Print Friendly, PDF eta posta elektronikoa

 

Gaur egun, posta elektronikoa modu errazean, abiaduraz eta eraginkortasunez komunikatzeko modurik onena da. Truke profesionalei dagokienez, ohikoena da.

Idatzi bat posta profesionalairizpide, aholku eta arau jakin batzuk errespetatu behar ditugu, artikulu osoan zehar azaltzen saiatuko gara.

Email profesional bat idazteko planaren adibidea 

Batzuetan, mailak testuinguru profesional batean kudeatzeko konplexua izan daiteke. Posta elektroniko profesional bat idazteko jarraitu beharreko planak hartzailearen esku utzi behar ditu beharrezkoak diren elementu guztiak labur eta zehatzak izan daitezen.

Mezu elektroniko profesionala idazteko, honako plan hau har dezakezu:

  • Objektu argia eta esplizitua
  • Errekurtsoaren formula
  • Komunikazio testuingurua kokatuko duen hasiera
  • Aulkiaren formula amaitzeko
  • Sinadura

Aukeratu email profesional baten gaia

Profesional batek egunean batez beste 100 mezu elektroniko jaso ditzakeela kalkulatzen da. Horregatik, mezu elektronikoaren gaia aukeratu behar duzu irekitzera bultzatzeko. Horretarako, jarraitu beharreko arauak daude:

1-Idatzi objektu labur bat

Zure mezu elektronikoaren irekitze tasa handitzeko, adituek gehienez 50 karaktereko gaia erabiltzea gomendatzen dizute.

Objektuak idazteko leku mugatu bat besterik ez duzu, beraz, objektu jakin bat aukeratu behar duzu, mezu elektronikoaren edukiarekin lotutako ekintza-aditzak erabiliz.

Oro har, objektu luzeak gaizki irakurtzen dira telefono mugikorrean, eta profesionalek gero eta gehiago erabiltzen dute beren posta elektronikoa egiaztatzeko.

2-Pertsonalizatu zure mezuaren gaia

Ahal izanez gero, kontaktuen izena eta izena aipatu behar dituzu objektu mailan. Abiadura-tasa handitzeko elementu bat da.

Zure hartzailearen xehetasunak posta elektronikoaren gaiaren mailan jarrita, balioetsiko eta aintzat hartuko du, zure posta elektronikoa irekitzeko eta irakurtzeko animatuko duena.

Posta elektroniko profesional baten gorputza 

Posta elektronikoko profesional bat idazteko, zure mezuaren gorputza argi eta garbi idaztea komeni da, gaiaren eta gaiaren eta aurkezpenaren arabera.

Kontuz e-posta laburra idaztea, esaldi labur eta zehatzekin, zure hartzaileari erosotasun handiagoa emango diolako.

Hona hemen gogoratzeko gauza batzuk: 

1-Erabili letra-tipo klasikoa

Posta elektronikoko zerbitzu gehienek testuaren letra-tipoa eta estiloa aukeratzeko aukera ematen diote erabiltzaileari. Enpresako mezu elektronikoari dagokionez, aukeratu letra tipo klasiko bat, hala nola "Times New Roman" edo "Arial".

Ez da dekorazio-letra bat erabiltzea gomendatzen.

Hau ere gomendatzen dugu:

  • Letra-tipo irakurgarri bat onartu
  • Saihestu letra etzanak, azpimarragarriak edo koloreak
  • Testu guztia letra larriz ez idaztea

2-Deialdi formula egokia idaztea

Posta elektronikoko profesional batentzat, hobe da goian adierazitako helbidearen arabera, pertsona horren zintzoaren izenburua, berriz, bere izenaren ondoren.

READ  Hobetu zure mezu elektroniko profesionalak ongi egokitutako formula adeitsuekin

3-Idatzi lehenengo paragrafoan

Lehenbailehen idazten ari bazara (bezero berria adibidez), oso garrantzitsua da zure burua aurkeztea eta zure mezuaren helburua azaltzeko.

Aurkezpen txiki bat eskaini ahal izango duzu bi edo bi esaldi.

4-Lehentasunezko informazio garrantzitsuena

Aurkezpenaren ostean, puntu garrantzitsuena joango gara.

Oso interesgarria da zure posta elektronikoaren hasieran informazio garrantzitsuena aipatzea. Zure hartzailearen denbora gorde ahal izango duzu zure asmoak argituz.

Zure korrespontsalaren arreta bereganatu eta puntura zuzenean iritsi behar duzu.

5-Hiztegi formal bat erabili

Email profesional bat idazten duzunez, inpresio ona egin behar duzu.

Eszena osatzea estilo polit batean aholkatzea gomendatzen dizugu.

