Print Friendly, PDF eta posta elektronikoa

 

L 'e-posta gutako gehienentzat komunikazio tresna hobetsia da. Posta elektronikoa bikaina da, ez dugulako gure solaskidearen aldi berean eskuragarri egon behar komunikatzeko. Horri esker, gure lankideak eskuragarri ez daudenean edo munduaren beste aldean dauden gaietan aurrera egiteko aukera ematen digu.

Hala ere, gehienok mezu elektronikoen zerrenda amaigabe batean itotzen gara. 2016an argitaratutako txostenaren arabera, batez beste negozio erabiltzaile batek egunero 100 mezu elektroniko baino gehiago jaso eta bidaltzen ditu.

Gainera, mezu elektronikoak erraz ulertzen dira. Sendmail azterketa berri batek aurkitu zuen 64% pertsonaek bidalitako edo jasotako mezu bat jaso zuela, haserrea edo nahigabeko nahasmena eragin zuen.

Mezu elektronikoak bidaltzen eta jasotzen ditugun bolumenagatik eta mezu elektronikoak sarritan gaizki interpretatzen badira, oso garrantzitsua da idatziz argi eta zehatza izan dadin.

Nola e-mail profesional bat behar bezala idaztea

Posta elektroniko labur eta zehatzak idaztea posta elektronikoaren kudeaketan igarotako denbora murriztuko da eta produkzio gehiago egongo da. Zure e-mailak gordetzea esan nahi du, ziurrenik denbora gutxiago igaroko duzu e-mailean eta denbora gehiago beste zeregin batzuetan. Hori esanda, argi eta garbi idatziz trebetasuna da. Trebetasun guztiak bezala, behar izango duzu bere garapenean lan egin.

Hasieran, posta elektroniko laburrak idazteko denbora asko beharko duzu posta elektroniko luzeagoak idazteko. Alabaina, kasu hauetan ere, zure lankideek, bezeroek edo langileek produktiboagoak izango dituztela lagunduko duzu, leku gutxiago sartzen badituzu sarrerako ontzian, eta horrek azkarrago erantzungo die.

Garbiketa idazterakoan, zer nahi duen eta gauzak gauzatzen dituen norbait daki. Biak onak dira zure ibilbide profesionalerako.

Beraz, zer eskatzen du posta elektroniko argi, zehatza eta profesionala?

Identifikatu zure helburua

Garbitu e-mailak beti helburu argi bat dute.

Mezu elektroniko bat idazteko eserita duzun bakoitzean, hartu segundo batzuk galdetzera: "Zergatik bidali behar dut hau?" Zer espero dut hartzaileak?

Galdera horiei erantzun ezin badiezu, ez duzu mezu elektronikorik bidali. Mezu elektronikoak idaztea behar duzuna ezagutu gabe zure denbora eta hartzailearen galera alferrik galduko dituzu. Ez badakizu zehazki zer nahi duzun, zaila izango da argi eta garbi adierazi.

READ  Hobetu zure mezu elektroniko profesionalak ongi egokitutako formula adeitsuekin

Erabili "Gauza bat aldi berean" araua

Emaitzak ez dira bilerak ordezkatzeko. Lan-bilerekin, orduan eta gehiago lantzen ari zara agenda-elementuetan, orduan eta produktiboagoa izango da bilera.

Posta elektronikoz, kontrakoa egia da. Gutxiago zure mezu elektronikoetan gai desberdinak sartuko dituzu, orduan eta gehiago zure elkarrizketarako ulergarriak izango dira.

Horregatik, ideia ona da "gauza bat aldi berean" araua landu dezan. Ziurtatu bidaltzen duzun mezu bakoitza gauza bat dela. Beste proiektu batean komunikatu behar baduzu, idatzi beste posta elektronikoa.

Gainera, denbora egokia da zeure buruari galdetzeko: "Posta elektronikoa benetan beharrezkoa al da?" Berriro ere, beharrezko mezu elektronikoak soilik erakusten dira mezu elektronikoak bidaltzen dizkion pertsonaren errespetua.

Enpatia praktikatzea

Empatia munduak besteen begien bitartez ikusteko gaitasuna da. Horretarako, pentsamenduak eta sentimenduak ulertzen dituzu.

Posta elektronikoak idazten dituzunean, irakurlearen ikuspegitik zure hitzak pentsatu. Idazten duzun guztia galdetu:

  • Nola interpretatu ahal dut esaldi hau jasotzen badut?
  • Baldintza anbiguoak zehaztu ditu?

Hau idazteko moduaren doikuntza sinplea da, baina eraginkorra da. Irakurriko zaituzten pertsonengan pentsatzeak zure erantzuteko modua eraldatuko du.

Hona hemen munduari begiratzeko laguntzeko modu enpatikoa. Jende gehienak:

  • Lanpetuta daude. Ez dute denbora nahi duzuna asmatzeko, eta zure posta elektronikoa irakurri eta azkar erantzutea gustatuko litzaizuke.
  • Gozatu osagarri bat. Esan dezakezun zerbait positiboa dela haiei edo haien lanari, egin ezazu. Zure hitzak ez dira alferrik galtzen.
  • Eskerrak eman nahi dizkio. Hartzaileak inolako laguntzarik eman ez badu, eskerrak eman nahi dizkiozu. Egin beharko zenuke, baita ere, lanean laguntzeko.

