شما یک ایمیل دعوت نامه ای برای جلسه دریافت کرده اید و مایل به تأیید حضور خود هستید. در این مقاله ما به شما می گوییم چرا پاسخ دادن به دعوت نامه برای تأیید حضور شما مهم است و نحوه انجام آن به شکل درست چیست؟
مشارکت خود را در یک جلسه اعلام کنید
هنگامی که شما دعوت نامه ای برای جلسه دریافت می کنید، فردی که این را برای شما ارسال می کند، می تواند درخواست تاییدیه خود را از حضور شما در آن جلسه درخواست کند. اگر در موارد خاص، تأیید حضور شما درخواست نشده باشد، توصیه می شود که این کار به هر حال انجام شود.
در واقع ، برگزاری یک جلسه می تواند پیچیده باشد ، به ویژه هنگامی که شما دقیقاً نمی دانید چه تعداد نفر در آن شرکت می کنند. با تأیید حضور خود ، نه تنها کار آماده سازی برگزارکننده را آسان تر می کنید ، بلکه اطمینان حاصل می کنید که جلسه کارآمد ، نه خیلی طولانی و متناسب با تعداد شرکت کنندگان باشد. هرگز خوب نیست که در ابتدای جلسه 10 دقیقه را با افزودن صندلی یا چاپ مجدد پرونده ها تلف کنید!
همچنین به یاد داشته باشید که قبل از پاسخ دادن خیلی منتظر نمانید ، حتی اگر درست باشد که همیشه نمی توانید بلافاصله در دسترس بودن خود را تأیید کنید. هرچه تأیید زودتر اتفاق بیفتد ، سازماندهی جلسه را تسهیل می کند (جلسه را نمی توان در آخرین لحظه تشکیل داد!).
ایمیل تأیید حضور در جلسه باید شامل چه مواردی باشد؟
در یک ایمیل تأیید جلسه ، ذکر موارد زیر مهم است:
- از فرد برای دعوت او سپاسگزارم
- واضح است که حضور شما را اعلام می کند
- مشارکت خود را با در نظر گرفتن اینکه آیا چیزهایی برای آماده شدن قبل از جلسه وجود دارد، نشان دهید
در اینجا یک الگوی ایمیل برای پیگیری اعلام حضور شما در یک جلسه است.
موضوع: تأیید شرکت من در جلسه [تاریخ]
آقا / خانم،
من از دعوت شما به جلسه [هدف جلسه] سپاسگزارم و از حضور در [تاریخ] در [زمان] خوشحال هستم.
لطفا به من اطلاع دهید اگر مواردی برای آماده شدن برای این جلسه وجود دارد. برای اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع، در اختیار شما قرار می گیرم.
BIEN cordialement،
[امضا]