Ez da gomendatzen erabiltzea:

  • Argotako hitzak;
  • Ezintasuna duten laburdura;
  • Emoticons edo emotikonoak;
  • Txisteak ;
  • Hitz zakarrak;

6-Egin ondorio egoki bat

Mezu elektroniko bat amaitzeko, erabili beharreko sinadura pentsatu behar dugu, onartu beharreko tonua eta aukeratu politeness formula.

Kontuan izan behar dugu komunikazio profesionala izaten jarraitzen duela oso kodifikatutako hizkuntza. Oso garrantzitsua da arauak ezagutu eta posta elektronikoaren amaieran erabiltzeko formula egokia aukeratzeko.

Erabilitako formula hartzailearen kalitatea eta trukearen testuingurura egokitu behar dira.

Adibidez, arduradun batekin edo bezero batekin hitz egiten ari bazara, "agurrik onenak" erabil ditzakezu, hori da esaldi egokiena. Lankide bat bada, posta elektronikoa "egunaren amaiera ona!" Esapidearekin amaitu dezakegu. "

Sinadura kontuan hartuta, zure posta elektronikoko softwarea konfiguratzeko, sinadura pertsonalizatua automatikoki txertatuko dugu gure mezu elektronikoen amaieran.

Eraginkorra izan dadin, sinadurak laburrak izan behar du:

  • 4 lerro baino gehiago ez;
  • Lerro bakoitzeko 70 karaktere baino gehiago;
  • Sartu zure izen-abizenak, zure funtzioa, enpresaren izena, zure webgunearen helbidea, zure telefono eta fax zenbakia eta, seguru asko, zure LinkedIn edo Viadeo profilerako esteka;

Adibidea :

Robert Holliday

Y enpresaren ordezkaria

http: /www.votresite.com

Mugikorra. : 06 00 00 00 00 / Faxa: 06 00 00 00 00

Mugikorra: 06 00 00 00 00

Zenbait esapide adeitsu:

  • Kordialki;
  • Agur bero bat;
  • Agur bero bat;
  • Begirunez;
  • Agur cordialak;
  • Agur bero bat;
  • Zurea,
  • Plazer bat da berriro ikustea;
  • Agur beroak ...

Bereziki ezagutzen dugun jendearentzat, "hi", "adiskidetasunak", "ikusi arte" ... bezalako formula kordelak erabil ditzakegu.

Formula klasikoen beste adibide batzuk:

  • Onar ezazu, jauna / andrea, nire sentimendu bereizien adierazpena;
  • Mesedez, onartu, jauna / andrea, nire agur onen adierazpena;
  • Mesedez, jauna / andrea, jaso ezazu agurrik onenak;
  • Mesedez, jaso ezazu, jauna / andrea, nire sentimendu errespetatu eta leialak;
  • Onar ezazu, jauna / andrea, nire agurrik zintzoena;
  • Onar ezazu, jauna / andrea, nire gogo handienaren adierazpena;
  • Nire agurrik onenak eskatzeko.
  • Eskerrik asko nire eskaerari arreta emateagatik;
  • Mesedez, jauna / andrea, nire errespetu sakonaren omenaldia onartzea;
  • Zugandik irakurtzeko zain zauden bitartean, mesedez onartu, jauna / andrea, nire gogo handienaren ziurtasuna;
  • Eskerrak ematera, eskatzen dizut hemen, jauna / andrea, nire sentimendu nabarmenen adierazpena aurkitzeko;
READ  Soldata igotzeko eskaera arrakastatsua izateko gutuna

7-Sartu eranskinak

Eranskinei dagokienez, ez ahaztu hartzaileari jakinaraztea adeitasunez posta elektronikoz.

Oso interesgarria da hartzailearengandik bidalitako eranskin kopurua eta kopurua aipatzea.

Fokua: alderantzizko piramidea

Alderantzizko piramidearen metodoari dagokionez, mezu elektronikoaren profesionalen testua mezuaren informazio nagusiarekin hasten da eta, ondoren, beste informazio batekin jarraitzen du garrantziaren beheranzko ordenan.

Baina zergatik hartu metodo hau?

Normalean lehenengo esaldiak gainerako mezuak baino hobeto irakurtzen du. Erakargarria izan behar du. Alderantzizko piramide metodoa hartuz, irakurlearen arreta erraz har dezakegu eta azkenean posta elektronikoa irakurtzeko gogoa piztu.

Idazteriari dagokionez, lau paragrafo gehienez, 3-tik 4 lerro bakoitzeko gehienezkoa erabiltzea komeni da, paragrafo bakoitzeko ideia zehatz bat bideratuz.

Metodo hau hartu nahi baduzu, erabiltzea gomendatzen dizugu:

  • esaldi labur samarrak;
  • hitzak lotzea esaldiak elkarrekin lotzeko;
  • egungo eta lanbide hizkuntza.

 

                                                    REMINDER 

 

Ulertu duzun bezala, posta elektroniko profesional batek ez du zerikusirik lagun bati bidalitako batekin. Letraraino bete beharreko arauak daude.

