Batez besteko langile frantsesak astearen laurden bat ematen du egunero bidaltzen eta jasotzen dituen ehunka mezu elektronikoak pasatzen.

Hala ere, gure postontzian denboraren zati bat itsatsita egon arren, gutako askok, nahiz eta profesionalenak oraindik ez dakite nola erabili posta elektronikoa egoki.

Izan ere, egunero irakurri eta idazten ditugun mezuen bolumena kontuan hartuta, litekeena da akats lotsagarriak egitea, negozioaren ondorio larriak izan ditzaten.

Artikulu honetan, jakina den "cybercourt" oinarrizko arauak definitu ditugu.

Sartu gai-lerro argi eta zuzena

Gai-lerro on baten adibideak honako hauek dira: "Bilkura-data aldatua", "Zure aurkezpenari buruzko galdera azkarra" edo "Proposamenaren iradokizunak".

Jendeak sarritan erabakitzen du mezu elektroniko bat irekitzea gaiaren arabera, irakurleei beren kezkak edo laneko arazoak konpontzen ari zarela jakin dezazun.

Erabili helbide elektroniko profesionala

Enpresa batean lan egiten baduzu, zure enpresaren helbide elektronikoa erabili behar duzu. Baina posta elektronikoko kontu pertsonal bat erabiltzen baduzu, autonomoa bazara edo noizean behin negozio-korrespondentziarako erabili nahi baduzu, kontuz ibili beharko zenuke helbide hau aukeratzerakoan.

Zure izena duen helbide elektroniko bat izan behar duzu beti, hartzaileak e-posta nork bidaltzen duen zehatz-mehatz jakin dezan. Ez erabili inoiz lanerako egokia ez den helbide elektronikorik.

Pentsatu birritan "erantzun guztiei" sakatu aurretik

Inork ez ditu haiekin zerikusirik ez duten 20 pertsonen mezu elektronikoak irakurri nahi. Mezu elektronikoei kasurik ez egitea zaila izan daiteke, jende askok telefonoan mezu berrien jakinarazpenak jasotzen baititu edo ordenagailuko pantailan distraitzen dituzten mezuak. Ez ezazu "erantzun guztiei" sakatzea zerrendako guztiek mezu elektronikoa jaso beharko luketela uste ez baduzu.

Sartu sinadura blokea

Eman zure irakurleari zeure buruari buruzko informazioa. Normalean, sartu zure izen osoa, izenburua, enpresaren izena eta harremanetarako informazioa, telefono-zenbakia barne. Zuk zeuk ere publizitate pixka bat gehi dezakezu, baina ez joan esaera edo ilustrazioekin.

Erabili mezu elektronikoaren gainerako letra-tipo, tamaina eta kolore berdinak.

Erabili ohar profesionalak

Ez erabili "Kaixo", "Kaixo!" bezalako esamolde arruntak. edo “Nola zaude?”.

Gure idazkien izaera lasaiak ez luke inolako eraginik izango mezu elektroniko bateko agurra. "Hi!" Oso agur informala da eta, oro har, ez da lan egoera batean erabili behar. Erabili "Hello" edo "Good evening" ordez.

Erabili harridura-markak neurriz

Harridura ikurra erabiltzea aukeratzen baduzu, erabili bakarra zure ilusioa adierazteko.

Batzuetan jendea erakartzen da eta harridura puntu batzuk jartzen ditu esaldien amaieran. Emaitza emozional edo helduegia iruditu daiteke, harridura-markak gutxi erabili behar dira idatziz.

Kontuz umorez

Umorea erraz gal daiteke itzulpenean tonu eta aurpegi-adierazpen egokirik gabe. Elkarrizketa profesional batean, hobe da umorea mezu elektronikoetatik kanpo uztea, hartzailea ondo ezagutzen ez baduzu. Gainera, dibertigarria iruditzen zaizun zerbait agian ez da beste norbaitentzat izango.

