Identifikatu zure helburura egokitutako eredu estandarra

Negozioetan erabiltzen diren posta elektronikoko txostenen txantiloi estandar desberdinak daude. Zure txostenaren helburuaren arabera formatu egokia hautatzea ezinbestekoa da zure mezua argi eta eraginkortasunez transmititzeko.

Ohiko jarraipen-txosten bat egiteko, esate baterako, asteko edo hileroko txosten bat egiteko, aukeratu gako zifrak dituen taula-egitura bat (salmentak, ekoizpena, etab.).

Aurrekontu edo baliabide eskaera baterako, idatzi zatitan egituratutako fitxategi bat sarrera batekin, zure behar zehatzak, argudio bat eta ondorio batekin.

Premiazko erreakzioa eskatzen duen krisi-egoeran, apustu egin estilo zuzen eta indartsu baten alde, arazoak, ondorioak eta ekintzak esaldi hunkigarri batzuetan zerrendatuz.

Eredua edozein dela ere, zaindu formatua intertituluekin, buletekin, irakurketa errazteko taulekin. Beheko adibide zehatzek egoera bakoitzerako formatu onena aukeratzen lagunduko dizute posta elektronikoko txosten profesional eta eraginkorrak egiteko.

Ohiko jarraipen-txostena taula moduan

Ohiko jarraipen-txostenak, hilero edo astero adibidez, funtsezko datuak nabarmentzen dituen egitura argi eta sintetikoa behar du.

Tauletako formatuak adierazle garrantzitsuak (salmentak, produkzioa, bihurketa-tasa...) modu antolatuan eta irakurgarri batean aurkeztea ahalbidetzen du, segundo gutxitan.

Izenburu zehatz-mehatz jarri zure taulei, adibidez, "Online salmenten bilakaera (hileko fakturazioa 2022)". Gogoratu unitateak aipatzea.

Irudiak bezalako elementu bisualak sar ditzakezu mezua indartzeko. Ziurtatu datuak zuzenak direla eta kalkuluak zuzenak direla.

Taula edo grafiko bakoitzari joera eta ondorio nagusiak aztertzen dituen iruzkin labur batekin lagundu, 2-3 esalditan.

Taularen formatuak zure hartzaileak funtsezkoak azkar irakur ditzake. Ezin hobea da gako datuen laburpen bat eskatzen duten jarraipen txosten erregularrak egiteko.

Eraginkorra den mezu elektronikoa krisia gertatuz gero

Erantzun azkarra eskatzen duen larrialdi-egoeran, aukera ezazu txosten bat esaldi labur eta zorrotzen moduan.

Iragarri arazoa hasieratik: "Gure zerbitzaria erori egin da eraso baten ondoren, lineaz kanpo gaude". Ondoren, zehaztu eragina: fakturazioa galdu, kaltetutako bezeroak, etab.

Ondoren, zerrendatu kalteak mugatzeko egindako ekintzak, eta berehala ezarri beharrekoak. Amaitzeko premiazko galdera edo eskaera batekin: "Konta al dezakegu baliabide gehigarriekin zerbitzua 48 orduko epean berrezartzeko?"

Krisialdian, zailtasunen, ondorioen eta erantzunen berri azkar jakinaraztea da gakoa esaldi zuzen gutxitan. Zure mezuak laburra eta mobilizatzailea izan behar du. Punchy estiloa da eraginkorrena larrialdi-mezuen txosten mota honetarako.

 

XNUMX. adibidea: Hileroko salmenten txosten xehatua

Anderea,

Ikusi behean gure martxoko salmenten txosten zehatza:

  1. Salmenta dendetan

Dendako salmentak %5 jaitsi ziren joan den hilabetetik 1 eurora. Hona hemen sailen araberako bilakaera:

  • Etxetresna elektrikoak: 550 euroko fakturazioa, egonkorra
  • Brikolaje saila: 350 euroko fakturazioa, %000 gutxiago
  • Lorategi atala: 300 euroko fakturazioa, %000 gutxiago
  • Sukalde saila: 50 euroko fakturazioa, %000 gehiago

Lorategi sailaren beherakada hilabete honetako eguraldi txarrarekin azaltzen da. Kontuan izan sukaldeko sailaren hazkunde pozgarria.

  1. Online salmenta

Gure webguneko salmentak egonkor dira 900 eurotan. Mugikorraren kuota sareko salmenten %000era igo zen. Altzarien eta dekorazioen salmentak gora egin du nabarmen gure Udaberriko bilduma berriari esker.

  1. Marketin ekintzak

Amonen Egunerako gure posta elektronikoko kanpainak 20 euroko fakturazio gehigarria sortu zuen sukalde sailean.

Barne-diseinuaren inguruko sare sozialetan egin ditugun eragiketak ere segmentu honetako salmentak bultzatu zituen.

  1. Ondorioa

Dendetan beherakada txikia izan arren, gure salmentek sendo jarraitzen dute, merkataritza elektronikoak eta helburuko marketin-eragiketak bultzatuta. Dekorazioan eta altzarietan ahaleginetan jarraitu behar dugu lorategi sailaren urtaroko beherakada konpentsatzeko.

Zure esanetara nago edozein argipenetarako.

Agur bero bat,

Jean Dupont Seller Ekialdeko sektorea

Bigarren adibidea: produktu-lerro berri bat abian jartzeko aurrekontu gehigarriaren eskaera

 

Zuzendari Nagusi andrea,

2024ko ekainean aurreikusitako gure produktu sorta berriaren aurkezpenaren baitan aurrekontu gehigarri bat eskatzeko ohorea dut.

Proiektu estrategiko honek gure eskaintza produktu ekologikoen segmentu mugikorrari zabaltzea du helburu, non eskaria urtean %20 hazten ari den, 15 erreferentzia gehigarri eskainiz.