1-Gaia arretaz tratatu

Argi eta garbi zehaztu dugunez, zuzen idatzi behar duzu zure posta elektroniko profesionalaren gaia (edo gaia). Laburra eta esplizitua izan behar da. Hartzaileak berehala ulertu behar du zure mezu elektronikoaren edukia. Beraz, berehala ireki edo geroago irakurri erabaki dezake.

2-Atsegina izan

Ondo ulertu duzun bezala, agurra eta gizalegezko formulak testuinguruan erabiltzea beharrezkoa da.

Formulak laburrak eta oso onak izan behar lirateke.

3-Zuzendu ortografia akatsak

Lehenik eta behin, zure posta elektronikoa berriz irakurri behar duzu eta ziurtatu beharrezko informazioa ez duzula ahaztu, eta zergatik ez duzu beste norbaitek irakurtzen. Beste pertsona baten iritzia oso interesgarria da.

Ortografia eta gramatika akatsak zuzentzeko, e-mail bat kopiatu eta itsatsi ezazu testu prozesadore batean eta egiaztatu automatikoki. Nahiz eta software honek ez ditu akatsak zuzentzen, lagundu egingo zaizu. Bestela, zuzenketa profesionaleko softwarean inbertitzeko ere egin dezakezu.

READ  Posta elektronikoaren txantiloia lankide bati barkamena eskatzeko

4-Zure posta elektronikoa sinatu

Oso garrantzitsua da zure posta elektroniko profesionala sinatzea. Goian zerrendatutako arauak jarraitu behar dituzu sinadura profesionala idazteko.

Zure funtzioari buruzko hainbat informazio aipatuz, zure konpainia ... zure hartzaileak azkar ulertuko du nor den aurre.

5-Pertsonalizatu zure posta elektronikoa

Orokorrean badago, mezua gutxiago irakurri ahal izango da. Hartzailea sentitu beharra dago posta elektronikoa bakarrik dagoela. Beraz, objektua pertsonalizatu behar duzu eta zure posta elektronikoa abiarazteko hartu beharreko formula aukeratu.

Taldeko posta elektronikoa bada, garrantzitsua da zerrenda desberdinak sortzea zure hartzaileen ezaugarrien arabera, haien lehentasunen, interesen eta kokapenaren arabera. Zure hartzaileen segmentazioak zure mezu elektronikoen irekitze tasa handitzea ahalbidetzen du.

6-Eman mezua ireki nahi du

E-posta profesionala idaztean, hartzaileak beti ireki nahi du. Oro har, objektua zure posta elektronikoa irekitzeko korrespontsala bultzatzen duen lehenengo elementua da eta irakur ezazu. Beraz, zure objektuari garrantzi handiagoa eman behar diozu, sendatu eta ahalik eta erakargarri bihurtzea.

Zentzu berean, zure mezuaren lehenengo bi esaldiak hartzaileak irakurtzen jarraitzea nahi du. Zure posta elektronikoaren hasieran garrantzitsuenak aipatzea gomendatzen da eta zure korrespontsalaren jakin-mina piztu.

7-Saihestu objektu engainagarriak

Ez zenuke inoiz engainagarria den objektua erabili beharko zure mezu elektronikoen irekitze-tasa handitzeko.

Zure posta elektronikoa zure irudia (edo enpresarena) transmititzen du. Beraz, oso garrantzitsua da objektu probokatzaileak eta engainagarria saihesteko. Objektuak zure posta elektronikoaren edukia bete behar du.

8-Irakurlearen tokian ipini

Enpatia kontuan hartzeko oso elementu garrantzitsua da. Zure hartzailearen larruan jarri behar duzu zure posta elektronikoaren gaia behar bezala idazteko eta erakargarria izan dadin. Zure berriemailearen larruan jarri eta berak egin ditzakeen galdera sorta bat zerrendatu behar duzu. Erantzunetatik zure posta elektronikoaren izena egokitu dezakezu.

9-Erabili helbide elektroniko profesionala

Hala nola, lovelygirl @ ... edo gentleman @ ... helbide pertsonalak erabat proskribatu behar dira. Harreman profesionalen testuinguruan, ez zara inoiz solaskide bati zuzendu mota honetako helbide elektronikoak erabiliz.

Gomendagarria da helbide elektroniko profesionala erabiltzea edo, gutxienez, zure izen eta abizenaren helbide pertsonala.

Komunikabide profesionalak komunikazio oso ona du, hiztegia zehatza, testu laburra, eskaera argia eta zehaztugabeko ortografia. Aipatu ditugun arauak, aholkuak eta aholkuak hartuz gero, email erakargarria idatzi ahal izango duzu, interesatuari berehala interesatuko zaio eta interesak piztuko ditu.