edo ez erabaki dezazun. Zure posta elektronikoaren gai-lerroak gauza bera egin beharko luke.
Objektu bat litekeena da espazio hutsa "spam" gisa baztertzea edo baztertzea. Beraz, erabili beti ondo aukeratutako hitz batzuk hartzaileari mezu elektronikoa zer den esateko.
Baliteke data gai-lerroan sartu nahi izatea zure mezua ohiko posta elektronikoko serie baten parte bada, adibidez, asteroko proiektuaren txostena. Erantzuna behar duen mezu batean, ekintzarako deia ere sar dezakezu, adibidez, "Mesedez azaroaren 7rako".
Ondo idatzitako gai-lerro batek, behean bezala, informazio garrantzitsuena eskaintzen du hartzaileak mezu elektronikoa ireki beharrik izan gabe. Hartzaileek zure sarrera-ontzia egiaztatzen duten bakoitzean zure bilera gogorarazten dien abisu gisa balio du honek.
| Adibide txarra Adibide ona |
|
| Gaia: bilera | Gaia: GATEWAY prozesuaren inguruko bilera - 09h 25 otsaila 2018 |
Mantendu mezuak argi eta garbi
E-postak, negozio gutun tradizionalak bezala, argi eta zehatza izan behar dute. Zure esaldiak labur eta zehatzak gorde. Posta elektronikoaren gorputza zuzena eta informatzailea izan behar du eta informazio garrantzitsu guztiak eduki.
Gutun tradizionalak ez bezala, hainbat mezu elektroniko bidaltzea ez da bat bidaltzea baino gehiago kostatzen. Beraz, gai ezberdinei buruz norbaitekin komunikatu behar baduzu, kontuan hartu mezu elektroniko bana idaztea. Honek mezua argitzen du eta zure berriemaileak gai bati erantzuteko aukera ematen dio aldi berean.
| Bad adibidea | Adibide ona |
| Gaia: Salmenten txostenaren berrikusketa
Hi Michelin,
Eskerrik asko azken astean txosten hau bidaltzeagatik. Atzo irakurri nuen eta uste dut 2. kapituluak gure salmentei buruzko informazio zehatzagoa eskatzen duela. Tonua formalagoa izan daitekeela ere uste dut.
Horrez gain, jakinarazi nahi dizuet ostiral honetarako publizitate kanpaina berriaren inguruko harreman publikoen sailarekin bilera bat antolatu dudala. Goizeko 11:00etan da eta hitzaldi areto txikian egongo da.
Mesedez, esan iezadazu eskuragarri zauden ala ez.
Eskerrik asko,
Camille |
Gaia: Salmenten txostenaren berrikusketa
Hi Michelin,
Eskerrik asko azken astean txosten hau bidaltzeagatik. Atzo irakurri nuen eta uste dut 2. kapituluak gure salmentei buruzko informazio zehatzagoa eskatzen duela.
Halaber, uste dut tonua formalagoa izan daitekeela.
Iruzkin hauekin alda dezakezue?
Eskerrik asko zure lanagatik!
Camille
(Camille-k, PR bileraren inguruko beste mezu bat bidaltzen du). |
Garrantzitsua da hemen oreka lortzea. Ez duzu norbait mezu elektronikoekin bonbardatu nahi, eta zentzuzkoa da erlazionatutako hainbat puntu argitalpen batean konbinatzea. Hori gertatzen denean, mantendu sinplea zenbakidun paragrafoekin edo buletekin, eta kontuan hartu informazioa unitate txiki eta ongi antolatuetan "moztu"tzea, errazago digeritzeko.
Kontuan izan, gainera, goiko adibide onean Camillek Michelinek zer egin nahi zuen zehaztu zuela (kasu honetan, txostena aldatu). Jendeari zer nahi duzun jakiten laguntzen badiozu, litekeena da zuri ematea.