Abian jartzearen arrakasta bermatzeko, ezinbestekoa da baliabide osagarriak biltzea. Hona hemen nire zenbakizko proposamenak:

  1. Taldearen aldi baterako indartzea:
  • Lanaldi osoko 2 garatzaileren kontratazioa 6 hilabetean zehar bilketa eta dokumentazio teknikoa amaitzeko (kostua: 12000 €)
  • Marketing digitalaren agentzia baten laguntza 3 hilabetez web kanpainarako (8000€)
  1. Marketing kanpaina:
  • Hedabideen aurrekontua sare sozialetan gure argitalpenak babesteko (5000€)
  • Emailing-ak sortzea eta bidaltzea: diseinu grafikoa, bidalketa-gastuak 3 kanpainetarako (7000€)
  1. Kontsumitzaileen probak:
  • Produktuei buruzko iritzia jasotzeko kontsumitzaileen panelen antolaketa (4000€)

Hau da, guztira 36 euro abian jartzeko estrategiko honen arrakastarako beharrezkoak diren giza baliabideak eta marketin-baliabideak zabaltzeko.

Zure esanetara nago gure hurrengo bileran eztabaidatzeko.

Itzultzearen zain,

Ondo izan,

John Dupont

Proiektu zuzendaria

 

Hirugarren adibidea: Salmenta saileko hileroko jardueren txostena

 

Durand andre agurgarria,

Ikusi behean gure salmenta-sailaren martxoko jarduera-txostena:

  • Prospekzio-bisitak: gure salmenta-ordezkariak gure bezero-fitxategian identifikatutako 25 potentzialrekin harremanetan jarri ziren. 12 hitzordu finkatu dira.
  • Bidalitako eskaintzak: 10 eskaintza komertzial bidali ditugu gure katalogoko funtsezko produktuei buruz, eta horietatik 3 dagoeneko bihurtu dira.
  • Erakusketak: Expopharm azokako gure stand-ak 200 kontaktu inguru erakarri zituen. Horietatik 15 etorkizuneko hitzordu bihurtu ditugu.
  • Prestakuntza: Lena gure kolaboratzaile berriak Marc-ekin landa-entrenamenduaren aste bat jarraitu zuen gure produktuak eta salmenta-eskaintzak ezagutzeko.
  • Helburuak: hilabetean zehar 20 kontratu berri izateko gure helburu komertziala lortu da. Sortutako fakturazioa 30 eurokoa da.

Gure bezeroen zerrenda garatzeko ahaleginean jarraitzen dugu, ez izan zalantzarik zure gomendioak bidal diezazkidazu.

Agur bero bat,

Jean Dupont salmenta-zuzendaria

 

Lau adibidea: Asteko jardueren txosten xehatua - Supermerkatuko okindegia

 

Lankide agurgarriak,

Jarraian, gure okindegiaren jardueren txosten zehatza aurkituko duzu martxoaren 1etik 7rako astean:

Ekoizpena:

  • Batez beste 350 baguette ekoizten ditugu egunean, guztira 2100 astean zehar.
  • Bolumen orokorra %5 hazi da gure labe berriari esker, gero eta eskari handiagoari erantzuteko aukera ematen diguna.
  • Gure ogi berezien (landakoak, integralak, zerealak) dibertsifikazioak fruituak ematen ari da. Aste honetan 750 erre ditugu.

Salmentak:

  • Fakturazio orokorra 2500 eurokoa da, egonkorra joan den astearekin alderatuta.
  • Vienako gozokiak gure salduenak izaten jarraitzen dute (680 €), eta ondoren bazkarirako formulak (550 €) eta ogi tradizionala (430 €).
  • Igande goizeko salmentak bereziki indartsuak izan ziren (1200 euroko fakturazioa) brunch eskaintza bereziari esker.

Hornidura:

  • 50kg irin eta 25kg gurin jasotzea. Izakinak egokiak dira.
  • Datorren asterako arrautzak eta legamia eskatzea pentsatzen.

Langileak:

  • Julie datorren astean oporretan egongo da, ordutegiak berrantolatuko ditut.
  • Eskerrik asko Bastien-i saltzeko aparteko orduak ematen dituenari.

Arazoak:

  • Txanpon-mekanismoaren matxura astearte goizean, egunean zehar elektrizistak konponduta.

Agur bero bat,

Jean Dupont zuzendaria

 

Bosgarren adibidea: Premiazko arazoa – Kontabilitate softwarearen matxura

 

Kaixo guztioi,

Gaur goizean, gure kontabilitate-softwareak akatsak ditu fakturak sartzea eta kontabilitate orokorraren jarraipena eragozten dutenak.

Harremanetan jarri naizen gure IT zerbitzu hornitzaileak duela gutxi eguneratze bat zalantzan dagoela baieztatzen du. Konponketa lantzen ari dira.

Bitartean, ezinezkoa zaigu transakzioak erregistratzea eta eskudiruaren jarraipena eten egiten da. Oso azkar atzean geratzeko arriskua dugu.

Arazoa aldi baterako konpontzeko:

  • Idatzi zure fakturak/gastuak berreskuratuko dudan larrialdietako excel fitxategi batean
  • Bezeroen kontsultarako, deitu iezadazu kontuak zuzenean egiaztatzeko
  • Nire onena egiten dut aurrerapenen berri emateko.

Gure zerbitzu-hornitzailea guztiz mobilizatua dago eta arazo hau gehienez 48 orduko epean konpontzea espero du. Badakit matxura hau txarra dela, eskerrik asko ulertzeagatik. Mesedez, jakinarazi iezadazu premiazko arazoen berri.

Ondo izan,

Jean Dupont kontularia