Ezagut ezazu kultura desberdinetako jendea hitz egin eta ezberdina dela

Komunikazio okerra erraz sor daiteke kultur desberdintasunengatik, batez ere idatzizko forman, elkarren gorputz-lengoaia ikusi ezin dugunean. Egokitu zure mezua hartzailearen jatorri kulturalera edo ezagutza mailara.

Kontuan izan behar da kultura testuinguru osoak (japoniarrak, arabarrak edo txinatarrak) zure negozioa egin aurretik ezagutu nahi dituzula. Ondorioz, ohikoa izaten da herrialde hauetako langileek beren idazkera pertsonala izatea. Bestalde, testuinguru txikiko kulturak (alemana, amerikarra edo eskandinaviarra) dutenek nahiago dute oso azkar joaten.

Erantzun zure mezu elektronikoei, nahiz eta posta elektronikoa zuretzat pentsatua ez izan

Zaila da bidalitako mezu elektroniko guztiei erantzutea, baina saiatu beharko zenuke. Honek mezu elektronikoa ustekabean bidali dizun kasuak barne hartzen ditu, batez ere igorleak erantzuna espero badu. Erantzuna ez da beharrezkoa, baina posta elektronikoaren protokolo ona da, batez ere pertsona horrek zure enpresa edo industria berean lan egiten badu.

Hona hemen erantzun baten adibide bat: “Badakit oso lanpetuta zaudela, baina ez dut uste email hau bidali nahi zenik. Eta jakinarazi nahi nizuen, pertsona egokiari bidal dezazun. »

Berrikusi mezu bakoitza

Zure akatsak ez zaie oharkabean pasatuko zure posta elektronikoaren hartzaileek. Eta, hartzailearen arabera, hori egiteagatik epaituko zaituzte.

Ez fidatu zuzentzaile ortografikoetan. Irakurri eta berriro irakurri zure mezua hainbat aldiz, hobe ozenki, bidali aurretik.

Gehitu helbide elektronikoa azkena

Saihestu mezu elektroniko bat nahi gabe bidaltzea, idazten eta mezua zuzentzen amaitu baino lehen. Mezu bati erantzuten dionean ere, komeni da hartzailearen helbidea kentzea eta mezua bidaltzeko prest dagoela ziur zaudenean soilik sartzea.

Egiaztatu hartzaile zuzena hautatu duzula

Kontuz ibili behar duzu helbide-liburuko izen bat idazterakoan mezu elektronikoko "Nori" lerroan. Erraza da izen okerra hautatzea, eta hori lotsagarria izan daiteke zuretzat eta mezu elektronikoa akatsez jasotzen duenarentzat.

Erabili letra tipo klasikoak

Zuzenbide profesionalerako, zure letra tipoak, koloreak eta tamaina estandarrak beti mantendu.

Kardinal araua: Zure posta elektronikoak beste pertsona batzuek irakur dezaten errazak izan behar lukete.

Orokorrean, hobe da 10 edo 12 puntuko mota eta erraz irakurtzeko letra erabiltzea, hala nola Arial, Calibri edo Times New Roman. Koloreari dagokionez, beltza da aukerarik seguruena.

Begiratu zure tonuari

Txisteak itzulpenean galduta dauden bezala, zure mezuak gaizki interpretatu ahal izango du. Gogoratu zure elkarrizketatzaileak ez duela eztabaida bakar batean lortzen dituzten ahotsezko esamoldeak eta aurpegiak.

Gaizki ulertu ez izateko, zure mezua ozen irakur dezazun gomendatzen da Bidali botoian klik egin aurretik. Gogorra iruditzen bazaizu, irakurleak gogorra dirudi.

Emaitza onenak lortzeko, saihestu guztiz negatiboak diren hitzak erabiltzea ("porrota", "txarra" edo "ahaztatuta") eta esan beti "mesedez" eta "eskerrik asko".