Izan adeitsu
Jendeak sarritan uste du mezu elektronikoak letra tradizionalak baino formalagoak izan daitezkeela. Baina bidaltzen dituzun mezuak zure profesionaltasunaren isla dira, balioak eta xehetasunen arreta garrantzitsuak dira, beraz, formalitate maila jakin bat behar da.
Inorekin harreman onak izan ezean, saihestu hizkera informala, argota, jargoia eta laburdura desegokiak. Emotikonoak lagungarriak izan daitezke zure asmoa argitzeko, baina hobe da ondo ezagutzen dituzun pertsonekin soilik erabiltzea.
Itxi zure mezua "Sinceramente", "Good day / evening to you" edo "Good to you", egoeraren arabera.
Hartzaileek mezu elektronikoak inprimatzea eta beste batzuekin partekatzea aukera dezakete; beraz, izan beti adeitsu.
Egiaztatu tonua
Jendea topatzen dugun bakoitzean, gorputz-hizkuntza, tonu ahotsak eta aurpegiko esamoldeak erabiltzen ditugu, nola sentitzen duten ebaluatzeko. E-mailak informazio hori galtzen uzten digu, eta horrek esan nahi du ezin dugula ezagutzen gure mezuak gaizki ulertuak izan direnean.
Zure aukeratutako hitzak, esaldiaren luzera, puntuazioa eta letra larria erraz interpreta daitezke gaizki ikusizko eta entzumenezko seinalerik gabe. Beheko lehen adibidean, Louisek pentsa dezake Yann frustratuta edo haserre dagoela, baina, egia esan, ondo sentitzen da.
| Bad adibidea | Adibide ona |
| Louise,
Gaur 17:XNUMXetarako zure txostena behar dut edo epea galduko dut.
Yann |
Hi Louise,
Eskerrik asko zure txosten honetan lan gogorra. Zure bertsioa 17 ordu baino lehen eman ahal izan didazu, beraz, ez dut galdu nire epea?
Eskerrik asko aldez aurretik,
Yann |
Pentsatu emozionalki zure posta elektronikoaren "sentimendua". Zure asmoak edo emozioak gaizki ulertu badaitezke, aurkitu zure hitzak formulatzeko modu ez hain anbiguoa.
zuzenketa
Azkenik, "Bidali" sakatu baino lehen, hartu tarte bat zure posta elektronikoa egiaztatzeko akats ortografikoak, gramatikalak eta puntuazio akatsak dauden ikusteko. Zure mezu elektronikoak zure irudi profesionalaren parte dira janzten dituzun arropak bezainbeste. Beraz, ez dago txarto seriean akatsak dituen mezu bat bidaltzea.
Egiaztapenean zehar, arreta handiz begiratu zure emailearen luzeraren arabera. Jendeak posta elektronikoz laburrak eta laburrak baino luzeagoak eta deskonektatuta dauden mezu baino irakurtzea baino gehiago litekeena da, beraz, ziurtatu mezu elektronikoak ahalik eta laburrak direla, beharrezko informazioa baztertu gabe.
Puntuak
Gehienok egunen zati on bat pasatzen dugu mezu elektronikoak irakurri eta idaztea. Baina bidaltzen ditugun mezuak besteentzat nahasgarriak izan daitezke.
Posta elektronikoak eraginkorrak idazteko, galdetu zeure buruari lehenengo kanala erabili behar duzula. Batzuetan hobeak izango dira telefonoa hartzeko.
Egin zure mezu elektronikoak zehatza eta zehatza. Bidali bakarrik horiek benetan ikusi behar dituzten pertsonei eta argi eta garbi adierazi zer egin nahi duzun hartzaileak.
Gogoratu zure mezu elektronikoak zure profesionaltasunaren, zure baloreen eta xehetasunen arretaren isla direla. Saiatu imajinatzen besteek nola interpreta dezaketen zure mezuaren tonua. Izan adeitsu eta egiaztatu beti idatzitakoa "bidali" sakatu aurretik.