Laburtzeko aurkezpenak

Norbaiti mezu elektroniko bat lehen aldiz bidaltzen diozunean, hartzaileari nor zaren esan behar diozu. Normalean esaldi bakarrean egin dezakezu. Adibidez: "Plazer bat izan zen zu [X ekitaldian] ezagutzea. "

READ  Gutunaren txantiloia: gastu profesionalen itzulketa eskatu

Aurkezpenak laburtzeko modu bat aurrez aurre topatzen duzun bezala idaztea da. Ez duzu bost minutuko bakarrizketarik egin behar norbaitek pertsonan betetzen duzunean. Beraz, ez ezazu posta elektronikoz egin.

Ez dakizu sarrera bat beharrezkoa balitz. Beharbada dagoeneko harremanetan jarri zara hartzailearekin, baina ez dakizu gogoratuko zaituela. Zure kredentzialak zure sinadura elektronikoan utzi ditzakezu.

Horrek gaizki ulertuak ekiditen ditu. Berriro ere aurkezten dizuet zentzugabea zarela. Ezagutzen ez badizu, badakizue zure sinadura egiaztatzea.

Amaitu bost esaldi

Idatzi duzun mezu elektroniko bakoitzean, nahikoa esaldi erabili behar duzu zer behar duzun adierazteko, ez gehiago. Praktika baliagarria bost esaldira mugatzea da.

Bost esaldi baino gutxiago sarritan zakarrak eta brutalak dira, bost esaldi baino gehiago alferrik galduta.

Ezinezkoa izango da bost esaldi dituen mezu elektronikoa gordetzeko garaian. Baina kasu gehienetan, bost esaldi nahikoak dira.

Bost esaldiaren diziplina jartzea eta postak azkarrago idaztea lortuko duzu. Erantzun gehiago ere jasoko dituzu.

Erabili hitz laburrak

1946-n, George Orwell-ek idazleei aholkatu zien hitz luzeak ez zituztela hitz laburrak erabili.

Aholkularitza hau are garrantzitsuagoa da gaur egun, batez ere mezu elektronikoak idaztean.

Hitz laburrak zure irakurlea errespetatzen dute. Hitz laburrak erabiliz, zure mezua erraz ulertu duzu.

Gauza bera gertatzen da esaldi laburrak eta paragrafoak. Testu-bloke handiak idaztea saihestu nahi baduzu, zure mezua argi eta erraz ulertu nahi baduzu.

Erabili ahots aktiboa

Ahots aktiboa errazagoa da irakurtzea. Ekintza eta ardura ere bultzatzen ditu. Izan ere, ahots aktiboan, esaldiak bideratzen du jarduten duen pertsonarengan. Ahots pasiboan, esaldiak bideratzen ditu objektuak. Ahots pasiboan, gauzak bakarrik gertatzen direla dirudi. Modu aktiboan, gauzak gertatzen direnean soilik gertatzen da.

Egitura estandarrari jarraitu

Zertarako balio du e-postak laburrak? Erabili egitura estandarra. Idazten duzun mezu bakoitzerako jarraitu dezakezu txantiloia.

READ  Lanbide trantsizio proiektua: Posta estandarra

Zure e-posta laburrak mantenduz gain, estruktura estandar baten ondoren ere azkar idazten laguntzen dizu.

Denborarekin, zuretzat lan egingo duen egitura garatuko duzu. Hemen hasten zaren egitura sinple bat da:

  • Agurra
  • A compliment
  • Zure posta elektronikoaren arrazoia
  • Ekintza deitzeko
  • Itxiera-mezu bat (Itxiera)
  • Sinadura

Ikus dezagun horietako bakoitza sakonera.

  • Hau da mezu elektronikoaren lehen lerroa. "Kaixo, [Izena]" ohiko agurra da.

 

  • Norbaitek lehenengo aldiz bidaltzen duzunean, komentarioa hasiera ona da. Ongi idatzitako ospea ere sarrera gisa balio dezake. Adibidez:

 

"Gustatu zitzaidan [data] egunean [gaia] aurkeztea. "

"Zure [gaia] inguruko bloga oso erabilgarria iruditu zait. "

"Plazer bat izan zen zu [ekitaldian] ezagutzea. "

 

  • Zure posta elektronikoaren arrazoia. Atal horretan, "Posta elektronikoa bidaliko dut ... buruz galdetzeko" edo "Laguntza al zenezakeen galdezka nengoen ..." Batzuetan bi esaldi beharko dituzu idazteko arrazoiak azaltzeko.

 

  • Ekintza deitzeko. Behin zure posta elektronikoaren arrazoia azaldu duzunean, ez duzu hartzaileek zer egin jakin dezaten. Eman jarraibide zehatzak. Adibidez:

"Ostegunerako bidali al zenezake fitxategi hauek?" "

"Idatzi al zenezake hau hurrengo bi asteetan?" "

"Mesedez, idatzi Yann-i buruz, eta jakinarazi iezaguzu noiz egin duzun". "

Zure eskaera galdera moduan egituratuta, hartzaileari erantzutera gonbidatzen da. Bestela, honako hau ere erabil dezakezu: "jakinarazi hau egin zenuenean" edo "jakinarazi zuretzako hau ondo dagoen ala ez". "

 

  • itxiera. Zure posta elektronikoa bidali baino lehen, ziurtatu itxiera-mezu bat sartzea. Hau zure deia ekintza errebindikatzeko helburua bikoitza da eta hartzailea sentitzen ona.

 

Itxierako lerro onen adibideak:

“Eskerrik asko zure laguntzagatik. "

“Ezin dut itxaron zer pentsatzen duzun entzuteko. "

"Jakinarazi iezadazu zalantzarik baduzu. "

  • Amaitu aurretik zure sinadura gehituz pentsatzen amaitzeko agur.

"Zurea benetan", "Agur", "Egun polita" edo "Eskerrik asko" izan liteke.