Posta elektronikoa da gutako gehienentzako komunikazio tresna hobetsiena. Posta elektronikoa primerakoa da, ez duzulako zure solaskidearen aldi berean eskuragarri egon behar komunikatzeko. Honi esker, etengabeko gaietan aurrera egin dezakegu gure lankideak erabilgarri ez daudenean edo munduaren beste aldean.

Hala ere, gehienok mezu elektronikoen zerrenda amaigabe batean itotzen ari gara. 2016an argitaratutako txosten baten arabera, negozioaren batez besteko erabiltzaileak egunean 100 mezu elektroniko baino gehiago jasotzen eta bidaltzen ditu.

Gainera, mezu elektronikoak erraz ulertzen dira. Sendmail azterketa berri batek aurkitu zuen 64% pertsonaek bidalitako edo jasotako mezu bat jaso zuela, haserrea edo nahigabeko nahasmena eragin zuen.

Mezu elektronikoak bidaltzen eta jasotzen ditugun bolumenagatik eta mezu elektronikoak sarritan gaizki interpretatzen badira, oso garrantzitsua da idatziz argi eta zehatza izan dadin.

Nola e-mail profesional bat behar bezala idaztea

Mezu elektroniko laburrak eta zehatzak idazteak mezu elektronikoak kudeatzeko denbora murriztuko du eta produktiboagoa izango zara. Zure mezu elektronikoak laburrak mantenduz, ziurrenik denbora gutxiago emango duzu mezu elektronikoetan eta denbora gehiago beste zereginetan. Hori bai, argi idaztea trebetasun bat da. Trebetasun guztiak bezala, beharko duzu bere garapenean lan egin.

Hasieran, baliteke mezu elektroniko laburrak idazteko mezu luzeak idazteko bezainbeste denbora behar izatea. Hala ere, hala bada ere, zure lankideei, bezeroei edo langileei produktiboagoak izaten lagunduko diezu, haien sarrera-ontzian nahasmen gutxiago gehituko diozulako eta horrek azkarrago erantzuten lagunduko diezu.

Argi idatzita, zer nahi duen eta gauzak egiten dituen norbait bezala ezagutuko zara. Biak onak dira zure karrerarako.

Beraz, zer eskatzen du posta elektroniko argi, zehatza eta profesionala?

Identifikatu zure helburua

Garbitu e-mailak beti helburu argi bat dute.

Mezu elektroniko bat idazteko esertzen zaren bakoitzean, hartu segundo batzuk zure buruari galdetzeko: "Zergatik bidaltzen dut hau? Zer espero dut hartzailearengandik?

READ  Bilera sintetizatzeko posta elektronikoko txantiloia

Galdera horiei erantzun ezin badiezu, ez duzu mezu elektronikorik bidali. Mezu elektronikoak idaztea behar duzuna ezagutu gabe zure denbora eta hartzailearen galera alferrik galduko dituzu. Ez badakizu zehazki zer nahi duzun, zaila izango da argi eta garbi adierazi.

Erabili "Gauza bat aldi berean" araua

Posta elektronikoak ez dira bileren ordezko. Negozio-bilerekin, zenbat eta agendako gai gehiago lan egin, orduan eta produktiboagoa izango da bilera.

Posta elektronikoz, kontrakoa egia da. Gutxiago zure mezu elektronikoetan gai desberdinak sartuko dituzu, orduan eta gehiago zure elkarrizketarako ulergarriak izango dira.

Horregatik komeni da “gauza bat aldi berean” araua lantzea. Ziurtatu bidaltzen duzun mezu elektroniko bakoitza gauza bati buruzkoa dela. Beste proiektu bati buruz komunikatu behar baduzu, idatzi beste mezu elektroniko bat.

Gainera, denbora egokia da zeure buruari galdetzeko: "Posta elektronikoa benetan beharrezkoa al da?" Berriro ere, beharrezko mezu elektronikoak soilik erakusten dira mezu elektronikoak bidaltzen dizkion pertsonaren errespetua.

Enpatiaren praktika

Enpatia mundua besteen begietatik ikusteko gaitasuna da. Hori egiten duzunean, haien pentsamenduak eta sentimenduak ulertzen dituzu.

Posta elektronikoak idazten dituzunean, irakurlearen ikuspegitik zure hitzak pentsatu. Idazten duzun guztia galdetu:

  • Nola interpretatu ahal dut esaldi hau jasotzen badut?
  • Baldintza anbiguoak zehaztu ditu?

Hau idazteko moduaren doikuntza sinplea da, baina eraginkorra da. Irakurriko zaituzten pertsonengan pentsatzeak zure erantzuteko modua eraldatuko du.

Hona hemen munduari begiratzeko laguntzeko modu enpatikoa. Jende gehienak:

  • Lanpetuta daude. Ez dute astirik zer nahi duzun asmatzeko, eta gustatuko litzaieke zure mezu elektronikoa irakurri eta azkar erantzutea.
  • Gozatu osagarri bat. Esan dezakezun zerbait positiboa dela haiei edo haien lanari, egin ezazu. Zure hitzak ez dira alferrik galtzen.
  • Eskerrak eman nahi izatea. Hartzaileak inola ere lagundu bazaitu, gogoratu eskerrak emateaz. Hau egin beharko zenuke zu laguntzea den arren.
READ  Idatzi e-posta bat falta bada

Laburtzeko aurkezpenak

Norbaiti posta elektronikoa bidaltzen diozunean, hartzaileari nor zaren esan behar diozu. Normalean esaldi batean egin dezakezu. Adibidez: “Polita izan zen [X. ekitaldian] ezagutzea. »

Aurkezpenak laburtzeko modu bat aurrez aurre topatuko bazina bezala idaztea da. Ez zenuke bost minutuko bakarrizketa batean sartu nahi norbaitekin topo egitean. Beraz, ez egin posta elektronikoz.

Ez dakizu sarrera bat beharrezkoa balitz. Beharbada dagoeneko harremanetan jarri zara hartzailearekin, baina ez dakizu gogoratuko zaituela. Zure kredentzialak zure sinadura elektronikoan utzi ditzakezu.

Horrek gaizki-ulertuak saihesten ditu. Lehendik ezagutzen zaituen norbaiti berriro aurkeztea zakar iruditzen zait. Ez badaki ziur ezagutzen zaituen ala ez, utzi diezaiokezu zure sinadura egiaztatzen.

Amaitu bost esaldi

Idatzi duzun mezu elektroniko bakoitzean, nahikoa esaldi erabili behar duzu zer behar duzun adierazteko, ez gehiago. Praktika baliagarria bost esaldira mugatzea da.

Bost esaldi baino gutxiago sarritan zakarrak eta brutalak dira, bost esaldi baino gehiago alferrik galduta.

Ezinezkoa izango da bost esaldi dituen mezu elektronikoa gordetzeko garaian. Baina kasu gehienetan, bost esaldi nahikoak dira.

Bost esaldiaren diziplina jartzea eta postak azkarrago idaztea lortuko duzu. Erantzun gehiago ere jasoko dituzu.

Erabili hitz laburrak

1946an, George Orwellek idazleei gomendatu zien inoiz ez erabiltzeko hitz luze bat labur batek balioko duen lekuan.

Aholku hau are garrantzitsuagoa da gaur egun, batez ere mezu elektronikoak idaztean.

Hitz laburrak zure irakurlea errespetatzen dute. Hitz laburrak erabiliz, zure mezua erraz ulertu duzu.

Gauza bera gertatzen da esaldi laburrak eta paragrafoak. Testu-bloke handiak idaztea saihestu nahi baduzu, zure mezua argi eta erraz ulertu nahi baduzu.

Erabili ahots aktiboa

Ahots aktiboa errazago irakurtzen da. Ekintza eta ardura ere bultzatzen ditu. Izan ere, ahots aktiboan, esaldiek jarduten duen pertsonan zentratzen dira. Ahots pasiboan, esaldiek jarduten duten objektuan zentratzen dira. Ahots pasiboan, gauzak bere kabuz gertatzen ari direla dirudi. Aktiboki, gauzak jendeak jarduten duenean bakarrik gertatzen dira.

READ  Sarrerako operadoreen absentzia-mezua iraultzen

Egitura estandar bati eutsi

Zertarako balio du e-postak laburrak? Erabili egitura estandarra. Idazten duzun mezu bakoitzerako jarraitu dezakezu txantiloia.

Zure e-posta laburrak mantenduz gain, estruktura estandar baten ondoren ere azkar idazten laguntzen dizu.

Denborarekin, zuretzat lan egingo duen egitura garatuko duzu. Hemen hasten zaren egitura sinple bat da:

  • Agurra
  • A compliment
  • Zure posta elektronikoaren arrazoia
  • Ekintzarako deia
  • Itxiera-mezu bat (Itxiera)
  • Sinadura

Ikus dezagun horietako bakoitza sakonera.

  • Hau da mezu elektronikoaren lehen lerroa. "Kaixo, [Izena]" ohiko agurra da.

 

  • Lehen aldiz norbaiti posta elektronikoa bidaltzen diozunean, piropo bat hasiera bikaina da. Ongi idatzitako piropo batek sarrera gisa ere balio dezake. Adibidez :

 

«Gozatu egin nuen zure aurkezpena [gaia] [data]. »

"Benetan lagungarria iruditu zait [gaiari] buruzko zure bloga. »

«Plazer bat izan zen zu ezagutzea [ekitaldian]. »

 

  • Zure posta elektronikoaren arrazoia. Atal honetan, "Mezu elektronikoa bidaliko dut... buruz galdetzeko..." edo "Eta galdetzen ari nintzen ea lagundu al zeniokeen..." Batzuetan, bi esaldi beharko dituzu idazteko arrazoiak azaltzeko.

 

  • Ekintzarako deia. Behin zure posta elektronikoaren arrazoia azaldu duzunean, ez duzu hartzaileek zer egin jakin dezaten. Eman jarraibide zehatzak. Adibidez:

"Bidal dizkidazu fitxategi horiek ostegunerako?" »

"Idatzi al zenezake hau hurrengo bi asteetan?" "

«Mesedez, idatzi Yann-i horri buruz, eta esan iezadazu egin duzunean. »

Zure eskaera galdera moduan egituratuta, hartzaileari erantzutera gonbidatzen da. Bestela, honako hau ere erabil dezakezu: "jakinarazi hau egin zenuenean" edo "jakinarazi zuretzako hau ondo dagoen ala ez". "

 

  • itxiera. Zure mezu elektronikoa bidali aurretik, ziurtatu amaierako mezu bat sartzen duzula. Horrek helburu bikoitza du ekintzarako deia errepikatzeko eta hartzailea ondo sentiarazteko.

 

Itxierako lerro onen adibideak:

“Eskerrik asko zure laguntzagatik. "

«Ezin dut itxaron zer pentsatzen duzun entzuteko. »

"Jakinarazi iezadazu zalantzarik baduzu. "

  • Amaitu aurretik zure sinadura gehituz pentsatzen amaitzeko agur.

"Zurea benetan", "Agur", "Egun polita" edo "Eskerrik asko" izan liteke.